Yhteistyösopimus Kunta10-tutkimuksesta

1.Sopijapuolet ja Projektin tiedot

Jäljempänä yhdessä ”Sopijapuolet” ja erikseen ”Sopijapuoli”.

Tässä sopimuksessa seuraavilla käsitteillä on alla kuvattu merkitys

Projekti

Projektilla tarkoitetaan tämän sopimuksen kohdetta, eli Kunta10-tutkimusta.

Kyselyaineisto

Kyselyaineisto tarkoittaa tämän sopimuksen mukaisesti Tutkimuskunnista kerättyä henkilöstökyselyaineistoa.

Rekisteriaineisto

Rekisteriaineisto tarkoittaa Tutkimuskunnan henkilöstörekisteristä poimittavaa tietoa.

Tulosaineisto

Tulosaineisto tarkoittaa aikaansaatua tulosta. Tulosaineistolla ei tarkoiteta kysely- ja rekisteriaineistoja. Tulos voi olla raportti, julkaisu tai esimerkiksi kyselyaineiston perusteella jatkojalostettu työyksikkötason tulospalaute.

2.Sopimuksen tarkoitus ja tausta

Tässä sopimuksessa Sopijapuolet sopivat Tutkimuskunnan osallistumisesta Kunta10-tutkimukseen sekä sopivat tutkimuksen toteutuksesta, kysely- ja rekisteriaineistojen käsittelystä, tietosuojasta sekä Sopijapuolten välisestä yhteistyöstä.

Työterveyslaitoksen Kunta10-tutkimus on vuonna 1997 alkanut laaja ja monitieteinen pitkittäistutkimus, jossa seurataan 11 tutkimuskunnan - Helsinki, Espoo, Vantaa, Tampere, Turku, Oulu, Naantali, Raisio, Nokia, Valkeakoski ja Virrat - henkilöstön hyvinvointia ja tutkitaan tähän vaikuttavia tekijöitä.

3.Projektin kohde ja tavoitteet

Tutkimuksessa seurataan Tutkimuskuntien henkilöstöä keräämällä joka toinen vuosi kyselyaineistoa kattaen Tutkimuskuntien koko vakituisen henkilöstön sekä pitkäaikaisen määräaikaisen henkilöstön ja sijaiset. Työterveyslaitos kartoittaa kyselyillä työtä, työjärjestelyjä, -yhteisöä sekä johtamista ja esimiestyötä sekä henkilöstön terveyttä, työkykyä ja hyvinvointia Tutkimuskunnassa. Kyselyn lisäksi Tutkimuskunnat keräävät ja toimittavat vuosittain tietoja Tutkimuskuntien henkilöstörekistereistä Työterveyslaitokselle:

Nimi, henkilötunnus, ammattinimike, palvelusuhteen luonne, koko/osa-aikaisuus, osa-aikaisilta työaika (%), kustannuspaikka, työpaikan nimi, työsähköpostiosoite, kielikoodi, työsuhteen ja sen keskeytysten alku- ja loppupäivämäärät ja syykoodit sekä palkanmaksuun liittyvät poissaolotiedot (sisältäen sairauspoissaolotiedot).

Tutkimuskunnat voivat hyödyntää kyselyjen ja henkilöstörekisterin perusteella saatavia tuloksia työhyvinvoinnin strategisessa johtamisessa ja henkilöstön hyvinvoinnin pitkäaikaisessa seurannassa verraten tuloksiaan myös valtakunnalliseen trendiin kunta-alalla. Työterveyslaitos selvittää tieteellisissä tutkimuksissa mahdollisesti muiden tutkimusorganisaatioiden kanssa työn pitkäaikaisia vaikutuksia terveyteen ja hyvinvointiin myös kansallisten terveysrekistereiden avulla. Työterveyslaitos on vastuussa siitä, että sillä on voimassa olevat luvat kansallisten terveysrekistereiden sisältämien tietojen käyttöön. Työterveyslaitos jatkaa aktiivista tiedonkeruuta niin kauan, kuin Tutkimuskunnat haluavat olla siinä osallisina, ainakin vuoteen 2030.

Tieteellisen tutkimuksen tavoitteena Työterveyslaitoksella on mm.

•Selvittää, miten työn piirteet ja psykososiaaliset tekijät ennustavat kuntasektorin henkilöstön työkyvyttömyyttä, terveyttä ja sairastavuutta, lääke- ja terveyspalvelujen käyttöä ja kuolleisuutta

•Selvittää, mitkä tekijät muokkaavat näitä yhteyksiä

•Määrittää mekanismeja, joiden kautta terveysvaikutukset välittyvät (esim. terveyskäyttäytyminen, terveyspalvelujen käyttö, biologiset mekanismit)

•Tunnistaa terveyshaittojen ja psykososiaalisten kuormitustekijöiden suhteen keskeisiä riskiryhmiä

•Arvioida erilaisten keinojen tehoa (esim. kuntoutus ja muut työkyvyn tukitoimet, organisaatiointerventiot) terveysongelmien ehkäisyssä ja terveyden ja työkyvyn edistämisessä kuntasektorilla

•Kehittää riskiennustemalleja psykososiaalisten, terveys- ja työkykyriskien hallintaan.

