Kiinteistön ylläpitoinsinööri Petri Tulonen ja hankintapalvelut hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 23.3.2021:

Turun kaupungin hankintapalvelut on pyytänyt Turun kaupungin tilapalveluiden toimeksiannosta avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Hirvensalon alueen kiinteistöjen ja ulkoalueiden hoitotyöstä sekä rakennusten teknisten järjestelmien hoito- ja huoltotöistä ajalle 1.5.2021 – 30.4.2024, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana noudattaen yhdeksän (9) kuukauden molemminpuolista irtisanomisaikaa kuitenkin siten, että sopimuskausi on enintään viisi (5) vuotta, päättyen viimeistään 30.4.2026. 

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään sopimus yhden (1) palveluntuottajan kanssa.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde, palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankinnan arvonlisäverottomaksi kokonaisarvoksi oli arvioitu noin 180 000 € / vuosi. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn määrään tai arvoon.

Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta.

Hankintailmoitus julkaistiin 3.2.2021 EU-kynnysarvon ylittävänä palveluhan-kintana HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Tarjouspyyntöön määräaikaan mennessä esitettyihin kysymyksiin vastattiin 22.2.2021 Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalissa.

Tarjouspyyntöön tehtiin korjausilmoitukset 24.2.2021 ja 3.3.2021. Korjausilmoituksessa 24.2.2021 ilmoitettiin, että normaalin työajan jälkeen tehtävät kattolumien pudotukset sisältyvät hintaliitteen, liite 1, ”Lumen pudotus katolta hintaan ja, että lumenpudotustöistä ei saa aiheutua haittaa kohteen toiminnalle. Korjausilmoituksessa 3.3.2021 tarkennettiin tehtävien 309-T, 310-T, 312-T, 316-T, 353-T, 354-T, 357-T ja 373-T palvelukuvausta ja pidennettiin tarjousten vastaanottamisen määräaikaa 15.3.2021 klo 11:00 asti.

Annettuun määräaikaan, 15.3.2021 klo 11:00 mennessä tarjouksen toimittivat:

·        Arkea Oy

·        Coor Service Management Oy

·        JR-Care Oy

·        L&T Kiinteistöhuolto Oy

·        RTK-Palvelu Oy

Tarjous tuli antaa Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa (3) vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3) tarjousten vertailu ja tarjousten valinta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan tarjoajien edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Kaikki tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä tässä hankintamenettelyssä tarjoajalle asetetut kelpoisuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Kaikkien tarjouksien todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousten vertailuun.

Tarjousten vertailuun tulee ottaa vain tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia.

Tarjousten vertailu ja tarjousten valinta

L&T Kiinteistöhuolto Oy:ltä pyydettiin 16.3.2021 hankintalain 96 §:n mukainen selvitys poikkeuksellisen halvoista hinnoista muutamien kohteiden tarjottujen hintojen osalta. 17.3.2021 saadun selvityksen mukaan tarjousten hinnoissa ei ole ollut virhettä tai puutteellisuuksia ja tarjotut hinnat sisältävät kaikki palveluntuottamiseen sisältyvät kulut, eikä poikkeuksellisen alhaiset hinnat johtuneet hankintalain 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyönnistä.

Hankintayksikkö on tämän perusteella katsonut, ettei sille ole syntynyt hankintalain mukaista velvollisuutta eikä myöskään oikeutta hylätä L&T Kiinteistöhuolto Oy:n tarjousta.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin.

Arviointiperusteena oli ryhmän kokonaishinta / vuosi, erillisveloituksena tehtävät työt, kohteiden käyttäjien tarvitsemat lisäpalvelut sekä palvelukoordinaattori arvioiduilla määrillä.

Vertailuissa käytettiin tarjouspyynnössä ilmoitettuja määriä. Arvioidut määrät eivät sido tilaajaan.

Hankinnalle asetetut laatuvaatimukset oli esitetty huoltodokumenteissa, eikä niitä pisteytetty.

Ylläpitopäällikkö Soile Viiri:

Päätös

Päätän, että

·         Hirvensalon alueen kiinteistöjen ja ulkoalueiden hoitotöiden sekä rakennusten teknisten järjestelmien hoito- ja huoltotöiden palveluntuottajaksi valitaan 1.5.2021 alkaen L&T Kiinteistöhuolto Oy tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella, joka voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen sekä oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Soile Viiri

ylläpitopäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894.