Hallintojohtaja Max Lönnqvist ja talousjohtaja Valtteri Mikkola, maksuliikepäällikkö Riikka Kilpi ja kaupunginlakimies Petra Einiö 5.3.2021:

Taustaa

Turun kaupunki on luovuttanut Talouspalvelukeskuksen toiminnot 22.8.2014 päivätyllä sopimuksella Kunnan Taitoa Oy:lle (nyk. Sarastia Oy). Liikkeenluovutuksen tavoitteena on ollut toiminnallisten hyötyjen saavuttaminen sekä yhtenäisten prosessien ja järjestelmien kehittäminen.

Kunnan Taitoa Oy:n perustamisen yhteydessä kaupungin alkuperäisenä tavoitteena oli tuottavuuden ja taloudellisuuden saavuttaminen monistamalla SAP:n parhaita toimintakonsepteja seudullisesti ja valtakunnallisesti. Tarkoitus oli, että toiminnanohjausjärjestelmä ERP ratkaisu kattaa ensivaiheessa talous-, henkilöstö- ja materiaalihallinnon tarpeet. Myöhemmin ratkaisua pyritään kehittämään tukemaan kuntien johtamista tuottamalla toiminnan systemaattista suunnittelua varten tarkempaa tietoa kunnan palvelujen asiakkaista, resurssitarpeista ja kustannuksista.

Yhtenäistämällä toimintatapoja, tietojärjestelmiä ja ostopalvelusopimuksia Turun ja Taitoan arvioitiin saavuttavan merkittäviä välittömiä taloudellisia hyötyjä. Säästyvät menot oli tarkoitus kohdistaa kansallisten talouspalvelumallien ja niiden tuottamiseen tarvittavien tietojärjestelmien jatkokehittämiseen.

Liikkeenluovutuksen keskeiset toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet olivat:

- Toiminnallisten hyötyjen saavuttaminen

- Turun Talouspalvelukeskuksesta valtakunnallinen palvelukeskus

- Valtakunnallisten prosessien ja järjestelmien yhdenmukaistaminen

- Turun kaupungin talouspalvelujen kustannustaso pysyy taloussuunnitelmakaudella 2015–2018 vuoden 2014 suoritevolyymiin nähden nykyisellä tasolla.

KuntaPro Oy:n sulautui 1.4.2019 Kunnan Taitoaan ja yhtiön nimeksi vaihtui Sarastia Oy. Sarastia on fuusion jälkeen pyrkinyt yhtenäistämään toimintojaan, jonka seurauksena kehitys on keskittynyt vahvasti Kunta 365-palvelun ympärille. Fuusion ja sen seurauksena tehtyjen henkilöstövaihdosten jälkeen Sarastia ei ole pystynyt tarjoamaan Turun kaupungin tarvitsemaa SAP-järjestelmän (Systems, Applications, Products) kehitystukea, koska Sarastian kehittäminen kohdentuu Kunta 365-konseptin ympärille.

Myynnin prosessin siirtäminen Turun kaupungille

Liikkeenluovutuksen keskeisiä toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita ei ole saavutettu myynnin prosessin osalta. Turun kaupunki ei ole hyötynyt Sarastian valtakunnallisten prosessien ja järjestelmien yhdenmukaistamisesta, koska se ei ole ottanut käyttöön Kunta 365-konseptia. Turun kaupungin talouspalvelujen kustannustaso on noussut merkittävästi vuonna 2019 ja 2020.

Turulla on käynnissä mittava Aura-hanke, jossa valmistellaan uuden toiminnanohjausjärjestelmän SAP S4 Hanan käyttöönottoa. Hankkeen yhtenä tavoitteena on saavuttaa mittavia kustannussäästöjä karsimalla turhat prosessi työvaiheet pois sekä pohtia vastuunjaot uudelleen.

Myynnin prosessi on tällä hetkellä erittäin hajautunut toimialoille sekä Sarastialle, mikä osaltaan aiheuttaa osittain päällekkäistä ja turhaa työtä. Edellä kuvattu hajautuneisuus aiheuttaa piiloon jääviä virhetilanteita, joiden korjaaminen jälkikäteen on aiheuttanut kohtuutonta haittaa kuntalaisille, merkittäviä kustannuksia ja työajan menetyksiä Turun kaupungille.

Myynnin prosessin yksinkertaistamiseksi, yhtenäistämiseksi ja nopeuttamiseksi, kustannussäästöjen saavuttamiseksi, virhetilanteiden vähentämiseksi, kehityspotentiaalin, osaamisen ja sijaisjärjestelyjen vahvistamiseksi sekä asiakaspalvelun laadun takaamiseksi on perusteltua, että Turun kaupunki irrottaa liikkeenluovutussopimuksessa sovitun myynnin prosessin Sarastian ja Turun kaupungin välisestä palvelusopimuksesta ja ottaa prosessin hoitamisen takaisin itselleen.

Asiakas- ja tuotetietojen hallinta

Myynnin prosessin osalta asiakas- ja tuoteperustiedot ovat äärimmäisen tärkeitä ja näiden laadun varmistamiseen on kiinnitetty erityistä huomiota suunniteltaessa teknistä ratkaisua. Se on osa laajempaa APH-hanketta, jossa toteutetaan Turun keskitetyn asiakastietojen sekä myös tuotetietojen käsittely.