4.Projektin rahoitus ja tilinpito

Projektin rahoitus on kohdan 1 mukainen. Työterveyslaitos on sitoutunut Kunta10-tutkimushankkeeseen omarahoitusosuudella, joka on enintään kolmannes hankkeen kokonaiskuluista. Tutkimuskunnat rahoittavat tutkimusta kohdan 1 mukaisesti. Tutkimuskunta osallistuu kyselyaineistojen keräämisestä ja tallentamisesta sekä aineistojen käsittelystä ja tulosten raportoinnista aiheutuviin kustannuksiin.

Työterveyslaitoksen ja Tutkimuskuntien lisäksi Kunta10-tutkimushanketta ovat rahoittaneet tutkimusrahoittajat, kuten Työsuojelurahasto ja Suomen Akatemia sekä järjestö- ja liittotoimijat. Nämä rahoitukset eivät ole säännöllisiä luonteeltaan. Tieteellisen tutkimuksen suorittajat noudattavat mainittujen julkisten rahoittajien ehtoja EU:n tietosuoja-asetusta sekä voimassa olevaa Suomen tietosuojalainsäädäntöä tietojen käsittelyssä ja tutkimusta suorittaessaan.

Tutkimuskunnat vastaavat kukin itse henkilöstörekisteritietojen poiminnasta ja sen aiheuttamista kustannuksista sekä erityistoiveista johtuvista lisäkustannuksista erikseen sovittavalla tavalla.

Tutkimuskunta suorittaa sovitut rahoitusosuudet vuosittain laskutukseen perustuen. Työterveyslaitos laskuttaa maksun vuosittain yhdessä erässä kunkin vuoden joulukuun 15. päivänä. Maksuehto on 30 päivää laskun päiväyksestä, ellei toisin ole sovittu. Edellä olevat hinnat ovat arvonlisäverottomia.

5.Yhteistyön periaatteet ja keskeiset tehtävät

Tutkimuskunta huolehtii siitä, että Työterveyslaitoksen ja muiden tutkimusorganisaatioiden tutkijat (mainittu Liitteessä 1) saavat käyttöönsä tutkimuksen tekemiseen tarvittavat ja sitä koskevat tiedot ja asiakirjat ja että se sallii työntekijöidensä osallistua Kunta10-tutkimukseen sovitulla tavalla. Työterveyslaitos hankkii Tutkimuskunnan työntekijöiltä kyselyn yhteydessä suostumuksen siihen, että kyselyvastauksen saa yhdistää eri rekisteritietoihin tieteellistä tutkimusta varten. Tutkimuskunnan yhteyshenkilö Tutkimuskunnasta osallistuu myös Projektin ohjausryhmän työskentelyyn erikseen sovittuina ajankohtina.

Työterveyslaitos vastaa kyselyn suunnittelusta ja toteuttamisesta sovitun aikataulun mukaisesti yhteistyössä Tutkimuskunnan kanssa. Työterveyslaitos vastaa myös kyselytulosten raportoinnista sähköisen palauteportaalin kautta. Tutkimuskuntaa koskevat kyselytulokset raportoidaan kaikilla organisaatiotasoilla työyksikkötasolle asti. Jotta yksittäisen henkilön vastaukset eivät voi missään tapauksessa erottua, raportoinnissa noudatetaan tutkimuseettisistä syistä periaatetta, jossa tulokset raportoidaan vasta organisaatiotasolla, jossa on vähintään 10 vastaajaa. Tästä poikkeuksena on portaalin ns. ”sijoitusraportti”, jossa myös 5–9 vastaajan työyksiköt saavat tiedon sijoituksestaan suhteessa ylempiin organisaatioyksikköön, mutta eivät tarkkoja tuloksia. Arkaluonteisten, sensitiivisten kysymysten osalta rajaksi on Kunta10-tutkimuksen ohjausryhmän kanssa sovittu 30 vastaajaa. Terveystiedot raportoidaan Tutkimuskuntatasolla sekä taustamuuttujittain, jos vastaajia on ryhmässä vähintään 50. Terveystietoja ei raportoida eri organisaatiotasoille/työyksiköihin. Palauteportaali sisältää vertailutiedot aiempiin kyselyihin sekä Tutkimuskuntiin yhteensä (Kunta10-taso). Työterveyslaitos tukee Tutkimuskuntaa tulosten hyödyntämisessä ja järjestää palautetilaisuuksia kyselyn jälkeen Tutkimuskunnan johtoryhmälle ja toimialajohdoille ja esimiehille sen mukaisesti, mitä yhteisesti sovitaan.

Työterveyslaitos toimittaa vuosittain Tutkimuskuntiin henkilöstörekisterin tietojen pohjalta tehdystä sairauspoissaoloseurannasta sairauspoissaolojen kehitystä kuvaavat trendit Kunta10-tutkimuksen ohjausryhmässä sovitun mukaisesti.

