Vahinkotapahtumia koskeva menettelytapaohje

1.    Ohjeen tarkoitus

Tämä yleisohje koskee Turun kaupungille tehtyjen vahingonkorvausilmoitusten ja -vaatimusten käsittelyä. Eri vahinkolajeista on laadittu erillisiä yksityiskohtaisempia menettelytapaohjeita.

2.    Yleistä

Turun kaupungille saapuneiden vahinkoilmoitusten ja vahingonkorvausvaatimusten sekä vahingonkorvausasioiden käsittelystä ja valmistelusta vastaavat nimetyt henkilöt toimialoilla, konsernihallinnossa ja konsernihallinnon lakipalveluissa. Vahinko- ja vahingonkorvausasioiden käsittelyn ohjeistus kuuluu kansliapäällikölle ja valvontavastuu riskienhallintapäällikölle. Vakuutusyhtiön ja Turun kaupungin välisen sopimuksen valvontavastuu kuuluu riskienhallintapäällikölle sopimusyhteyshenkilönä.

Vahinkotapahtumien käsittelyssä on huomioitava Turun kaupunkistrategian mukainen asukas- ja asiakaslähtöisyys.

3.    Tietosuoja ja -turva

Vahinkotapahtumien yhteydessä käsitellään arkaluontoisia henkilötietoja. Käsittelyssä on noudatettava tietosuojalainsäädäntöä sekä Turun kaupungin antamia sisäisiä ohjeita tietosuojasta ja tietoturvasta. Kaikki dokumentaatio tulee suojata tai tallentaa sellaiseen paikkaan, joihin vain rajatuilla ja tarkasti määritellyillä henkilöillä on pääsy.

Henkilövahingon yhteydessä ei tallenneta vahinkoasiaan liittyviä lääkärinlausuntoja, potilaskertomuksia, epikriisejä eikä mahdollisia kuvia vahingosta aiheutuneista vammoista. Joutseneen kirjataan edellä mainitussa tapauksessa huomautuskenttään ja asian tietoihin, että kyseiset asiakirjat nähty ja toimitettu vakuutusyhtiölle ja hävitetty tietosuojalain mukaisesti.

4.    Asian saattaminen vireille ja dokumentointi

Turun kaupungille saapunut vahingonkorvausvaatimus tulee viipymättä kirjata JoutseNet- asianhallintajärjestelmään. Asia jaetaan kirjaamosta valmistelijalle, mikäli asia ei ole jo vireillä valmistelijalla. JoutseNetiin tallennetaan vahingonkorvausvaatimuksen lisäksi mahdollinen ilmoitus vakuutusyhtiöön, vakuutusyhtiön lisäselvityspyyntö ja kaupungin vastaus lisäselvityspyyntöön, lausuntopyyntö lakimiehelle, vakuutusyhtiön ja/tai kaupungin tekemä päätös, vahinkoa kärsineen esittämä oikaisuvaatimus sekä tarvittaessa muu ratkaisun kannalta oleellinen selvitys kuten vahinkopaikan kunnossapitoa koskeva urakoitsijan ja kaupungin selvitys. Dokumentit salataan kyseisen toimialan suojausryhmää käyttäen.

Dotku toimii johdon raportoinnin ja valvonnan tukena ja sinne kirjataan keskitetysti kaikkien toimialojen saapuneet vahinkoilmoitukset ja vahingonkorvausvaatimukset. Valmistelija laatii asian vireille tulon yhteydessä Dotkuun tehtäväkortin sille varattuun suojattuun työtilaan. Tehtäväkorttiin kirjataan huolellisesti käsittelyn kannalta tarpeelliset tiedot sekä raportoinnin ja seurannan kannalta merkittävät tiedot kuten toimiala, vahinkotyyppi, korvattu määrä ja korvauksen maksaja. Dotkuun tallennetaan lisäksi kaikki asian valmisteluun ja päätöksentekoon liittyvä kirjeenvaihto sekä muu dokumentaatio, mitä ei ole tarpeen kirjata JoutseNetiin.

5.    Valmistelu 

Vahinkoasioiden valmistelu ja käsittely on keskitetty nimetyille henkilöille, joiden riittävistä sijaisjärjestelyistä on huolehdittava. Valmistelu tapahtuu viivytyksettä ja tarvittaessa yhteistyössä lakipalveluiden lakimiesten kanssa. Valmistelija huolehtii riittävän dokumentaation hankkimisesta kaupungin päätöksenteon ja vakuutusyhtiön ilmoituksen tueksi.

