Toimialajohtaja Timo Jalonen sekä strategia- ja kehittämisjohtaja Rami Savila 29.1.2021:

Espoon kaupunki on rakentanut uutta varhaiskasvatuksen toimintaa tukevaa tietojärjestelmäkokonaisuutta (eVaka). Perustoimintojen osalta järjestelmä on Espoossa jo otettu käyttöön. Espoo haki ja sai järjestelmän edelleen kehittämiseen sekä käytön laajentamiseen 3,4M€ VM:n digikannustin rahoituksesta. Tällä rahoituksella on tarkoitus mahdollistaa Tampereen käyttöönotto sekä laajentaa järjestelmän toiminnallisuuksia edelleen. Tässä jatkokehittämisessä ovat olleet mukana Tampereen ja Espoon lisäksi Oulu sekä Turku. Järjestelmän toteutus on tapahtunut ostopalveluna Espoon ohjauksessa ja valmis tuotos julkaistaan avoimena lähdekoodina.

Esisopimus

Tampereen käyttöönoton jälkeen on järjestelmän käyttö mahdollista laajentaa Turkuun ja Ouluun. Turun varhaiskasvatuksen asiantuntijat ovat tutustuneet järjestelmään ja ovat alustavasti todenneet sen toimivaksi ja vastaavan tarpeisiin. Varsinaista yhteistyösopimusta valmistellaan ja solmitaan syksyllä 2021.

Käynnissä olevan hankkeen pitää kilpailuttaa ohjelmistotuotteen kehittäminen. Kilpailutus on tarkoitus toteuttaa Espoon kaupungin DIPA2- kilpailutuksen yhteydessä ja syntyvää hankintasopimusta hallinnoi Espoo. Jotta myös Oulu ja Turku voivat hyödyntää omissa käyttöönotoissaan samaa hankintasopimusta, tulee ennen yhteistyösopimuksen valmistumista tehdä esisopimus, jotta kilpailutus saadaan vietyä käynnissä olevan hankkeen aikataulussa suunnitellusti eteenpäin.

Varsinainen yhteistyö sisältää 1) eVaka ohjelmistotuotteen ytimen hallintaa, ylläpitoa ja kehittämistä, 2) eVaka tuotteen kehittämistä (uudet toiminnallisuudet) sekä mahdollisesti myös (sopijaosapuolten näin sopiessa) 3) kuntakohtaisia implementaatioita.

Esisopimuksella Turku sitoutuu eVaka hankkeen jälkeen (1.12.2021 alkaen) osallistumaan eVakan hallintamalliin ja rahoitukseen esisopimuksessa kuvatulla tavalla ja solmimaan esisopimuksen ehtoja noudattaen yhteistyösopimuksen, jossa tarkennetaan järjestelyn yksityiskohtia

Osapuolten maksuvelvoitteet

Esisopimuksen laatimisen yhteydessä on alustavasti keskusteltu seuraavista kustannuksista vuoden 2022 osalta: avoimen tuotteen ytimen hallinta yhteensä 320 000 euroa ja jatkokehittäminen yhteensä 1 200 000 euroa. Vuoden 2023 alustava kustannusarvio on: avoimen tuotteen ytimen hallinta yhteensä 320 000 euroa ja jatkokehittäminen yhteensä 800 000 euroa.

Kustannukset jaetaan tasan sopijaosapuolten kesken. Vuoden 2022 budjetti sovitaan yhteistyösopimuksessa. Tämän jälkeen järjestelyn johtoryhmä linjaa vuosittain seuraavan vuoden budjetin.

Liite 1                                  Esisopimuksen luonnos

Esitys        Esitämme, että kansliapäällikkö