The Tall Ships Races 2021 -tapahtuman projektipäällikkö Kimmo Hyyppä, projektijohtaja Janne Laine ja projektikoordinaattori Sari Haavisto sekä konsernihallinnon hankintapalveluiden osuus projektipäällikkö Tapani Järvinen 22.3.2021:

Turun kaupungin hallintosäännön 40 § 14 kohdan mukaan kaupunginjohtajan tehtävänä on päättää asioista, joita ei ole annettu muun toimielimen tai viranhaltijan tehtäväksi. Hallintosäännön 65 §:n mukaan viranhaltijalla on oikeus siirtää hänelle tässä hallintosäännössä annettua toimivaltaa muulle viranhaltijalle. Turun kaupunginjohtaja on päätöksellään 4.6.2020 § 155 päättänyt myöntää The Tall Ships Races 2021 -tapahtuman ohjausryhmän (Port Committee:n) puheenjohtajalle tapahtuman määrärahojen hyväksymis- ja hankintavaltuudet.

Turun kaupungin konsernihallinnon Tall Ships Races projekti on pyytänyt tarjouksia tapahtuman yleisöalueen ruokamyynti- ja markkinamyyntipaikkojen myyntitoiminnan keskitetystä järjestämisestä ym. tarjouspyynnössä kuvatuista palveluista ja tuoteryhmistä Turussa heinäkuussa 2021 järjestettävään The Tall Ships Races 2021 -tapahtumaan.

Hankinnassa on kyse ns. pienhankinnasta, joka alittaa säädetyn kansallisen kynnysarvon ja tarjouspyyntö on lähetetty vain rajatulle määrälle palveluntuottajia.

Tarjouspyyntö lähetettiin valituille kolmelle paikalliselle alan yritykselle 26.2.2021 sähköpostitse.

Hankinnan tarjouspyynnöstä lähetettiin korjausilmoitus 10.3.2021, koskien tarjouspyynnöstä puuttunutta vähimmäissummaa (20 000e).

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjouksen voi jättää joko molemmista osa-alueista; ruoka- ja markkinamyynti, tai vain toisesta.

Annettuun määräaikaan 15.3.2021 klo 16.00 mennessä saatiin kaksi (2) tarjousta. Molempiin osakokonaisuuksiin saatiin 1 tarjous. Tarjouksen antoivat:

·        Markkinapaikoista Event Company Oy

·        Ruokamyyntipaikoista Tmi Sulo Catering

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osatarjoukset hyväksytään osakokonaisuuksittain ja että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään sopimus osakokonaisuuksittain parhaan tarjouksen antaneen palveluntuottajan kanssa.

Tarjoukset arvioitiin kolmessa vaiheessa:

1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitettiin tarjoajien edellytyksiä suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että palveluntuottajalla on riittävä kokemus suurten yleisötapahtumien myyntitoiminnan järjestämisestä.

Tarjoajien todettiin täyttävän tässä hankintamenettelyssä kelpoisuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

 Tarjoukset arvioitiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Valintaperusteeksi ilmoitettiin palveluntuottajan maksama hinta oikeudesta saada järjestää myyntitoiminta ja tehdä myyntipaikkasopimukset vuokrahintaa vastaan myyjien kanssa.

Koska molempiin osakokonaisuuksiin saatiin vain yksi tarjous, ei tarjousten vertailua suoritettu.

Event Company maksaa myyntitoiminnan järjestämisestä 21 000,00 euroa + alv. ja Tmi Sulo Catering ruokamyynnin järjestämisestä 20 000,00 euroa + alv.

EhdotusEhdotamme, että myyntipaikkatoiminnan järjestämisestä tehdään markkina- ja tuotemyyntipaikkojen osalta sopimus Event Company Oy:n kanssa ja ruokamyyntipaikkojen osalta Tmi Sulo Cateringin kanssa tarjouksen tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Port Committee:n puheenjohtaja, omistajaohjausjohtaja Jarkko Virtanen:

PäätösPäätin, että The Tall Ships Races 2021 -tapahtuman myyntipaikkatoiminnan järjestämisestä tehdään markkina- ja tuotemyyntipaikkojen osalta sopimus Event Company Rami Lehtinen Oy kanssa ja ruokamyyntipaikkojen osalta TMI SULO CATERING kanssa tarjouksen tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikköjä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla. Päätös voi muuttua tehdyn hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen tiedoksi.

Jarkko Virtanen

omistajaohjausjohtaja

Oikaisuvaatimusohje liitteenä

Lisätietoja: projektipäällikkö Kimmo Hyyppä, puhelin 050 5590 180