Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen, toimitilapäällikkö Minna Juselius ja hankepäällikkö Tommy Gustafsson 22.12.2020:

Taustaa

Kaupunginhallitus hyväksyi kokouksessaan 1.10.2019 § 365 Turun kaupungin toimistojen tilatarveselvityksen ja käynnisti toimistoratkaisun hankesuunnittelun sijoitusvaihtoehdon B mukaisesti sisältäen Kaupungintalon siipiosan, Konsulintalon ja Yliopistonkatu 27 a tilojen perusparannuksen sekä ”Demokratiatalon” uudisrakennuksen seuraavin täsmennyksin:

• erotetaan pysäköinti omaksi hankkeekseen
• huolehditaan hankesuunnitelman yhteydessä riittävistä vetäytymistiloista.

Hankesuunnitteluprosessi on jaettu kahteen osaan siten, että hanke voidaan toteuttaa vaiheissa. Ensimmäisessä vaiheessa on laadittu hankesuunnitelma Yliopistonkadun tilojen peruskorjauksesta ja vuokrauksesta. Seuraavassa vaiheessa valmistuu hankesuunnitelma kaupungintalon pihapiirin rakennusten peruskorjauksesta ja uudisosan rakentamisesta.

Hankesuunnitelmat perustuvat kaupunginhallituksen hyväksymään tarveselvitykseen, jonka taustalla on kaupungin toimitila- ja työskentelykonsepti Byråbo 20. Hankesuunnitelmissa huomioidaan myös tarveselvityksen hyväksymisen jälkeen tehty talousarviokirjaus, joka vaikuttaa hankkeen mitoitukseen.

Toimitila- ja työskentelykonsepti tilasuunnittelun pohjana

Kaupungin toimitila- ja työskentelykonsepti kulkee nimellä Byråbo 20. Konseptissa linjataan, millaisiin työtapoihin pyritään toimistotyön (hallinnollinen ja asiantuntijatyö) osalta siirtymään ja millä perusteilla toimistoympäristöt tulevaisuudessa suunnitellaan. Konseptissa ei määritellä yksittäisiä kalustemalleja tai muita yksityiskohtia vaan suuria linjoja, jotka huomioidaan tulevia työympäristöratkaisuja tehtäessä.

Työympäristö on kokonaisuus, joka muodostuu fyysisistä, virtuaalisista ja sosiaalisista ympäristöistä. Työympäristökehittämisellä tavoitellaan seuraavia asioita:

• Henkilöstön viihtymisen ja työnantajan imagon parantaminen
• Uudenlaisten työtapojen edistäminen
• Kustannussäästöjen aikaansaaminen

Käytännön tasolla tämä tarkoittaa, että työnteon tapoja uudistetaan rohkeasti, paperinkäyttöä vähennetään, tiedonkulkua edistetään ja työprosesseja kehitetään. Tilat mitoitetaan tehokkaasti ja yhden hengen huoneista luovutaan. Tilasuunnittelun pohjana käytetään monitilatoimistoperiaatetta siten, että ergonomiaan, tilojen viihtyisyyteen ja sisäilmaolosuhteisiin kiinnitetään erityistä huomiota.

Monitilatoimistossa on avointa ja jaettua tilaa sekä tiloja erilaisia työtehtäviä varten; palaveritiloja, kohtaamispaikkoja ja hiljaisia tiloja. Perusperiaatteena on, että työntekijä voi itse vapaasti valita työtilan sen mukaan, millainen tehtävä on käsillä. Parhaimmillaan monitilatoimisto tukee yhteistyötä, vuorovaikutusta ja tiedonkulkua.

Tilat sijoitetaan vyöhykkeittäin siten, että osa tiloista on avoinna kaikille (julkinen vyöhyke), osaan tiloista kutsutaan vierailijoita (puolijulkinen vyöhyke) ja osa tiloista on vain oman henkilöstön käytössä (yksityinen vyöhyke). Kokoustilat ja niihin mahdollisesti liittyvät palvelut keskitetään yhteen, mikä helpottaa niin tilojen hallinnointia kuin vierailijoiden asiointia tiloissa. Kulkuoikeuksilla säädellään tilojen käyttöä ja varmistetaan tilaturvallisuus sekä tietoturva.

Työpisteet standardoidaan ja kaikki työpöydät ovat sähkösäätöisiä. Osa työpisteistä on nimettyjä ja osa nimeämättömiä. Joustava tilankäyttö edellyttää helposti mukaan otettavia ja siirrettäviä sekä keskenään yhteensopivia työvälineitä. Pöytätietokoneet uusitaan vuosivaihtojen yhteydessä kannettaviin koneisiin. Toimitilat varustellaan siten, että työskentelyn aloittaminen työpisteellä on mahdollisimman helppoa. Kokoustilat varustellaan hybridikokoukset mahdollistavalla tekniikalla.

Tilojen mitoitus

Tilojen mitoituksessa lähdetään siitä, että työpisteitä ei varata jokaiselle työntekijälle vaan käytetään niin sanottua ylibuukkausperiaatetta. Tarveselvityksessä esitettiin 65% työpistemitoitusta ja hankesuunnittelua ryhdyttiin tekemään tältä pohjalta.

