Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 1.4.2021:

Turun kaupungin hankintapalvelut on pyytänyt tarjouksia avoimella menettelyllä Turun kaupungille ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:lle hankittavista kalusteista 31.3.2023 päättyvälle kaudelle, jonka jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa tilaajan päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) + yhdellä vuodella ajoille 1.4.2023 – 31.3.2024 ja 1.4.2024 – 31.3.2025. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta ei velvollisuudesta.

Hankinta on jaettu kolmeen (3) ryhmään seuraavasti:

•Ryhmä 1 Turun kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:n työympäristö ja kohtaamistilojen kalusteet

•Ryhmä 2 Turun kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:n oppimistilojen kalusteet

•Ryhmä 3 Turun kaupungin varhaiskasvatuksen kalusteet

Osa tarjoukset hyväksyttiin ryhmittäin, mutta ei ryhmän sisällä.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään puitesopimus kaikissa ryhmissä yhden (1) toimittajan kanssa ja, että Turun kaupunki ja Turun ammattikorkeakoulu Oy tekevät molemmat omat sopimukset ryhmissä 1 ja 2.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin hankinnan kohde, tuotteille ja palveluille asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetut vähimmäisvaatimukset.

Hankinnan arvonlisäverottomaksi kokonaisarvoksi on arvioitu sitoumuksetta noin 1 500 000 euroa / vuosi, joka muodostuu seuraavasti:

•Ryhmä 1 Turun kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:n työympäristö ja kohtaamistilojen kalusteet noin 800 000 €

•Ryhmä 2 Turun kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:n oppimistilojen kalusteet noin 400 000 €

•Ryhmä 3 Turun kaupungin varhaiskasvatuksen kalusteet 300 000 €

Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintailmoitus julkaistiin 5.2.2021 EU-kynnysarvon ylittävänä tavarahankintana Hilma-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi ja tarjouspyyntö samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa. Tarjouspyyntöön tehtiin korjausilmoituksia 18.2.2021, 25.2.2021, 2.3.2021, 5.3.2021 ja 11.3.2021. Korjausilmoituksissa tehtiin tarkennuksia mm. tarjouspyynnön liitteinä olleisiin kalustekuvauksiin ja korjausilmoituksissa 25.2.2021, 5.3.2021 ja 11.3.2021 tarjousten vastaanottamisen määräaikaa pidennettiin.

Tarjouspyyntöön esitettyyn kysymykseen vastattiin tarjouspyynnön mukaisesti Tarjouspalvelu.fi –toimittajaportaalissa 18.2.2021.

Annettuun määräaikaan, 22.3.2021 klo 11.00, mennessä tarjouksen toimittivat:

•Input Interior Oy (Ryhmät 1 ja 2)

•Isku Interior Oy (Ryhmät 1 ja 2)

•Kuopion Woodi Oy (Ryhmä 3)

•Lekolar-Printel Oy (Ryhmät 2 ja 3)

•Martela Oyj (Ryhmät 1, 2 ja 3)

•Pa-Ri Materia Oy (Ryhmät 1)

•Tevella Oy (Ryhmä 3)

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Kaikki tarjoajat vakuuttavat täyttävänsä tässä hankintamenettelyssä tarjoajalle asetetut kelpoisuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 3 §:n mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen hylkääminen ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen hylkäämään tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen.

Lisäksi tarjouspyynnössä on todettu seuraavaa:

’’Tarjous hylätään, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaati-

mukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä.’’ (s.72)

’’Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään.’’ (s. 74)

Tarjoajan tuli liittää tarjoukseensa kalustekortti, josta selviää tuotteen ominaisuudet ja materiaali sekä ehdottomien vaatimusten täyttyminen.

Ryhmän 1 Turun kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:n työympäristö ja kohtaamistilojen kalusteet

Kalustekuvauksessa sohvien 1 – 4 metallisten jalkaosien värivaatimuksina olivat harmaa ja musta. Martela Oyj tarjoaa sohvien 1 – 4 metalliset jalkaosat valkoisena ja mustana. Martela Oyj:n tarjous on täten tarjouspyynnön vastainen ja se tulee hylätä.

