Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari, projektipäällikkö Sari Holmberg ja lakimies Sanni-Sofia Nieminen 15.2.2021:

Taustaa

Turun kaupungin voimassa oleva pienhankintaohjeistus on vuodelta 2010 ja sisällöltään hyvin suppea ja vanhentunut. Konsernihallinnon hankintapalvelut ja lakipalvelut on yhteistyössä valmistellut esityksen Pienhankintojen ja puitejärjestelyyn perustuvien hankintojen ohjeistuksesta. Ohjeistus esitetään otettavaksi käyttöön 1.4.2021 siten, että samalla kumotaan Kansalliset kynnysarvot alittavia hankintoja koskevat menettelytapaohjeet (kj 31.5.2010 § 164). Ohjeistuksessa määritellään myös uudet pienhankintarajat, joita Turun kaupungin pienhankinnoissa tulee noudattaa.

Hallintosäännön 40 § 3-kohdan mukaan kaupunginjohtajan toimivaltaan kuuluu antaa koko kaupunkia koskevia ohjeita ja määräyksiä niissä asioissa, joita ei ole annettu muun viranomaisen tehtäväksi.

Hankintalain kynnysarvot alittavia hankintoja kutsutaan pienhankinnoiksi. Pienhankintojen kilpailuttamiseen ei sovelleta hankintalakia, mutta pienhankintojen toteuttamisesta annetaan käytännössä hankintayksiköiden omat ohjeet.

Vuoden 2017 alussa voimaan tulleen hankintalain myötä pienhankintojen määrä on kasvanut kansallisten kynnysarvojen noustua. Kaikki ennakoidulta arvoltaan kynnysarvon alittavat palvelu- ja tavarahankinnat sekä käyttöoikeussopimukset käsitellään Turun kaupungissa pienhankintoina.

Turun kaupungin voimassa oleva kansalliset kynnysarvot alittavia hankintoja koskevat menettelytapaohjeet eli ns. pienhankintaohjeistus on vuodelta 2010 (kj 31.5.2010 § 164) ja sisällöltään hyvin suppea ja vanhentunut. Toimintatapa pienhankintojen osalta ei ole tästä johtuen yhteneväinen koko kaupungissa eivätkä pienhankintoja valmistelevat henkilöt ole välttämättä tietoisia lainsäädännön velvoitteista pienhankintojen osalta. Pienhankintajärjestelmä on ollut käytössä vain hyvin rajoitetusti eikä varmuutta hankintalain, kuntalain, tilaaja-vastuulain ja hallintosäännön velvoitteiden noudattamisesta pienhankintoja tehtäessä ole.

Uuden Pienhankinnat ja puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat -ohjeistuksen tavoitteena on yhtenäistää kaupunkitasolla toimintatapoja pienhankinnoissa. Yhteiset menettelyt mahdollistavat hankinta- ja kumppanuusosaamisen sekä hyvien käytäntöjen jakamisen ja samalla myös laadukkaiden ja kustannustehokkaiden hankintojen tekemisen. Hankintojen suunnittelun ja toteuttamisen valtuuksien ja vastuiden tulisi koko kaupungin organisaatiossa olla selkeät. Tehokkaan prosessin aikaansaamiseksi tarvitaan käytännönläheisten ohjeistuksien jakamista, henkilöstön kouluttamista sekä digitalisoitujen järjestelmien hyödyntämistä, jotta toimintatapaa saadaan muutettua ja yhtenäistettyä.

Konsernihallinnon hankintapalvelut ja lakipalvelut on yhteistyössä valmistellut esityksen Pienhankinnat ja puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat -ohjeistuksesta, jossa kuvataan pienhankinnan ja puitejärjestelyyn perustuvien hankintojen prosessit vaiheittain, määritellään niissä huomioitavat asiat sekä tarvittavat toimenpiteet ja annetaan ohjeet pienhankintojen tekemiseen. Ohjeistuksessa käsitellään myös sopimuksen tekeminen ja sopimusseuranta, tilaaminen, julkisuusasiat, päätöksenteko, muutoksenhaku, tilaajavastuulain noudattaminen sekä se, miten toimitaan, kun hankinnan ennakoitu arvo on ≥ 60 000 euroa. Ohjeistuksen avulla Turun kaupungin henkilöstöä tuetaan ja ohjataan tekemään pienhankinnat asianmukaisesti noudattaen annettuja valtuuksia ja lainsäädännön velvoitteita.

Hankintalaissa määritellään kansalliset ja EU-kynnysarvot, joiden osalta sovelletaan laissa määriteltyä hankintamenettelyä. Kynnysarvon ylittävien hankintojen kilpailuttamisesta vastaa konsernihallinnon hankintapalvelut ja urakoiden osalta kaupunkiympäristötoimiala. Pienhankintaohjeita sovelletaan ennakoidulta arvoltaan alle kansallisten kynnysarvojen jääviin hankintoihin.