Kysely- ja rekisteriaineistoja ei voi käyttää sellaisissa hankkeissa, joissa Työterveyslaitos ei ole osapuolena mukana, ellei Työterveyslaitos ole antanut tällaisen käyttöön erikseen kirjallista lupaa.

6.Salassapito

Sopijapuolen toiselta Sopijapuolelta saama tai Projektiin osallistuvilta yhteistyöorganisaatioilta saama tieto tai aineisto, jonka luovuttava taho on luovuttanut toiselle Sopijapuolelle selkeästi luottamukselliseksi merkittynä, on luottamuksellista (jäljempänä ”luottamukselliset tiedot”).

Sopijapuoli sitoutuu pitämään luottamukselliset tiedot salassa, olemaan luovuttamatta luottamuksellisia tietoja kolmansille osapuolille sekä olemaan käyttämättä luottamuksellisia tietoja muuhun tarkoitukseen kuin tämän Sopimuksen mukaisten oikeuksiensa ja velvoitteidensa täyttämiseen.

Luottamuksellisia tietoja eivät kuitenkaan ole sellaiset tiedot, joiden vastaanottanut Sopijapuoli osoittaa:

a) olleen julkisia tai yleisesti saatavilla olevia tietojen vastaanottohetkellä,

b) tulleen julkisiksi tai yleisesti saatavilla oleviksi tietojen vastaanottohetken jälkeen muusta kuin vastaanottaneen Sopijapuolen vastuulla olevasta syystä,

c) olleen Sopijapuolen hallussa tietojen vastaanottohetkellä ilman tiedot luovuttaneen tahon asettamaa salassapitovelvollisuutta,

d) saaneensa haltuunsa tietojen vastaanottohetken jälkeen kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta, tai

e) kehittäneensä itsenäisesti tai yhdessä kolmannen kanssa tämän Sopimuksen ulkopuolella loukkaamatta tämän Sopimuksen ehtoja

Lisäksi salassapitovelvollisuus ei estä luottamuksellisten tietojen luovuttamista lainsäädännön tai viranomaismääräysten perusteella.

Tämän kohdan mukaiset velvollisuudet säilyvät voimassa tämän Sopimuksen päättymisestä huolimatta kymmenen (10) vuotta tiedon luovuttamisesta, ellei laissa edellytetä pidempää salassapitoaikaa.

7.Tietosuoja

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on sopimuksen mukaisen tulospalautteen tuottaminen Tutkimuskunnalle sekä tieteellinen tutkimus työn piirteiden ja työhön liittyvien tekijöiden yhteydestä henkilöstön työkykyyn, terveyteen ja hyvinvointiin. Kunta-alan henkilöstön työhön liittyviä tekijöitä ja terveyttä seurataan kyselyin sekä terveysrekisterien avulla.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan sekä tietosuojalain 4.1.3 §:n mukaisesti yleistä etua koskeva tieteellinen tutkimus.

Sopijapuolet ovat velvollisia noudattamaan niitä koskevaa voimassa olevaa lainsäädäntöä, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Suomen kansallista tietosuojalakia. Tämän lisäksi Sopijapuolet ovat velvollisia ottamaan toiminnassaan huomioon muut tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät säännökset ja määräykset.

Sopijapuolet huolehtivat, riippuen tehtävistään tutkimuksessa, sovellettavan lainsäädännön mukaisesta rekisteröidylle kohdennettavasta tiedottamisesta.

Sopijapuolet sopivat henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojaan liittyvistä vastuista Liitteen 3 mukaisesti, tai tarvittaessa tarkemmin erikseen.

8. Aineistojen ja tulosten omistus- ja käyttöoikeudet

Projektin tulosten omistusoikeus ja kaikki immateriaalioikeudet kuuluvat Työterveyslaitokselle. Tutkimuskunta siirtää tällä Sopimuksella kaikki tuloksiin kohdistuvat immateriaalioikeudet lain mukaan siirrettävissä olevilta osin, mukaan lukien muokkaamis- ja edelleen luovutusoikeus, Työterveyslaitokselle. Tutkimuskunnalla on Projektin tuloksiin rinnakkainen ei-yksinomainen käyttöoikeus omassa toiminnassaan.

Tutkimuskunnalla on oikeus saada tieto kaikista tutkimuksen perusteella syntyvistä raporteista, selvityksistä ja muista tuloksista. Työterveyslaitoksella on vastaavasti velvollisuus raportoida näistä tuloksista siten, että kuntien toivomukset pyritään toteuttamaan mahdollisuuksien mukaan tutkimusetiikkaa noudattaen. Raportoinnin yleisperiaatteet sovitaan tutkimuksen ohjausryhmässä, joka koostuu tutkijoista ja tutkimuskuntien edustajista.

