Toiminta ja henkilöstö

Kuntalain (410/2015) mukaan kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista tulee päättää valtuustossa. Turun kaupunginvaltuusto päätti perusteista 16.6.2014 (§ 99). Perusteilla ohjataan sitovasti kaupunginhallitusta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisessa ja järjestämisessä. Kaupunginhallituksen ohella lautakunnat vastaavat omien tehtäväalueidensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, jolloin toimeenpanovastuu on ko. tehtäväalueen johtavalla viranhaltijalla. Perusteissa todetaan edelleen, että sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta tehdään vuosittain itsearviointi, jonka perusteella lautakunnat ja yhteisöjen hallitukset hyväksyvät omilta vastuualueiltaan selonteon ja riskiarvion.

Sisäinen tarkastus avustaa kaupunginhallituksen alaisuudessa kaupunginjohtajaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanon arvioinnissa ja kehittämisessä.

Kaupunkikonsernin eri yksikköjen tarkastukset käsittävät hallinnon, talouden ja toiminnan edellyttämien valvontamekanismien toimivuuden arvioinnin.

Sisäisen tarkastuksen henkilöstön lukumäärä kuusi henkilöä vuonna 2020. Tehtävänimikkeet ja vastuualueet olivat seuraavat: 

Kalenterivuoden työajasta noin 70 % käytettiin tarkastuksiin, sisäisen valvonnan kehittämiseen, toteutettavien tarkastusten suunnittelemiseen ja koulutuksiin sekä kouluttamiseen. Kaupungin sisäiseen käyttöön otettiin tammikuussa 2020 vihjekanava, jonka kilpailutus saatiin päätökseen kesällä 2019. Vihjekanava avataan kaupungin kaikkien sidosryhmien käyttöön kesällä 2021 vuoden 2021 loppupuolella voimaan astuvan EU-direktiivin mukaisesti.

Tarkastukset

Kalenterivuoden aikana tehtävät tarkastukset perustuvat toimintasuunnitelmaan, joka laaditaan seuraavaa vuotta edeltävän syksyn aikana siten, että suunnitelmaluonnos on valmis kaupunginjohtajan käsiteltäväksi viimeistään kunkin vuoden tammikuussa. Tarkastukset suunnitellaan toimialoittain toimialan johdon kanssa käydyn keskustelun jälkeen. Tarkastushavaintoja hyödynnetään kaupungin toimintakertomukseen laadittavan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteon taustamateriaalina, kuten myös toimialojen ja tytäryhteisöjen vuosittain laatimia sisäisen valvonnan itsearviointeja.

Sisäisen valvonnan arvioinnin painopiste siirtyi 2010-luvulla voimakkaasti kaupunkikonsernin kaikkien toimintojen valvonnan arviointiin. Syynä tähän oli osin nykyisen kuntalain konserniajattelua painottava näkökulma, osin kaupungin tytäryhteisöjen lukumäärän kasvu. Riittävän kokonaiskuvan saaminen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta eri yksiköissä edellyttää tietoa sekä peruskaupungin että tytäryhteisöjen soveltamista sisäisen valvonnan menetelmistä. Tästä syystä tarkastusaiheet on pyritty teemoittamaan siten, että samaa aihealuetta koskeva tarkastus tehdään kaikilla toimialoilla. Tytäryhteisöjen valvontamenetelmien järjestelmällinen läpikäynti kaupunkitason tarkastusaiheiden puitteissa on toimiston keskipitkän aikavälin tavoite. Tytäryhteisöjen sisäisen valvonnan tarkastukset suoritetaan edelleenkin joko kaupunginjohtajalta saadun määräyksen perusteella tai sopimalla tarkastuksesta tytäryhteisön johdon kanssa.

Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan uusimman ohjeen hyväksymisen (7.9.2015 kh § 367) jälkeen on tytäryhteisöjen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanon arviointia pyritty sisällyttämään toimiston työohjelmaan käytettävissä olevien resurssien puitteissa. Peruskartoitukset tytäryhteisöjen osalta aloitettiin syksyllä 2016 ja työtä jatketaan edelleen.

Sisäisen valvonnan toimeenpanon arvioinnissa tavoitteena olevan prosessimaisen toimintatavan vakiinnuttamista hidastaa organisaatiomuutoksien lisäksi toimialojen ja muiden yksiköiden prosessikuvausten puute tai se, että ne eivät aina ole ajan tasalla. Sisäisen valvonnan toimivuuden tai sen mahdollisten aukkojen arviointi vaatii tästä syystä paljon taustaselvittelyjä. Taustaselvittyjen jäntevöittämiseksi onkin ryhdytty laatimaan sisäisen valvonnan toimivuuden arvioinnissa hyödynnettäviä valvontamatriiseja palvelualueittain. Vuoden 2020 aikana sivistystoimialan palvelualueiden valvontamatriisien työstäminen eteni siten, että suuri osa niistä saatiin lähes valmiiksi vuoden alkupuolella. Työtä jatketaan vuoden 2021 aikana muiden toimialojen kanssa. 

Tarkastushavaintojen raportointi

Raporttiluonnokset havaintoineen ja johtopäätöksineen toimitetaan kommentoitavaksi tarkastettuun kohteeseen, minkä jälkeen ne on käsitelty tarkastusjohtajan, kaupunginjohtajan ja kansliapäällikön yhteisessä palaverissa. Kaupunginjohtajan hyväksymät tarkastusraportit ja niiden perusteella mahdollisesti tehdyt päätökset lähetetään tiedoksi ja/tai toimenpiteitä varten tarkastetun toiminnon vastuuhenkilöille sekä toimialan johdolle. Tytäryhteisöjä koskevien tarkastuksien raporttien käsittelystä sovitaan tapauskohtaisesti.