Ohjeistuksen käyttöönottoa ja pienhankintojen tekemistä varten on hankittu sähköinen pienhankintajärjestelmä sekä järjestelmä minikilpailutusten toteuttamiseen. Tavoitteena on perehdyttää ja kouluttaa kaikki Turun kaupungissa pienhankintoja valmistelevat henkilöt sen käyttöön vuoden 2021 aikana. Ohjeistusta ja pienhankintajärjestelmää esitetään sovellettavaksi kaikissa Turun kaupungin pienhankinnoissa, joiden ennakoitu arvo on 5000 euroa tai tämän ylittävä arvo. Pienhankintoja koskevat tilauksen tehdään SAP-tilausjärjestelmällä.

Ohjeessa on tarkemmin kuvattu, miten toimitaan ja mitä tulee ottaa huomioon, kun pienhankinnan ennakoitu arvo on alle 5000 euroa, 5000 euroa–alle 20 000 euroa, 20 000 euroa–alle 60 000 euroa. Lisäksi ohjeissa kuvataan, miten tehdään puitejärjestelyjen sisäiset minikilpailutukset ja puitesopimuksiin perustuvat hankinnat. Ohjeistuksessa korostetaan jo kilpailutettujen hankintasopimusten käytön ensisijaisuutta. Myös hankintalain liitteessä E (sosiaali- ja terveyspalveluhankinnat sekä muut erityiset palveluhankinnat) ja erityisalojen hankintalaissa annetut kynnysarvot sekä käyttöoikeussopimukset on huomioitu ohjeistuksessa.

Ohjeistuksen tavoitteet ja hyödyt

Pyritään vähentämään hankintavaltuuksien tahatonta väärinkäyttöä ja yhdenmukaistamaan kaupungin toimintatapaa pienhankinnoissa, pienhankinnoissa noudatetaan riittävää avoimuutta julkisissa hankinnoissa ja toimittajien tasapuolista kohtelua, mahdollistetaan myös pienten ja keskisuurten yritysten osallistumismahdollisuudet, pyritään varmistamaan julkisten varojen tarkoituksenmukainen käyttö, varmistetaan koko kaupungille yhteisesti kilpailutettujen tuotteiden tai palveluiden ja sopimustoimittajien valikoiman hyödyntäminen,

varmistetaan puitesopimusten hyödyntäminen, varmistetaan, että pienhankintoja valmisteltaessa huomioidaan hyvän hallinnon periaatteet sekä muusta lainsäädännöstä, kuten hankintalaista, tilaajavastuulaista ja kuntalaista tulevat velvoitteet, tarjouspyynnön tekeminen ja tarjousten käsittely helpottuu ja nopeutuu ja ohjataan sähköisen pienhankintajärjestelmän käyttöön, mikä yhdenmukaistaa toimintatavat ja automatisoi Turun kaupungin toimialojen pienhankintojen dokumentoinnin.

Ohjeistuksen, pienhankintajärjestelmän ja minikilpailutusjärjestelemän käyttöönoton tukeminen

Ohjeistuksen käyttöönottoa ja pienhankintajärjestelmän käyttöä tuetaan seuraavilla toimenpiteillä:

• ohjeistuksen esittely palvelualueiden johtoryhmässä,
• pienhankintajärjestelmän ja ohjeistuksen samanaikainen koulutus ja harjoitus tunnistetuille pienhankintojen tekijöille,
• myöhemmässä vaiheessa toteutetaan hankintojen ns. ABC -koulutus, joka tulee sisältämään muun muassa osion pienhankintojen toteuttamiseksi,
• hankintasuunnittelijat ja hankinta-asiantuntijat toimivat tukena pienhankintojen tekemisessä,
• hankintapalveluista nimetään järjestelmän tukiyhteyshenkilö ja
• valmiit mallipohjat tarjouspyynnöstä ja sopimusluonnoksesta järjestelmässä.

Yhteisten palveluiden hankintapalvelut -yksikkö tukee kaupunkikonsernia pienhankintaohjeistuksen ja pienhankintoihin liittyvien sähköisten järjestelmien käyttöönotossa sekä ohjeistuksen soveltamisessa ja järjestelmien myöhemmässä käytössä.

Liite 1Pienhankinnat ja puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat -ohjeistus

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

PäätösPäätin hyväksyä liitteenä 1 olevan Turun kaupungin ’’Pienhankinnat ja puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat -ohjeistuksen’’ osaksi Turun kaupungin säännöstöä. Kaupunkitasoinen ohje tulee voimaan 1.4.2021 alkaen, ja se sitoo kaikkia toimialoja. Päätin samalla kumota ’’Kansalliset kynnysarvot alittavia hankintoja koskevat menettelytapaohjeet’’ (kj 31.5.2010 § 164) 1.4.2021 lukien.

Minna Arve

kaupunginjohtaja