Kalustekuvauksessa sohvapöydän metallisen jalkarakenteen rungon sävyvaatimuksina olivat valkoinen, harmaa ja musta. Isku Interior Oy tarjoaa sohvapöydän metallisen jalkarakenteen rungon vain valkoisena. Isku Interior Oy on täten tarjouspyynnön vastainen ja se tulee hylätä.

Pa-Ri Materia Oy:n ja Input Interior Oy:n tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousten vertailuun.

Ryhmä 2 Oppimistilojen kalusteet

Kalustekuvauksessa oppilastuoli 2b jalkatuella istuinosan vaatimuksena oli laminaatti, Martela Oyj:n tarjouksessa oppilastuoli 2b jalkatuella istuinosa on verhoiltu ja pehmustettu. Kalustekuvauksessa kevytsäätöisten tuolien 1 ja 2 ristikon vaatimuksena oli metalli tai harmaa läpivärjätty muovi, Martela Oyj:n tarjouksessa ristikko on tarjottu musta muovi. Martela Oyj:n tarjous on edellä mainitusta syystä tarjouspyynnön vastainen ja se tulee hylätä.

Kalustekuvauksessa oppilaspöydän 1 korkeuden tuli olla 720 – 730 mm, Lekolar-Printel Oy:n tarjoaman oppilaspöydän korkeus on 70 cm. Kalustekuvauksessa kevytsäätöisten työtuolien 1 ja 2 verhoilun värivaatimuksina olivat keski- ja tummanharmaa. Lekolar-Printel Oy tarjoaa kevytsäätöisten työtuolien 1 ja 2 verhoilun väreiksi harmaa ja musta. Kalustekuvauksessa oppilaslaatikoiden leveysvaatimus oli 1150 – 1250 mm, Lekolar-Printel Oy tarjoaa oppilaslaatikot 80 cm leveydellä. Lekolar-Printel Oy:n tarjous on edellä mainituista syistä tarjouspyynnön vastainen ja se tulee hylätä.

Kalustekuvauksessa Lap-Top pöydän pöytälevyn sekä rungon värivaatimuksena oli valkoinen ja musta, Isku Interior Oy tarjoaa Lap-Top pöydän vain valkoisena. Isku Interior Oy:n tarjous on edellä mainitusta syystä tarjouspyynnön vastainen ja se tulee hylätä.

Input Interior Oy:n tarjouksen todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset ja se otettiin mukaan tarjousten vertailuun.

Ryhmässä 3 Turun kaupungin varhaiskasvatuksen kalusteet kaikkien tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten vertailuun tulee ottaa vain tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia.

Tarjousten hintavertailu ja tarjousten valinta

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kaikissa ryhmissä kokonaistaloudellisesti edullisimmat. Vertailuperusteena oli kokonaishinnaltaan halvin.

Ryhmä 1 Turun kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:n työympäristö ja kohtaamistilojen kalusteet

Ryhmä 2 Turun kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:n oppimistilojen kalusteet

Saatiin vain yksi (1) tarjouspyynnön mukainen tarjous (Input Interior Oy).

Ryhmä 3 Turun kaupungin varhaiskasvatuksen kalusteet

Tevella Oy:ltä pyydettiin 26.3.2021 hankintalain 96 §:n mukainen selvitys poikkeuksellisen alhaisista hinnoista. 30.3.2021 saadun selvityksen mukaan tarjouksen hinnoissa ei ole ollut virhettä tai puutteellisuuksia ja että tarjouksessa esitetyt hinnat sisältävät kaikki tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaiset kustannukset, eikä poikkeuksellisen alhaiset hinnat ole johtuneet hankintalain 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyönnistä.

Hankintayksikkö on tämän perusteella katsonut, ettei sille ole syntynyt hankin-talain mukaista velvollisuutta eikä myöskään oikeutta hylätä Tevella Oy:n tarjousta.

Hankinnan keskeyttäminen ryhmän 2 Turun kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:n oppimistilojen kalusteet osalta

Hankintalain 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 125 §:n 1 momentin mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Perusteltuna syynä voidaan hankintalain 125 §:ään johtaneen valmisteluaineiston nojalla pitää esimerkiksi sitä, että hankinnasta on saatu vain yksi hyväksyttäväksi katsottava tarjous (HE 182/2010, s. 22). Myös oikeuskäytännössä perustelunta syynä on katsottu vain yhden hyväksyttävän tarjouksen saaminen (esim. MAO 209/19).