Tutkimuskunnalla on julkaisuoikeudet oman organisaationsa tulosraportteihin, kuitenkin siten että Työterveyslaitoksen oikeuksia ei loukata eikä muiden organisaatioiden tuloksia julkisteta. Tulosten julkaiseminen tulee tapahtua niin, että käy selkeästi ilmi mikä on Työterveyslaitoksen tekemää tai lausumaa, ja mikä on Tutkimuskunnan tekemää tai tulkitsemaa. Tutkimuskunta voi omien tulostensa pohjalta valmistella ja julkaista omaa tiedotus- tai koulutusmateriaalia.

Työterveyslaitoksella on pysyvä oikeus käyttää Tutkimuskunnan kysely- ja rekisteriaineistoja ja tulosaineistoa myös muissa hankkeissa osana suomalaista vertailuaineistoa sekä tieteellisessä tutkimuksessa, siten ettei yksittäisiä vastaajia eikä organisaatioita eikä niiden työyksiköitä voida tunnistaa. Työterveyslaitoksen Projektin aikana keräämät aineistot jäävät Työterveyslaitoksen haltuun ja niitä koskee tämän sopimuksen mukainen salassapitovelvollisuus. Työterveyslaitos voi ne asianmukaisesti hävittää, kun se katsoo, että niitä ei enää tarvita. Työterveyslaitoksella on oikeus julkaista tutkimusaineistoon perustuvat tieteelliset tulokset tieteellisissä aikakauslehdissä, kirjoissa ja konferenssijulkaisuissa. Tieteelliset julkaisut tehdään siten, ettei Tutkimuskuntaa tai sen työntekijöitä voida niistä tunnistaa, ellei erikseen toisin sovittu.

Tieteelliset tutkimustulokset ovat julkisia eikä tutkimuksen rahoittajilla tai Tutkimuskunnalla ole mahdollisuutta päättää niiden julkaisemisesta tai julkaisematta jättämisestä. Tutkimuksen tuloksista tiedotettaessa lähtökohta on, että Työterveyslaitos esittää tutkimuksen tulokset ensin kullekin Tutkimuskunnalle. Tarvittaessa Työterveyslaitos voi tiedottaa Kunta10-tutkimusaineistosta julkisuuteen yhdistetyn aineiston osalta. Työterveyslaitos ei kuitenkaan anna Kunta10-tutkimusaineistosta julkisuuteen kuntakohtaisia vertailulukuja eikä yksittäisiä kuntia koskevia tietoja, ellei muuta ole osallistuvien kuntien kanssa sovittu. Tutkimuskunnilla on myös oikeus tiedottaa itseään koskevista tutkimuksen tuloksista julkisesti.

9.Sopimus, voimassaolo ja muuttaminen

Tämä Projektiyhteistyösopimus tulee voimaan Sopijapuolten allekirjoitettua sen ja on voimassa toistaiseksi, ellei seuraavista ehdoista muuta johdu:

1) Jos Tutkimuskunta ei jonakin vuonna voi varata tämän sopimuksen edellyttämää rahoitusta tutkimukseen, sopimus katsotaan päättyneeksi tätä koskevan ilmoituksen lähettämisestä Työterveyslaitokselle.

2) Jos Kunta 10 –tutkimus ei Tutkimuskunnasta riippumattomista syistä toteudu sovitulla tavalla tai sovitussa aikataulussa, Tutkimuskunnalla on oikeus irtisanoa sopimus kuukauden irtisanomisajalla.

3) Jos Työterveyslaitos ei käytä Tutkimuskunnan Kunta10 –tutkimuksen tukemiseen myöntämiä varoja tämän sopimuksen tai Kunta 10 -tutkimusohjelman mukaisesti, Tutkimuskunnalla on oikeus purkaa sopimus päättymään välittömästi. Tutkimuskunnan vaatimuksesta Työterveyslaitoksen on tällöin maksettava takaisin ne varat, joita on käytetty tämän sopimuksen tai Kunta 10 –tutkimusohjelman vastaisesti.

Mikäli Projektin työ on alkanut ennen Sopimuksen allekirjoittamista, Sopimuksella on takautuva vaikutus tutkimustyön aloituspäivästä lähtien.

Sopimuksen liitteet:

Liite 1, Tutkimuksen tietosuojailmoitus

Liite 2, Tutkimussuunnitelma, jolle on saatu HUS:n eettisen toimikunnan puoltava lausunto 12.8.2020

Liite 3, Työterveyslaitoksen henkilötietojen käsittelyn ehdot

Mikäli Sopimuksen ja sen liitteiden välillä on eroavaisuuksia, sovelletaan ensin tätä Sopimusta ja sen jälkeen liitteitä numerojärjestyksessä siten, että Liite 1 on ensisijainen.

Tämä Sopimus liitteineen muodostaa Sopijapuolten välisen koko sopimuksen käsillä olevasta asiasta ja korvaa mahdolliset muut samaa asiaa koskevat Sopijapuolten väliset aikaisemmat sopimukset, kirjeenvaihdon, välipuheet ja keskustelut.

Muutokset tähän Sopimukseen ollakseen päteviä tehdään kirjallisesti Sopijapuolten toimivaltaisten edustajien allekirjoituksin.

