IT-pääsuunnittelija Esa-Ville Vanhatupa ja IT-hankepäällikkö Otto Bernoulli 12.4.2021:

Turun kaupungin IT-palveluissa on tällä hetkellä käytössä työkokonaisuuksien sisällön, etenemisen ja ajankäytön raportointiin ja seurantaan Microsoftin Project Server työkalu. Project Server on kuitenkin liian järeä ja kankea työkalu tämän hetken tarpeisiin ja se ei enää sovellu uusiin suunniteltuihin prosesseihin. Project Server ei mahdollista paikka- ja laiteriippumatonta käyttöä ja täten ei tue nykyisiä joustavia työskentelykäytäntöjä. Turun kaupungilla on siirrytty käyttämään Microsoftin O365-palveluja, ja Project Server ei myöskään ole yhdisteltävissä O365-työkalujen kanssa. Project Server halutaan korvata Microsoftin O365-työkaluilla toteutettavalla työnhallintaratkaisulla, jota myöhemmin voitaisiin helposti monistaa ja räätälöidä myös kaupungin muiden yksiköiden käyttöön.

Turun kaupunki on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Microsoftin O365-työkaluilla toteutettavan työnhallintaratkaisun suunnittelusta, toteutuksesta, tuesta ja jatkokehityksestä.

Hankintailmoitus kansallisen kynnysrajan ylittävänä hankintana julkaistiin 15.2.2021 HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi . Tarjouspyyntö liitteineen julkaistiin Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjousportaali.fi/turku . Hankintaan esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistiin 4.3.2021 tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa.

Annettuun määräaikaan 15.03.2021 mennessä saapui 7 tarjousta:

-         AJR Solutions Oy

-         Elisa Oyj

-         Gofore Oyj

-         Meltlake Oy

-         North Advisors Oy

-         Proha Oy

-         Solu Digital Oy

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3) tarjousten vertailu ja valinta.

Hankinnan valmistelussa mukana ollut työryhmä suoritti tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnin ja tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailun.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Tarjoajat vakuuttavat täyttävänsä tarjouspyynnössä tarjoajille asetetut kelpoisuusehdot. Tarjoajien todettiin täyttävän tässä hankinnassa asetetut kelpoisuusvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Valintaperusteeksi ilmoitettiin kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on hinta-laatu-suhteeltaan paras ratkaisu. Annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1.     Hinta, enimmäispisteet 40,00. Halvin kokonaishinta saa 40 pistettä ja muut tarjoukset suhteutetaan siihen ((halvin hinta/tarjottu hinta)*40).

2.     Laatu, enimmäispisteet 60,00. Laatupisteitä ei skaalata. Laatupisteet koostuvat seuraavasti:

-        Projektisuunnitelma, enimmäispisteet 20,00.

-        Ratkaisukuvaus, enimmäispisteet 25,00

-        Resurssien referenssit, enimmäispisteet 15,00.

Maksimipisteet 100,00.

Tarjousten vertailu:

Kokonaistaloudellisimman tarjouksen jätti Solu Digital Oy.

Esitän, että IT-palvelut hankkii Solu Digital Oy:ltä työnhallintaratkaisun suunnittelun, toteutuksen, tuen ja jatkokehityksen tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen 21.4.2021:

PäätösPäätin, että IT-palvelut hankkii Solu Digital Oy:ltä työnhallintaratkaisun suunnittelun, toteutuksen, tuen ja jatkokehityksen

tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Perustellusta syystä yksittäistapauksessa voidaan palveluja ostaa hankintapäätöksestä poiketen. Hankintayksikkö ei tällä hankintapäätöksellä sitoudu tarjouspyynnössä ilmoitettuun ennakoituun hankintavolyymiin ja -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja oikaisuvaatimusohjeet tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.