Hankintalain 125 §:n 2 momentin mukaan hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään hankintalain 123 §:ssä. Hankintalain 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hankintayksikkö keskeyttää hankintamenettelyn ryhmän 2 Turun kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:n oppimistilakalusteet osalta hankintaa tekemättä. Keskeyttämisen syynä on se, ettei tarjouskilpailuun ole saatu kuin yksi hyväksyttävä tarjous ja riittävää vertailua hintojen kesken ei voida tehdä. Hankintamenettelyssä ei ole täten syntynyt todellista kilpailuta.

Hankintayksiköllä on edellä mainitusta syystä todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankintamenettely. Keskeyttämispäätöstä tehtäessä toimitaan tasa-puolisesti ja tarjoajia syrjimättä.

Hankintayksikkö tulee käynnistämään ryhmän 2 Turun kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:n oppimistilojen kalusteet osalta uuden hankintamenettelyn, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi.

Ehdotus        Ehdotan, että

•Martela Oyj:n ja Isku Interior Oy:n tarjoukset hylätään tarjouspyynnön vastaisina ryhmän 1 Turun kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:n työympäristö ja kohtaamistilojen kalusteet osalta

•Lekolar-Printel Oy:n, Martela Oyj:n ja Isku Interior Oy:n tarjoukset hylätään tarjouspyynnön vastaisina ryhmän 2 Turun kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:n oppimistilojen kalusteet osalta

•Ryhmä 1 Turun kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:n työympäristö ja kohtaamistilojen kalusteet toimittajaksi valitaan 31.3.2023 päättyvälle kaudelle Pa-Ri Materia Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksien mukaisin ehdoin

•Ryhmä 2 Turun kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:n oppimistilojen kalusteet keskeytetään edellä esitetyin perustein hankintaa tekemättä ja hankinnan kohteesta käynnistetään uusi hankintamenettely, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi; hankintamenettelyn keskeyttämisellä ryhmän 2 osalta ei vaikuta hankintapäätöksen täytäntöönpanoon muiden ryhmien osalta,

•Ryhmä 3 Turun kaupungin varhaiskasvatuksen kalusteet toimittajaksi valitaan 31.3.2023 päättyvälle kaudelle Tevella Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksien mukaisin ehdoin

•mahdollisista option käytöistä ajoille 1.4.2023 – 31.3.2024 ja 1.4.2024 – 31.3.2025 päättävät Turun kaupunki ja Turun ammattikorkeakoulu Oy kumpikin itsenäisesti erikseen

Päätös          Päätän, että

•Martela Oyj:n ja Isku Interior Oy:n tarjoukset hylätään tarjouspyynnön vastaisina ryhmän 1 Turun kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:n työympäristö ja kohtaamistilojen kalusteet osalta

•Lekolar-Printel Oy:n, Martela Oyj:n ja Isku Interior Oy:n tarjoukset hylätään tarjouspyynnön vastaisina ryhmän 2 Turun kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:n oppimistilojen kalusteet osalta

•Ryhmä 1 Turun kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:n työympäristö ja kohtaamistilojen kalusteet toimittajaksi valitaan 31.3.2023 päättyvälle kaudelle Pa-Ri Materia Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksien mukaisin ehdoin

•Ryhmä 2 Turun kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:n oppimistilojen kalusteet keskeytetään edellä esitetyin perustein hankintaa tekemättä ja hankinnan kohteesta käynnistetään uusi hankintamenettely, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi; hankintamenettelyn keskeyttämisellä ryhmän 2 osalta ei vaikuta hankintapäätöksen täytäntöönpanoon muiden ryhmien osalta,

•Ryhmä 3 Turun kaupungin varhaiskasvatuksen kalusteet toimittajaksi valitaan 31.3.2023 päättyvälle kaudelle Tevella Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksien mukaisin ehdoin

•mahdollisista option käytöistä ajoille 1.4.2023 – 31.3.2024 ja 1.4.2024 – 31.3.2025 päättävät Turun kaupunki ja Turun ammattikorkeakoulu Oy kumpikin itsenäisesti erikseen

Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköjä sitovat sopimukset eivät synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla. Turun kaupunki ja Turun ammattikorkeakoulu Oy tekevät kumpikin omat sopimukset.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisu ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894