Sähköpostikirjeenvaihto asiakkaan ja vakuutusyhtiön kanssa on tarkoituksenmukaista keskittää mahdollisimman paljon vahingonkorvausasioille perustutun keskitetyn sähköpostin kautta tapahtuvaksi, jotta viestit eivät jää yksittäisen käsittelijän henkilökohtaiseen sähköpostiin.

Vahinkoilmoitus ei välttämättä johda vahingonkorvausvaatimukseen. Tällöin asiaa ei viedä päätöksentekoon. Valmistelijan on kuitenkin huolehdittava, että toimiala saa tarpeellisen tiedon vastaavanlaisen vahingon ehkäisemiseksi.

Valmistelijan tulee huolehtia, että ilmoitus vakuutusyhtiölle tehdään ennen korvausvaatimuksen vanhentumista. Ilmoitus on tehtävä yhden (1) vuoden sisään siitä, kun kaupunki on saanut yksilöidyn korvausvaatimuksen.Mikäli valmistelija ilmoittaa vakuutusyhtiölle vahingosta vanhentumisen katkaisemiseksi, täytetään hakemuksen ”Lisätietoja”-kohtaan, että vahinko ilmoitetaan ennakkotietona vanhentumisen katkaisemiseksi ja että kaupunki ei pyydä käsittelyä tässä vaiheessa.  

6.    Ilmoitus vakuutusyhtiölle

 Vakuutusyhtiö laskuttaa 1.1.2021 alkaen kaupungilta 1000 euron käsittelymaksun. Kaupungin omavastuu on työharjoittelijavahingoissa 1000 euroa vahinkotapahtumaa kohden ja muissa esine- ja omaisuusvahingoissa 2000 euroa vahinkoa kohden. Tämän vuoksi 2000 euron tai sen alle olevan esine- tai omaisuusvahingon osalta ei tehdä ilmoitusta vakuutusyhtiöön, ellei kyseessä ole työharjoittelijavahinko, jonka osalta euroraja on 1000 euroa, tai kyseessä on henkilövahinko. Henkilövahingon osalta tehdään aina hakemus vakuutusyhtiölle viipymättä eurorajasta riippumatta.

Vakuutusyhtiöön tehdään ilmoitus, milloin on kyse

-       yli 2000 euron esine- tai omaisuusvahingosta

-       yli 1000 euron työharjoittelijavahingosta tai

-       henkilövahingosta.

Ilmoitus vakuutusyhtiöön tehdään sille tarkoitetulla lomakkeella ja toimitetaan vakuutusyhtiöön sähköpostitse.

Vakuutusyhtiö ottaa jatkossa käsittelyyn ainoastaan sellaiset hakemukset, jotka tulevat etukäteen kaupungin vakuutusyhtiölle nimeämiltä henkilöiltä. Mikäli hakemus saapuu vakuutusyhtiölle muulta kuin etukäteen nimetyltä henkilöltä, varmistaa vakuutusyhtiö kaupungilta, onko kyseisellä henkilöllä oikeus tehdä kaupungin nimissä hakemusta.

7.    Korvauspäätös

Vakuutusyhtiö tekee korvauspäätöksen sille ilmoitetuista vahinkotapahtumista. Myös kaupunki tekee asiasta oman päätöksensä.

Mikäli asiasta ei tehdä ilmoitusta vakuutusyhtiölle (enintään 2000 euron esine- tai omaisuusvahingot tai enintään 1000 euron työharjoittelijavahinko), tehdään päätös suoraan kaupungin toimesta.

Päätöksen asiasta tekee valmistelijan ja/ tai lakimiehen esityksestä hallintosäännössä nimetty viranhaltija, ellei toimivaltaa ole siirretty edelleen. Toimivalta vastuuvakuutusta koskevien vahingonkorvausasioiden osalta:

Enintään 1000 euroa

Yli 1000, mutta enintään 10000 euroa

Yli 10000 euroa

8.     Oikaisuvaatimus päätökseen

Kunnan viranhaltijan tekemästä päätöksestä vahingonkorvausvaatimuksen esittäjällä on oikeus tehdä oikaisuvaatimus ja sen jälkeen kunnallisvalitus hallinto-oikeuteen. Lakipalvelut auttaa tarvittaessa valitusprosessin käsittelyssä.