The Tall Ships Races 2021 -tapahtuman projektipäällikkö Kimmo Hyyppä ja projektikoordinaattori Sari Haavisto 26.4.2021:

Turun kaupunki on pyytänyt tarjouksia Turussa 5.-9.7.2021 järjestettävän The Tall Ships Races 2021 -tapahtuman telttojen ja telttatarvikkeiden vuorauspalvelusta.  

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään sopimus yhden toimittajan kanssa.

Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta, josta tarjouspyyntö lähetettiin sähköpostitse neljälle tarjoajalle Vanaja Event Solutions Oy; T4B Distribution Oy, Stopteltat Oy sekä Kataja Event Oy.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin sähköpostitse samaan aikaan kaikille tarjoajille 13.4.2021. Samana päivänä päivitettiin tarjouspyynnön liitteenä ollutta palvelukuvausta ja samalla tarjousaikaa jatkettiin 23.4. klo 16.00 asti.

Annettuun määräaikaan 23.4.2021 klo 16.00 mennessä saatiin yhteensä neljä (4) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:

·        Vanaja Event Solutions Oy         

·       T4B Distribution Oy (2 tarjousta)

·       Stopteltat Oy                                

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjoukset arvioitiin kolmessa vaiheessa:

1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

3. Tarjousten vertailu ja valinta

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnissa todettiin kaikkien tarjoajien täyttävän tässä hankintamenettelyssä tarjoajien kelpoisuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Tarjoukset arvioitiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Arvioinnissa todettiin kaikkien tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjouksista valitaan kokonaishinnaltaan halvin.

Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä.

Liite 1                                  Tarjousten vertailutaulukko

Halvimman tarjouksen antoi Vanaja Event Solutions Oy.                     

Ehdotus        Ehdotamme, että The Tall Ships Races 2021 -tapahtuman telttojen ja telttatarvikkeiden vuorauspalvelusta solmitaan sopimus Vanaja Event Solutions Oy:n kanssa tarjotuin hinnoin sekä muutoin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon. Telttojen lopullinen tilausmäärä tarkentuu siinä vaiheessa, kun markkinointipisteiden ja kaupungin omien toimijoiden lukumäärä on selvillä, viimeistään 31.5.2021.

Omistajaohjausjohtaja, Port Committee:n puheenjohtaja Jarkko Virtanen:

PäätösPäätin, että The Tall Ships Races 2021 -tapahtuman telttojen ja telttatarvikkeiden vuorauspalvelusta solmitaan sopimus Vanaja Event Solutions Oy:n kanssa tarjotuin hinnoin sekä muutoin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon. Telttojen lopullinen tilausmäärä tarkentuu siinä vaiheessa, kun markkinointipisteiden ja kaupungin omien toimijoiden lukumäärä on selvillä, viimeistään 31.5.2021.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen tiedoksi.

Jarkko Virtanen

omistajaohjausjohtaja,

Port Committeen puheenjohtaja

Oikaisuvaatimusohje liitteenä

Lisätietoja: projektipäällikkö Kimmo Hyyppä, puh. 050 5590 180