Hankejohtaja Tapio Järvenpää 26.1.2021:

Tausta

Konsernihallinnon hallintoryhmän johtaja Tuomas Heikkinen päätti 15.10.2018 § 48 asettaa SAP-toiminnanohjausjärjestelmäprojektin ja nimetä sille ohjausryhmän. Em. päätöksellä käynnistettiin esisuunnitteluvaihe. Projekti on nyt saavuttanut toimeenpanokypsyyden. Päätösesityksessä arvioitiin projektin kestävän 31.12.2021 asti. Vuoden 2019 alustavaksi budjetiksi arvioitiin 1,6 M€, toteumaksi jää 0,6 M€.

Edelleen vs. strategia- ja kehittämisjohtaja Rami Savila ja hankejohtaja Tapio Järvenpää valmistelivat ja hallintoryhmän johtaja Tuomas Heikkisen sijaisena johtava kaupunginsihteeri Ari-Pekka Korhonen päätti 16.1.2020 SAP-toiminnanohjausjärjestelmän versiopäivitysprojektin suunnittelu- ja toteutustyön hankinnasta.

Suunnitteluvaiheessa on tarkasteltu järjestelmäversiopäivityksen yhteydessä käyttöönotettavan laajemman prosessikattavuuden sisältöä. Sisältö on linjattu hallinnon- ja johtamisjärjestelmäuudistusprojektien tavoitteiden mukaisesti. Versiopäivitysprojektin sisältöä voi lyhyesti kuvailla suurena muutoksena kirjanpito- ja henkilörekisterijärjestelmistä toiminnanohjausjärjestelmäksi.

Uusilla SAP-järjestelmäversioilla tuetaan seuraavat, yhtenäisenä koko organisaation kattavat prosessit:

1.       Suunnittelusta seurantaan

2.       Ideasta palveluksi

3.       Tarpeesta maksuun

4.       Myynnistä laskuun

5.       Investoinnista käyttöomaisuuteen

6.       Kirjauksesta tilinpäätökseen

7.       Kustannus- ja kannattavuuslaskenta

8.       Strateginen henkilöstöohjaus

Hankkeen aikataulu

SAP-toiminnanohjausjärjestelmän versiopäivitysprojekti, Aura- ja Dynamo-hankkeet kehittävät laajoja prosessikokonaisuuksia ja niiden tietojärjestelmätukea. Uusien tietojärjestelmien alkuperäinen käyttöönottoaikataulu oli:

1.10.2020: Kehityskeskustelut (Dynamo-hanke / SAP SF)

1.1.2021: Ideasta palveluksi, Tarpeesta maksuun, Myynnistä suoritukseen, Investoinnista käyttöomaisuuteen, Kirjauksesta tilinpäätökseen, Kustannus- ja kannattavuuslaskenta (Aura-hanke, käyttöönottoerä 1. / SAP S/4)

1.4. 2021: Suunnittelusta seurantaan (Aura-hanke, käyttöönottoerä 2. / SAP BPC)

Ensin mainittu Kehityskeskustelut on toteutunut. Kahden seuraavan erän käyttöönottoa on jouduttu siirtämään myöhemmäksi ja ne on yhdistetty yhdeksi kokonaisuudeksi. Uusi käyttöönottopäivä on 1.6.2021

Aura-hankkeen käyttöönottoerät viivästyvät alkuperäisestä tavoiteaikataulusta 5 ja 2 kuukautta. Käyttöönottoajankohtien siirrossa pohdittiin laadullisia ja toimintavarmuuteen liittyviä tekijöitä sekä lisäksi muutoksien määrän minimoiseksi uusi käyttöönottotavoite asetettiin pormestarimallin aloitushetkeen.

Viivästykselle ei ole yhtä yksittäistä syytä, mutta pääosin se johtuu yhtäältä työmäärän aliarvioinnista ja toisaalta suorituskyvyn yliarvioinnista. Toiminnanohjausjärjestelmien monipuolisuudesta johtuen työtä tekee rinnakkain useita tiimejä ja koronapandemiasta johtuen työskentely on toteutettu helmikuista aloituskokousta lukuun ottamatta etätyönä, joka omalta osaltaan on tuonut hitautta työskentelyyn ja uusien asioiden oppimiseen sekä omaksumiseen. Odotettavissa on, että koko hankeaika tulee olemaan etätyöskentelyä. Osin viivästys johtuu oman organisaation resursoinnin hitaudesta ja puutteista, joita on paikattu ostopalveluina allokoiden hankkeissa käytettyjä Kuntien Tieralta hankittuja resursseja tekemään alun perin Turulle määritettyjä tehtäviä.

Hankkeen kustannusarvio ja rahankäyttösuunnitelma

Kaupunki on päättänyt hankkia SAP-toiminnanohjausjärjestelmän versiopäivitysprojektin suunnittelu- ja toteutustyön sekä tarvittavat uudet ohjelmistolisenssit käyttömaksuineen Kuntien Tiera Oy:ltä.

Alkuperäisessä vuoden 2020 rahankäyttöpäätöksessä asetettiin ylärajaksi 3.865.000 € kuluvalle vuodelle 2020 ja vuonna 2021 arvioitiin vielä tarvittavan lisähankintoja 1.530.000 € arvosta.

Alkuperäinen vuosikohtainen rahankäyttösuunnitelma:

Päätöstä tehtäessä ei ollut tiedossa missä laajuudessa on tarpeen tukeutua Sarastia Oy:n asiantuntijapalveluihin uuden järjestelmän kehittämiseksi. Sarastia Oy:n kehittämisosuus on osoittautunut suuremmaksi kuin muuten operatiivisella palvelusopimuksella on toisaalla sovittu kehitystehtäviin käytettäväksi ja siksi on tarpeen ostaa Sarastia Oy:ltä asiantuntijapalveluita erikseen Turun ja Sarastian välisen palveluhinnaston mukaisilla hinnoilla yhteensä enintään 100.000 € vuodelle 2020.

Hankkeen aikataulun muuttaminen aiheuttaa lisäkustannuksia n. 1,4 miljoonaa euroa. Tämän lisäksi vuoden 2022 tarpeet ovat tarkentuneet ja laskelmassa varaudutaan jatkokehitykseen sekä SF Learning moduulin käyttöönottoon. Uusi arvio, jonka perusteella Aura-hankkeen rahoituspäätöstä on tarpeen tarkistaa:

Hankinnat suoritetaan: kohdat a) ja b) Kuntien Tiera Oy ja kohta c) Kuntien Tiera Oy 176.000 €, Sininen Polku Oy 140.000 € ja Sarastia Oy 50.000 €.

Aura- ja Dynamohankkeet ylittävät alkuperäisen aikataulun ja budjetin n. 25 %.

Tarkistettu vuosikohtainen rahankäyttösuunnitelma:

Esitys

Tarkistetaan Aura-hankkeen rahoituspäätöstä ja rahankäyttösuunnitelmaa siten, että vuoden 2021 määräraha on 2.936.000 euroa.

Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 11603 KH/Tietojärjestelmien kehittäminen, investointitilaus 102745 Talous- ja henkilöstöhallinnon kehittäminen.