10.Vahingonkorvaukset

Sopijapuoli vastaa toiselle Sopijapuolelle aiheuttamastaan välittömästä vahingosta. Sopijapuoli ei vastaa epäsuorasta tai välillisestä vahingosta, ellei kyse ole toisen salassapitovelvoitteiden rikkominen. Sopijapuolen vastuun ylärajana toista sopijapuolta kohtaan on kaikissa tapauksissa yhteensä enintään 30 000 €. Vastuunrajoitukset eivät kuitenkaan koske vahinkoja, jotka on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella.

Vahingonkorvausvaatimukset Sopijapuolta kohtaan on esitettävä yhden (1) vuoden kuluessa hetkestä, jolloin vahinko tuli korvausta hakevan Sopijapuolen tietoon. Sopijapuolten vahingon korvausvaateet on kuitenkin esitettävä viimeistään vuoden kuluttua sopimuksen lakkaamisesta.

Sopijapuolet eivät vastaa toisen Sopijapuolen Projektiin osallistuville yhteistyöorganisaatioille aiheuttamista vahingoista, joista kumpikin Sopijapuoli vastaa itse ko. tahoa kohtaan.

Sopijapuolelle ei synny korvausvelvollisuutta, jos vahinko on syntynyt vahingonaiheuttanutta Sopijapuolta kohdanneen ylivoimaisen esteen vaikutuksesta. Ylivoimainen este on ennalta arvaamaton tapahtuma, joka estää tai tekee kohtuuttoman vaikeaksi Sopijapuolen sopimusvelvoitteiden täyttämisen määräajassa. Tällaisia tapahtumia ovat sota, kapina, luonnonmullistus, yleinen energianjakelun keskeytyminen tai poikkeuksellisen laaja tietoliikenneyhteyksien toimimattomuus, tulipalo, valtion talousarvion tai valtioneuvoston asettama oleellinen rajoitus Sopijapuolen tai julkisen rahoittajan toiminnalle, lakko, saarto tai muu yhtä merkittävä ja epätavallinen Sopijapuolista riippumaton syy.

Sopijapuolen on viipymättä ilmoitettava muille Sopijapuolille ylivoimaisesta esteestä ja sen vaikutuksista sekä ylivoimaisen esteen päättymisestä.

11.Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen

Tähän Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia mukaan lukien kulloinkin voimassa oleva tietosuojalainsäädäntöä ja EU:n tietosuoja-asetusta.

Tästä Sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan Sopijapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli Sopijapuolet eivät pääse sovinnolliseen ratkaisuun, ratkaistaan riidat Helsingin käräjäoikeudessa.

Allekirjoitukset

Tätä Sopimusta on tehty Sopijapuolia vastaava määrä, yksi samasanainen kappale kullekin Sopijapuolelle.

Sopimuksen allekirjoittaneet henkilöt vastaavat siitä, että ovat tässä edustamansa organisaation nimenkirjoittamiseen oikeutettuja.

Työterveyslaitos   Tutkimuskunta

______________________________   ______________________________

Antti Koivula   Minna Arve

Pääjohtaja   Kaupunginjohtaja

Pvm ja paikka   Turku x.x.2021

Henkilötietojen käsittelyn ehdot, liite 3 Kunta10 yhteistyösopimukseen

Tämä sopimusliite tulee osaksi pääsopimusta jäljempänä ”Sopimus”, jonka Tutkimuskunta on
tehnyt Työterveyslaitoksen (TTL) kanssa.

1. Yleistä

1.1. Tässä sopimusliitteessä määritellään Tutkimuskuntaa ja TTL:ää sitovasti ne henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevat sopimusehdot, joiden mukaisesti TTL Tutkimuskunnan toimeksiannosta käsittelee henkilötietoja Tutkimuskunnan puolesta ja lukuun Sopimuksessa olevien sopimusehtojen lisäksi.

1.2. Osapuolet sitoutuvat noudattamaan toiminnassaan soveltuvaa voimassa olevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä.

2. Osapuolten roolit henkilötietojen käsittelyssä

2.1. Tutkimuskunta toimii henkilötietojen käsittelyä    ja tietosuojaa koskevan    lainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä, silloin kun se määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Osapuolet ymmärtävät, että rekisterinpitäjänä Tutkimuskunta saa käyttää ainoastaan sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka toteuttavat riittävät    suojatoimet asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimien täytäntöön panemiseksi niin, että käsittely täyttää voimassaolevan henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvän lainsäädännön vaatimukset ja 25.5.2018 alkaen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimukset, ja että sillä varmistetaan rekisteröidyn oikeuksien suojelu.

2.2. TTL toimii henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevan lainsäädännön tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä, joka käsittelee Tutkimuskunnan henkilötietoja Tutkimuskunnan puolesta ja lukuun. TTL toimii henkilötietojen käsittelijänä sopimuksen mukaisen tulospalautteen tuottamiseksi Tutkimuskunnalle.