Täten on selvää, että vastuut ja käytännön toimet myynnin asiakas- ja tuoteperustietojen hallinnan osalta siirtyvät kokonaan Turun kaupungille. Näiden hallinta vaatii kuitenkin vahvaa osaamista ja vain niiden keskittäminen hallinnollisesti varmistaa toivotun laadun.

Laskutusmääräystyökalusta luopuminen

Nykyinen laskutusmääräystyökalu on rakennettu vanhan SAP-järjestelmän kylkeen ja tästä luovutaan uuden SAP S/4 Hanan myötä. Myyntitilaukset eli laskuaihiot luodaan jatkossa suoraan SAP-järjestelmässä ja kaikilla laskuttajilla sekä SAPin tietoja tarvitsevilla on pääsy suoraan SAP-järjestelmään. Tämä muutos on prosessin yksinkertaistamisen kannalta merkittävä, mutta vaatii tiettyjen tehtävien keskittämistä hallinnollisesti laadun takaamiseksi.

Asiantuntijoiden toimien perustaminen rahoituspalveluihin

Teknisen ratkaisun eli SAP S/4 Hanan ja muiden ratkaisujen määrittelyn lisäksi, on oleellista varmistaa resurssit oikeisiin paikkoihin. Myynnin prosessin, asiakas- ja tuotetietojen hallinnan sekä pääsy jatkossa suoraan SAP-järjestelmään mahdollistaa sen, että edellä mainitut prosessit tuotetaan Turun kaupungin omana toimintana. Tämä vaatii kuitenkin keskittämistä. Siten asiantuntijoiden toimien perustaminen konsernihallinnon yhteisiin palveluihin, talouspalveluiden alla toimivaan rahoituspalveluihin on välttämätöntä.

Sarastia Oy:n toimittamien tietojen pohjalta on tehty arvio tarvittavista resursseista. Käyttöönoton yhteydessä tarvitaan määräaikaisesti kolme myyntilaskuasiantuntijaa prosessin sujuvan käyttöönoton varmistamiseksi.

Myyntilaskutiimin suunniteltu kokoonpano on 10 htv ajalla 1.5. -31.12.2022 (tarkat toimien nimet täsmentyvät myöhemmin):

-       1 vastaava myyntilaskuasiantuntija, tiiminvetäjä

-       8 myyntilaskuasiantuntijaa

-       1 ratkaisuasiantuntija

Myyntilaskutiimin suunniteltu kokoonpano on 7 htv 1.1.2023-

-       1 vastaava myyntilaskuasiantuntija

-       5 myyntilaskuasiantuntijaa

-       1 ratkaisuasiantuntija

Hankkeen toiminnalliset ja taloudelliset vaikutukset

Täysin yksiselitteistä ja tarkkaa kustannussäästöä ei ole mahdollista laskea, koska tiedossa ei ole tarkalleen, miten muutos tulee vaikuttamaan Sarastian hinnoitteluun. Arviolaskelmien mukaan kustannussäästö ajalla 1.5.-31.12.2022 on 383 000 euroa ja 1.1.2023 jälkeen arviolta 377 000 euroa vuodessa.

Kustannussäästöä saadaan lisäksi siitä, että asiakkaat siirtyvät käyttämään e-laskutusta paperilaskutuksen sijaan sekä siitä, ettei virhetilanteita tarvitse selvitellä ja korjata kahdessa eri paikassa saman aikaisesti. Virheet jäävät kiinni, ennen kuin ne ehtivät aiheuttaa merkittäviä haittoja. Niin ikään keskittäminen mahdollistaa prosessien edelleen kehittämisen heti havaittaessa virhetilanteita ja sitä kautta kustannusten vähentämisen entisestään.

Esitämme, että kansliapäällikkö päättää, että

-       myyntilasku- ja myyntireskontraprosessi siirretään Sarastia Oy:ltä kaupungille,

-       kaupunki käynnistää viipymättä sopimusneuvottelut Turun kaupungin ja Sarastian välisen palvelusopimuksen ja vastuiden muuttamiseksi sopimusyhteyshenkilön johdolla ja

-       kaupunki käynnistää viipymättä tarvittavat toimenpiteet tarvittavien toimien perustamiseksi ja rekrytointien käynnistämiseksi.

Lisäksi esitämme, että kansliapäällikön päätös voidaan panna täytäntöön ilman lainvoimaa.

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

PäätösPäätin, että

-       myyntilasku- ja myyntireskontraprosessi siirretään Sarastia Oy:ltä kaupungille,

-       kaupunki käynnistää viipymättä sopimusneuvottelut kaupungin ja Sarastian välisen palvelusopimuksen muuttamiseksi sopimusyhteyshenkilön johdolla ja

-       kaupunki käynnistää viipymättä tarvittavat toimenpiteet toimien perustamiseksi ja rekrytointien käynnistämiseksi.

Lisäksi päätin, että edellä mainitut päätökset voidaan panna täytäntöön ilman lainvoimaa toimenpiteiden kiireellisyyden vuoksi.

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö