The Tall Ships Races 2021 -tapahtuman projektipäällikkö Kimmo Hyyppä, projektijohtaja Janne Laine ja projektikoordinaattori Sari Haavisto sekä konsernihallinnon hankintapalveluiden osuus projektipäällikkö Tapani Järvinen 3.2.2021:

Turun kaupungin hallintosäännön 40 § 14 kohdan mukaan kaupunginjohtajan tehtävänä on päättää asioista, joita ei ole annettu muun toimielimen tai viranhaltijan tehtäväksi. Hallintosäännön 65 §:n mukaan viranhaltijalla on oikeus siirtää hänelle tässä hallintosäännössä annettua toimivaltaa muulle viranhaltijalle. Turun kaupunginjohtaja on päätöksellään 4.6.2020 § 155 päättänyt myöntää The Tall Ships Races 2021 -tapahtuman ohjausryhmän (Port Committee:n) puheenjohtajalle tapahtuman määrärahojen hyväksymis- ja hankintavaltuudet.

Turun kaupungin Konsernihallinnon Hankintapalvelut on pyytänyt tarjouksia turvallisuuspalveluista (sisältäen turvapäällikön, turvallisuussuunnitelman sekä muut ennakkotyöt ja tapahtuman aikaisen järjestyksenvalvonnan, ensiavun, liikenteenohjauksen ym. tarjouspyynnössä kuvatut palvelut ja tuotteet) Turussa heinäkuussa 2021 järjestettävään The Tall Ships Races 2021 -tapahtumaan.

Hankinnassa on kyse ns. pienhankinnasta, joka alittaa hankintalain 12 luvun mukaisille muille erityisille palveluhankinnoille (liite E) säädetyn kansallisen kynnysarvon ja tarjouspyyntö on lähetetty vain rajatulle määrälle palveluntuottajia.

Tarjouspyyntö lähetettiin valituille viidelle tarjoajalle 22.12.2020 Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin 14.1.2021 ja samana päivänä tarjouspyynnöstä julkaistiin korjausilmoitus.

Annettuun määräaikaan 22.1.2021 klo 11.00 mennessä saatiin kolme (3) tarjousta. Tarjouksen antoivat:

·        Local Crew Oy

·        Panda Turva Oy

·        X-Sec Group Oy

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osatarjouksia ei hyväksytä ja että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että mainitut hankintamäärät ovat arvioita tarpeesta ja tarkentuvat tapahtuman lähestyessä. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyyn hankintamäärään.

Voittaneesta tarjoajasta tulee yksi tapahtuman pääyhteistyökumppaneista ja saa käyttöönsä aseman mukaiset oikeudet ja vastikkeet.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään sopimus yhden palveluntuottajan kanssa.

Tarjoukset arvioitiin kolmessa vaiheessa:

1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjotulla turvapäälliköllä tulee olla kokemusta viranomaisyhteistyöstä ja turvapäällikkönä toimimisesta vähintään viidestä (5) suuresta yleisötapahtumasta viimeisen 3 vuoden aikana. Suureksi yleisötapahtumaksi tarjouspyynnössä kerrottiin hyväksyttävän kaikki ne tapahtumat, joissa päiväkohtainen kävijämäärä on yli 30 000 henkilöä. Tarjoajan tuli tarjouksessaan antaa selvitys tarjoamastaan turvapäälliköstä, tämän koulutuksesta ja kokemuksesta.

Panda Turva Oy:n antaman selvityksen toimesta on tarkastettu referenssiksi mainittujen tapahtumien yleisömäärää sekä turvapäällikkönä toiminutta henkilöä tapahtumien järjestäjätaholta. Tarkastuksen jälkeen on todettu, että vain 3 mainituista referensseistä täyttää tarjouspyynnön vaatimuksen yli 30 000 henkilön päiväkohtaisesta kävijämäärästä eikä kyseisten tapahtumien järjestäjiltä ole myöskään saatu todennettua, että tarjottu turvapäällikkö olisi toiminut kyseisissä tapahtumissa turvapäällikkönä.

Edellä mainituin syin Panda Turva Oy ei täytä tarjouspyynnössä tarjoajalle asetettuja kelpoisuusvaatimuksia, joten tarjoaja on suljettava tarjouskilpailusta pois.

Muiden tarjoajien todettiin täyttävän tässä hankintamenettelyssä tarjoajien kelpoisuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Tarjoukset arvioitiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Valintaperusteeksi ilmoitettiin kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että annetuista tarjouksista valitaan vertailuhinnaltaan edullisin.

Tarjousten vertailuhinta lasketaan seuraavasti: palveluiden kokonaishinta - tarjoajan näkyvyyspaketille antama alennus.

Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä.

Liite 1                                  Tarjousten vertailutaulukko

Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antoi Local Crew Oy.

Ehdotamme, että turvallisuuspalvelut The Tall Ships Races 2021 -tapahtumaan hankitaan Local Crew Oy:ltä tarjotuin hinnoin sekä muutoin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Port Committee:n puheenjohtaja, omistajaohjausjohtaja Jarkko Virtanen:

PäätösPäätin, että turvallisuuspalvelut The Tall Ships Races 2021 -tapahtumaan hankitaan Local Crew Oy:ltä tarjotuin hinnoin sekä muutoin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköjä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla. Päätös voi muuttua tehdyn hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen tiedoksi.

Jarkko Virtanen

omistajaohjausjohtaja

Oikaisuvaatimusohje liitteenä

Lisätietoja: Projektipäällikkö Tapani Järvinen, puhelin 044 907 5896