2.3. Tutkimuskunta sitoutuu huolehtimaan henkilötietojen käsittelyä    ja tietosuojaa koskevan lainsäädännön mukaisista rekisterinpitäjän velvollisuuksista. TTL avustaa Tutkimuskuntaa, jotta Tutkimuskunta pystyy täyttämään velvollisuutensa vastata rekisteröityjen pyyntöihin. Pyynnöt voivat edellyttää TTL:ltä esimerkiksi avustamista rekisteröidylle tiedottamisessa ja viestinnässä, rekisteröidyn pääsyoikeuden toteuttamisessa, henkilötietojen oikaisemisessa tai poistamisessa, käsittelyn rajoittamisen toteuttamisessa tai rekisteröidyn omien henkilötietojen siirtämisessä järjestelmästä toiseen.

2.4. Henkilötietojen käsittelyn kohde, luonne ja tarkoitus sekä henkilötietojen tyypit ja rekisterinpitäjän ja käsittelijän velvollisuudet    ja oikeudet kuvataan Sopimuksessa. TTL käsittelee Sopimuksen mukaisia henkilötietoja koko Tutkimuskunnan työntekijöiden osalta. TTL sitoutuu noudattamaan Sopimuksessa olevia henkilötietojen käsittelyä koskevia ehtoja ja kuvauksia.

3. Käsittelyn tarkoitus ja peruste

3.1 Osapuolet ovat sopineet, että henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tulospalautteen tuottaminen Tutkimuskunnalle sekä tieteellisen tutkimuksen tekeminen työn piirteiden ja työhön liittyvien tekijöiden yhteydestä henkilöstön työkykyyn, terveyteen ja hyvinvointiin. Henkilötietoja tarvitaan kyselytietojen tekemiseen ja vastausten yhdistämiseen rekisteritietoihin. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan sekä tietosuojalain 4.1.3 ja 6.1.7 §:n mukaisesti yleistä etua koskeva tieteellinen tutkimus. Työterveyslaitoksen lakiin kirjattu tehtävä on harjoittaa ja edistää työn ja terveyden välisen vuorovaikutuksen tutkimusta.

Työterveyslaitos | PL 40, 00032 TYÖTERVEYSLAITOS | puh. 030 4741 | Y-tunnus 0220266-9 | www.ttl.fi    1 / 4

3.2 TTL käyttää luovutettavia tietoja kyselyn tekemiseen sekä tutkimustyössä. Työterveyslaitos käyttää kyselyn tuloksia tieteelliseen tutkimukseen. Kyselytulokset annetaan Tutkimuskunnalle siten, ettei niistä voida tunnistaa yksittäisiä vastaajia.

4. Alihankkijat, jotka käsittelevät henkilötietoja

4.1. TTL ei saa käyttää henkilötietojen käsittelyyn alihankkijan palveluja ilman Tutkimuskunnan antamaa kirjallista ennakkolupaa. TTL:n on tiedotettava Tutkimuskunnalle kirjallisesti kaikista suunnitelluista muutoksista, jotka koskevat henkilötietojen käsittelijöinä toimivien alihankkijoiden lisäämistä tai vaihtamista, ja annettava Tutkimuskunnalle mahdollisuus vastustaa tällaisia muutoksia.

4.2. Siltä osin kuin TTL käyttää toiminnassaan alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja,
alihankintaan sovelletaan Sopimuksen lisäksi tässä sopimusliitteessä kuvattuja ehtoja.

4.3. TTL on vastuussa mahdollisista Tutkimuskunnan henkilötietoja käsittelevien TTL:n alihankkijoiden Sopimuksen, tämän sopimusliitteen tai sovellettavan lainsäädännön taikka EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen rikkomisista tai laiminlyönneistä kuin omistaan. TTL:lla on velvollisuus sopimuksilla sitouttaa käyttämänsä alihankkijat noudattamaan tämän sopimusliitteen ehtoja.

4.4. TTL on vastuussa mahdollisista Tutkimuskunnan henkilötietoja käsittelevien TTL:n alihankkijoiden Sopimuksen, tämän sopimusliitteen tai sovellettavan lainsäädännön taikka EU:n yleisen tietosuoja- asetuksen rikkomisista tai laiminlyönneistä kuin omistaan. Jos tietojen käsittelyä suorittava alihankkija ei täytä tietosuojavelvoitteitaan, TTL on edelleen täysimääräisesti vastuussa suhteessa Tutkimuskuntaan. Jos Tutkimuskunta perustellusti katsoo, että TTL:n alihankkija ei täytä tietosuojavelvoitteitaan, Tutkimuskunnalla on oikeus vaatia TTL:ää vaihtamaan alihankkijaa.

5. Henkilötietojen käsittelijän velvollisuudet

5.1. Henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Sopimuksen ja Tutkimuskunnan antamien ohjeiden mukaisesti.

5.2. Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu varmistamaan, että kaikki sen alaisuudessa toimivat henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus.

5.3. Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu toteuttamaan riskiä vastaavan turvallisuustason varmistamiseksi asianmukaiset tekniset    ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi ottaen huomioon uusin tekniikka ja toteuttamiskustannukset, käsittelyn luonne, laajuus, asiayhteys    ja tarkoitukset sekä    luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvat, todennäköisyydeltään ja vakavuudeltaan vaihtelevat riskit.