Tarkastushavaintojen ja niiden perusteella annettujen suositusten toteuttaminen pyritään läpi vuoden sisällä varsinaisen tarkastuksen jälkeen. Tämän niin sanotun jälkitarkastuksen avulla pyritään varmistumaan siitä, että annetut suositukset on käsitelty ja huomioitu asianmukaisesti.

Tarkastukset 2020

Vuoden 2020 aikana valmistui yhteensä 36 tarkastus- tai jälkitarkastusraporttia tai muuta selvitystä. Tarkastuksia aloitettiin 43 ja ne jakautuivat toimialoittain seuraavasti:

Aloitettujen tarkastusten ja valmiiden selvitysten kappalemäärän eroon on syynä se, että yhdestä laajasta, kaikki toimialat kattavasta tarkastuksesta kirjoitetaan oma raportti eri toimialoille sekä erillinen yhteenveto kaupungin ylimmälle johdolle.

Konsernihallintoon kohdennettuihin tarkastuksiin sisältyy suuri osa tietosuojaa ja -turvaa koskevista tarkastuksista.

Vuoden 2020 merkittävimmät havainnot koskivat seuraavia asioita

• EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämät kaupungin henkilötietorekistereiden tietosuojaa koskevat riskiarviot tulee laatia
• tietosuoja on huomioitava uusien teknologioiden käyttöönotossa ja tietojen luovutuksessa kaupungin ulkopuolelle
• kaupungin sovellusrekisterin ylläpitoa tulee kehittää
• käyttöomaisuuden ja irtaimiston hallintaa tulee kehittää
• ulkopuolisten palveluntuottajien ja kaupungin välinen vastuunjako valvonnan osalta on määriteltävä ja ohjeistettava nykyistä tarkemmin ja seurannan järjestelmällisyys on varmistettava
• palkanmaksun oikeellisuuden seuranta tulee varmistaa, samoin palkankorotuksien koskevien päätöksien aukottomuus
• pysäköintitulojen lähtötietojen täsmäytykset ja mobiilimaksujen seuranta edellyttää valvontakeinojen osalta nykyistä tarkempia määrittelyjä
• vaara- ja uhkatilanteiden hallinta edellyttää kehittämistä ja mm. vastuuhenkilöiden nimeämistä

Tarkastustoiminnan arviointi ja kehittäminen

Tarkastuksien perusteella annettujen suosituksien toteutumista on seurattu jälkitarkastuksien yhteydessä lasketun toteumaprosentin avulla. Toteuma on vaihdellut vuosittain noin 70 – 80 %:n välillä, mikä tarkastuksien vaikuttavuuden mittarina on kohtuullisen hyvä arvo. Vuonna 2020 suositusten toteuman keskiarvo oli 64 % kaikkien toimialojen valmistuneista jälkitarkastuksista laskettuna. Suosituksien toteuman keskiarvon lasku johtuu kahdesta tarkastuksesta, joiden osalta toimialojen toimenpiteet suosituksien toteuttamiseksi olivat toteuttamatta vuoden 2020 päättyessä.

Tarkastustoiminnan kehittämisen painopisteeksi vuonna 2020 oli suunniteltu sekä toimistorobotiikka ja -automatiikka tarkastusprosessia tukevan sähköisen työkalun kilpailuttaminen ja käyttöönotto. Sähköistä työkalua koskeva kilpailutus päättyi joulukuussa ilman tarjouksia. Hankintaprojektin jatkoa tullaan arvioimaan vuoden 2021 alkupuolella, mutta hankinnan ilmeisen haastavuuden vuoksi on arvioinnin lopputulosta mahdotonta arvioida. Toiminnan kehittämiselle asetti omat rajoituksensa vuoden alkupuolella Suomeen levinnyt Covid-19 -epidemia, mistä syystä kaikki tarkastajat siirtyivät etätyöhön maaliskuussa. Syksyn 2020 aikana toimiston kaikki työntekijät osallistuivat aktiivisesti SAPin S/4-version käyttöönoton työpajoihin ja nämä työpajat jatkuvat myös keväällä 2021.

Covid-19 -epidemian mahdollisesti laantuessa vuoden 2021 aikana tulee osaamisen kehittämisen painopisteenä olemaan aiemmin suunniteltu toimistorobotiikka, johon panostamalla voidaan myös virtaviivaistaa ja rationalisoida toimiston hallinnollisia rutiinitöitä. SAPin S/4-version käyttöönoton lykkäännyttyä vuoden 2021 kesään tullaan sen käyttäjäkoulutukset järjestämään keväällä 2021 siten, että toimiston kaikki työntekijät tulevat osallistumaan myös niihin.

Kehityskeskustelut

Kehityskeskustelut käydään vuosittain SAP-hr avusteisesti koko henkilökunnan kanssa.

Talousarvio

Vuoden 2020 talousarvion toteuma oli noin 386.000 euroa (per 7.1.21). Toiminnan määrärahat olivat reilut 455.000 euroa. Määrärahojen alittumisen syynä olivat suunniteltua matalammat henkilöstökulut pitkäaikaisen poissaolon ja saatujen kelakorvauksen vuoksi.

Toimiston henkilöresursseja on 2010-luvulla vähennetty noin kolmasosalla, koska kaikkiin vapautuneisiin vakansseihin ei ole saatu täyttölupaa. Työtehtäviä on tästä syystä järjestelty uudelleen käytettävissä olevien henkilötyövuosien sekä osaamisen puitteissa, mikä on tarkoittanut myös osaamisvaatimusten ja tehtävien vaativuuden kasvua kaikkien työntekijöiden osalta.

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

EhdotusKaupunginhallitus merkitsee yhteenvedon sisäisen tarkastuksen toiminnasta vuonna 2020 tiedoksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.