Tietosuojavastaava Sari Järvinen, projektipäällikkö Johanna Heikkilä ja kaupunginsihteeri Antti Perälä 7.4.2021:

Hyvinvointitoimialalla on käynnissä Sosiaalihuollon asiakastiedot saataville Kanta-palveluihin ( SasKa) -projekti. Projektin tarkoituksena on laajentaa sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoa hyvinvointitoimialalla ja työllisyyspalveluissa arkistoimalla sosiaalihuollon asiakastiedot saataville sosiaalihuollon valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin (Kanta-palvelut). Kanta-palvelujen käyttö edellyttää organisaatioilta sosiaalihuollon määrämuotoisen kirjaamisen, kansallisten asiakirjarakenteiden ja -prosessien käyttöönottoa sekä kuhunkin vaiheeseen sertifioidun tietojärjestelmän käyttöä.

Kanta-palvelujen käyttöönottoa ja vaadittavaa uudistamista jatketaan sosiaalihuollon Effica-asiakastietojärjestelmällä arkistoitavien asiakastietojen uudistamisella muiden palvelutehtävien osalta. Tähän mennessä on sosiaalihuollon Kanta-arkistoon siirretty vain päihdehuollossa syntyneitä uusia sekä vanhoja asiakastietoja. Kaikki palvelutehtävät ovat: työikäisten palvelut, lapsiperheiden palvelut, iäkkäiden palvelut, lastensuojelu, päihdehuolto, vammaispalvelut ja perheoikeudelliset palvelut. Lisäksi käyttöönottoa ja uudistamista edellyttää Effica-asiakastietojärjestelmään sisältyvät kuntouttavan työtoiminnan asiakastiedot.

Hyvinvointitoimiala on liittynyt Kanta palveluihin sosiaalihuollon palvelunjärjestäjänä ja on saanut yksilöivän OID-yksilöintitunnuksen (1.2.246.10.2048198.10.20), josta muodostuu OID-koodiavaruus hyvinvointitoimialan palveluyksiköille. Effica-asiakastietojärjestelmällä ei voi tällä hetkellä liittyä Kanta palveluihin kuin yksi rekisterinpitäjä. Liittyminen myös kuntouttavan työtoiminnan (konsernihallinto/työllisyyspalvelut) osalta onnistuu siis, jos rekisterinpitäjä on yhteinen kaikelle sosiaalihuollon asiakastiedolle.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä on se, jonka tarkoitusta varten henkilötietoja käsitellään ja joka tekee käsittelyä koskevat päätökset. Kunnassa rekisteritoimintojen laillisuudesta rekisterinpitäjänä vastaa aina kulloinkin kysymyksessä olevien tehtävien hoidosta säännösten ja määräysten mukaan vastuussa oleva viranomainen.

Tällä hetkellä Sosiaali- ja terveyslautakunta on rekisterinpitäjä kaikkien muiden Turun kaupungin sosiaalihuollon asiakastietojen osalta paitsi kuntouttavan työtoiminnan, siltä osin kuin niitä toteutetaan konsernihallinto/työllisyyspalveluissa. Kuntouttavan työtoiminnan sosiaalihuollon asiakastietojen rekisterinpitäjä on nyt kaupunginhallitus. Kuntouttavassa työtoiminnassa tallennetut sosiaalihuollon asiakastiedot ovat erillään hyvinvointitoimialan rekistereistä. Hyvinvointitoimialalla sekä kuntouttavassa työtoiminnassa syntyneitä asiakastietoja käsitellään yhteisessä sosiaalihuollon Effica-asiakastietojärjestelmässä.

Tietosuoja-asetuksen 26 artiklassa säädetään yhteisrekisterinpitäjästä siten, että jos vähintään kaksi rekisterinpitäjää määrittää yhdessä käsittelyn tarkoitukset ja keinot, ne ovat yhteisrekisterinpitäjiä. Yhteisrekisterinpitäjien pitää sopia osapuolten vastuista yleisen tietosuoja-asetuksen sääntöjen noudattamiseksi.

Tästä järjestelystä ei aiheudu ylimääräisiä kustannuksia.

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

EhdotusKaupunginhallitus päättää, että työllisyyspalvelujen kuntouttavan työtoiminnan sosiaalihuollon asiakasrekisterin rekisterinpitäjänä toimii 1.5.2021 lähtien sosiaali- ja terveyslautakunta.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.