5.4. Henkilötietojen käsittelijän on myös toteutettava toimenpiteet sen varmistamiseksi, että jokainen henkilötietojen käsittelijän alaisuudessa toimiva luonnollinen henkilö, jolla on pääsy henkilötietoihin, käsittelee niitä ainoastaan Sopimuksen ja Tutkimuskunnan ohjeiden mukaisesti.

5.5. Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu ilman aiheetonta viivästystä ilmoittamaan Tutkimuskunnalle kaikista rekisteröityjen pyynnöistä, jotka koskevat voimassaolevan lainsäädännön sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisten rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä.

5.6. Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu avustamaan Tutkimuskuntaa asianmukaisilla teknisillä    ja organisatorisilla toimenpiteillä,    jotta Tutkimuskunta pystyy täyttämään velvollisuutensa vastata pyyntöihin, jotka koskevat rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä. Henkilötietojen käsittelijä ymmärtää, että näiden oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voivat edellyttää siltä avustamista rekisteröidylle tiedottamisessa ja viestinnässä, rekisteröidyn pääsyoikeuden toteuttamisessa, henkilötietojen oikaisemisessa tai poistamisessa, käsittelyn rajoittamisen toteuttamisessa ja/tai henkilötietojen siirtämisessä järjestelmästä toiseen. Ellei näiden tehtävien ole sovittu sisältyvän Sopimuksen mukaisiin palveluihin ja niistä veloitettaviin

Työterveyslaitos | PL 40, 00032 TYÖTERVEYSLAITOS | puh. 030 4741 | Y-tunnus 0220266-9 | www.ttl.fi    2 / 4

maksuihin, TTL:lla on oikeus veloittaa kohtuulliset työkustannukset Sopimuksessa sovituilla henkilötyöhinnoilla.

5.7. TTL:n on huolehdittava siitä, että sen käsittelemät henkilötiedot ovat sellaisessa yleisesti käytetyssä

ja koneellisesti luettavassa muodossa, että ne voidaan automaattisesti irrottaa järjestelmästä siirrettäväksi toiseen järjestelmään.

5.8. Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu tarvittaessa avustamaan Tutkimuskuntaa EU:n yleisen tietosuoja-
asetuksen mukaisen    tietosuojaa koskevan vaikutustenarvioinnin    tekemisessä, mahdollisessa ennakkokuulemisessa ja mahdollisen tietosuojaa koskevan sertifioinnin hankkimisessa. TTL:lla on oikeus veloittaa kohtuulliset työkustannukset Sopimuksessa sovituilla henkilötyöhinnoilla.

5.9. Henkilötunnisteelliset tiedot arkistoidaan Työterveyslaitoksella arkistolain säännösten nojalla tiedonohjaussuunitelman mukaan. Henkilötunnisteellisia tietoja ei palauteta Tutkimuskunnalle, eikä tuhota.
5.10. Henkilötietojen käsittelijä ei saa siirtää henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin voidaan tehdä asianmukaisella siirtosopimuksella noudattaen EU- komission kulloinkin voimassa olevia mallilausekkeita ja/tai muita tuolloin voimassa olevia henkilötietojen siirtoa koskevia vaatimuksia.

5.11. Henkilötietojen käsittelijä saattaa Tutkimuskunnan saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen tässä sopimusliitteessä kuvattujen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten,    ja sallii Tutkimuskunnan valtuuttaman auditoijan suorittamat auditoinnit, kuten tarkastukset, sekä osallistuu niihin. Auditointia koskevat tarkemmat ehdot ovat Sopimuksessa.

5.12. TTL:lla on oltava valmius asettaa ja hallinnoida tietojen luovutuksia koskevia rajoituksia, jollaisia voi aiheutua esimerkiksi väestötietolain mukaisesta rekisteröidyn turvakiellosta. TTL:n tulee pystyä rajoittamaan rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä osittain tai kokonaan Tutkimuskunnan vaatimalla tavalla. Rekisteröidyn henkilötietojen rajoittaminen ei saa johtaa muiden rekisterissä olevien luonnollisten henkilöiden henkilötietojen rajoittamiseen, ellei Tutkimuskunnan ja TTL:n kesken kirjallisesti toisin sovita.

5.13. Ellei toisin sovita, TTL on velvollinen ylläpitämään luetteloa rekisteröityjen henkilötietojen oikaisuista, poistoista tai käsittelyn rajoituksista. Luettelo on    luovutettava pyydettäessä Tutkimuskunnalle. Tutkimuskunnan pyynnöstä TTL:n on    luovutettava    luettelossa mainittuja tietoja Tutkimuskunnan pyytämässä laajuudessa Tutkimuskunnan yksilöimille kolmansille tahoille.

6. Tietoturvaloukkaukset

6.1. Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava kirjallisesti henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta Tutkimuskunnalle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa ja viimeistään 24 tunnin kuluessa tiedon saamisesta. Lisäksi TTL sitoutuu ilmoittamaan Tutkimuskunnalle muista TTL:n tuottaman palvelun olennaisista häiriö-    tai ongelmatilanteista, joilla voi olla vaikutuksia rekisteröityjen asemaan ja oikeuksiin. Ilmoitus on tehtävä edellä mainitussa määräajassa, ellei Sopimuksessa tai sen liitteissä ole sovittu lyhyemmästä määräajasta.

6.2. Henkilötietojen käsittelijän on annettava Tutkimuskunnalle viipymättä, kuitenkin viimeistään seitsemän (7) päivän kuluessa, vähintään seuraavat tiedot
tietoturvaloukkauksesta:

1) kuvattava henkilötietojen tietoturvaloukkaus, mukaan lukien mahdollisuuksien mukaan
asianomaisten rekisteröityjen ryhmät ja arvioidut lukumäärät sekä henkilötietotyyppien ryhmät ja

arvioidut lukumäärät;

2) ilmoitettava tietosuojavastaava tai muu vastuuhenkilö, jolta voi saada asiassa lisätietoja;

3) kuvattava henkilötietojen tietoturvaloukkauksen todennäköiset seuraukset; sekä

4) kuvattava toimenpiteet, joita kyseinen henkilötietojen käsittelijä ehdottaisi tai joita se on
toteuttanut henkilötietojen tietoturvaloukkauksen johdosta ja tarvittaessa myös toimenpiteet
mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi.

.3Henkilötietojen tietoturvaloukkauksen havaittuaan henkilötietojen käsittelijä ryhtyy viipymättä toimenpiteisiin tietoturvaloukkauksen poistamiseksi ja sen vaikutusten rajoittamiseksi ja korjaamiseksi.

Työterveyslaitos | PL 40, 00032 TYÖTERVEYSLAITOS | puh. 030 4741 | Y-tunnus 0220266-9 | www.ttl.fi    3 / 4

7. Muita vaatimuksia

7.1. Tutkimuskunnalla on oikeus muuttaa, täydentää ja päivittää TTL:lle antamiaan henkilötietojen käsittelyä ja
tietosuojaa koskevia ohjeita. TTL tekee tarvittavat muutostyöt Tutkimuskunnan ohjeiden mukaisesti. Jos
Tutkimuskunnan ohjeet aiheuttavat TTL:lle olennaisia muutostöitä (yli yksi (1) henkilötyöpäivää),
lisäkustannuksista sovitaan erikseen. TTL ja muut henkilötietojen käsittelijät sitoutuvat noudattamaan näitä
muutettuja, täydennettyjä tai päivitettyjä ohjeita.

7.2. Osapuolet ymmärtävät, että Sopimuksessa ja sen liitteissä käsitellään myös tietosuojaa koskevia aiheita.

7.3. Jos TTL laiminlyö tai rikkoo tätä sopimusliitettä, sovellettavaa lainsäädäntöä tai EU:n yleistä tietosuoja- asetusta, TTL:n korvausvastuu on määritelty Sopimuksen lisäksi sovellettavassa lainsäädännössä.
Lisäksi tällainen laiminlyönti tai rikkomus muodostaa Sopimuksessa tarkoitetun olennaisen sopimusrikkomuksen, jonka seurauksena Tutkimuskunnalla on halutessaan oikeus turvautua Sopimuksessa määriteltyihin
oikeussuojakeinoihin.

7.4. Osapuolet ymmärtävät, että Sopimusta ja tätä sopimusliitettä tehtäessä tietosuojaa koskeva
lainsäädäntö on muutostilassa. Jos kyseiseen lainsäädäntöön tai sitä tai sen tulkintaa koskeviin suosituksiin,
ohjeistuksiin tai määräyksiin tulee muutoksia, jotka vaikuttavat Tutkimuskunnan asemaan, velvollisuuksiin
tai vastuisiin, tätä sopimusliitettä voidaan tarvittaessa niiltä osin tarkistaa. Jos tähän sopimusliitteeseen tehdään
sellaisia muutoksia, joista aiheutuu TTL:lle olennaisia lisäkustannuksia (yli yksi (1) henkilötyöpäivää), niiden
korvaamisesta voidaan sopia erikseen. TTL ja muut henkilötietojen käsittelijät sitoutuvat noudattamaan
kyseistä tarkistettua sopimusliitettä.

7.5 Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu reagoimaan viimeistään 72 tunnin kuluessa Tutkimuskunnan yhteydenotosta ja vastaamaan viimeistään yhden viikon kuluessa Tutkimuskunnan tietosuojaa koskeviin ilmoituksiin, reklamaatioihin tai muihin viesteihin, pois lukien EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset tietoturvaloukkaukset, joihin sovelletaan Sopimuksessa ja edellä tässä liitteessä määritettyjä määräaikoja.

Työterveyslaitos | PL 40, 00032 TYÖTERVEYSLAITOS | puh. 030 4741 | Y-tunnus 0220266-9 | www.ttl.fi    4 / 4