Keväällä 2020 alkanut koronapandemia pakotti kaupungin sopeutumaan hyvin nopealla aikataululla täysin uudenlaiseen tilanteeseen ja työskentelytapaan. Turun kaupungin hallinto siirtyi ennätysvauhtia etätöihin ja virtuaalityöskentelyn pariin. Tilanne osoitti käytännössä sen, mitä Byråbo -konseptilla on haettu, eli joustavan työskentelyn mahdollisuuden kaupungin hallinnossa. Sataprosenttinen etätyö on myös näyttänyt varjopuolensa ja toteutettujen kyselyjen perusteella henkilöstö kaipaa työyhteisöä, kohtaamisia ja ergonomisia työpisteitä. Näiden havaintojen pohjalta on arvioitu toimistojen työpistemitoitusta uudelleen. Myös kaupunginvaltuuston 16.11.2020 hyväksymään talousarvioon on lisätty kirjaus ”Byråbo:n suunnittelua tarkennetaan lisääntyneenetätyöskentelykulttuurin johdosta siten, että työskentelytilojen määrää voidaan tarkistaa 50 %:n työpistemitoitukselle työntekijämäärään nähden. Tiloihin sijoitettavan työntekijöiden määrä päivitetään, kun saadaan tieto htv-säästöistä.”

Keskitetyn toimistoratkaisun mitoituspohjana käytettiin hankesuunnittelun alkaessa 1050 henkilöä. Tämä piti sisällään myös hyvinvointitoimialan hallinnon. Muutokset henkilömäärään ovat kuitenkin mahdollisia vielä kesken olevan sote -uudistuksen osalta. Tämä on huomioitu Yliopistonkadun tilojen vuokrasopimuksen joustossa.

Hankesuunnittelun edetessä ja työpistemitoituksen muuttuessa lisättiin Yliopistonkadun tilasuunnitelmaan Työllisyyspalvelukeskus. Tämä muutos lisäsi henkilömäärää 225 henkilöllä. Lisäämällä työllisyyspalvelut Yliopistonkadun tiloihin, saadaan työpistemitoitus 50% toteutumaan ja samalla voidaan luopua Käsityöläiskadun vuokratiloista. Työllisyyspalveluille olisi joka tapauksessa pitänyt etsiä uusi tilaratkaisu, sillä nykytiloissa on edessä omistajan toteuttamat korjaukset ja muutokset muuhun käyttöön.

Aikataulu ja eteneminen

Koko toimistoverkkoratkaisun toteuttaminen etenee vaiheissa. Tavoiteaikatauluksi on asetettu vaiheen 1 valmistuminen vuoden 2023 aikana ja vaiheen 2 valmistuminen viimeistään vuonna 2026.

Vaihe 1 kattaa nyt käsittelyssä olevan Yliopistonkatu 27 vuokratilan peruskorjauksen ja vaihe 2 kaupungintalon pihapiirin rakennusten perustusten vahvistamisen, korjauksen ja uudisosan toteutuksen.

Yliopistonkadun hankkeen aikataulu on seuraava:

Korjausrakentaminen (kiinteistön omistajan toimesta)

• Arkkitehtisuunnittelu 2020
• Rakennuslupahakemus 11/2020
• Korjausrakentamistyöt käynnistyvät arviolta syksyllä 2021 (riippuvainen hankesuunnitelman hyväksymisestä ja rakennusluvasta)
• Kesto 1,5 vuotta
• Tilat käyttöönotettavissa vuoden 2023 aikana

Väistömuuton aikataulu

• Väistötiloihin muutetaan kesään 2021 mennessä ja
• Paluu Yliopistonkadulle 2023 aikana.

Ensivaiheessa (2023) Yliopistonkadulle sijoittuvat alustavan suunnitelman mukaan konsernihallinnon tiloissa nykytilanteessa sijaitsevat toiminnot, sivistystoimialan hallinto, työllisyyspalvelukeskus, strateginen hankinta, kaupunkiympäristötoimialan toiminnot Puolalankatu 5 kiinteistöstä sekä matkailun hallinto Aurakadulta. Peruslähtökohtana on, että tilat soveltuvat monipuoliseen käyttöön ja tulevaisuudessa kaupungintalon pihapiirin hankkeen valmistuessa voidaan toimintojen sijoittamiset suunnitella sen hetkisen tarpeen mukaan ja kahta toimistokohdetta voidaan joustavasti hyödyntää toimijoiden tarpeisiin.

Väistötilaratkaisu

Yliopistonkatu peruskorjauksen aikaiseksi väistötilaksi esitetään vakuutusyhtiö Veritaksen vuodenvaihteessa 2020-2021 tyhjentyneitä toimistotiloja Kaskenmäessä, osoitteessa Olavintie 2. Rakennuksen tiloihin mahtuu n. 300 työskentelypistettä neuvottelutiloineen. Tilat ovat pinta-alaltaan yhteensä 5033 m², josta 4676 m² on toimistotilaa ja 357 m² varastotilaa. Kiinteistöllä sijaitsee 6 autopaikkaa sisäpihalla ja 15 autotallissa.

Väistötilojen vuokrakustannus on 88.852,40 €/kk ja 1 954 752 €/koko sopimuskausi, 22 kuukautta. Väistömuutosta aiheutuu väistämättä myös kustannuksia. Muutot koskevat pääasiassa konsernihallinnon ja sivistystoimialan hallinnon henkilöstöä, joka nykytilanteessa työskentelee Yliopistonkadulla.

Hankkeen myötä luovuttavat tilat

Toimistoverkon keskittämiseen tähtäävän hankekokonaisuuden myötä kaupunki voi merkittävästi tehostaa hallinnon käytössä olevaa tilaa ja luopua suuresta määrästä toimistoneliöitä. Koko Byråbo -kokonaisuuden toteutuessa vuosien 2023-2026 aikana luovutaan yhteensä jopa 24 647 m² tilamäärästä.

Toimistokäyttöön tuleva kokonaistilamäärä on yhteensä noin 13 700 m² (Yliopistonkatu 27 + kaupungintalon siipi, uudisosa ja Konsulintalo).

Yliopistonkadun peruskorjauksen jälkeen voidaan luopua yhteensä 15 330 m² tiloista:

Kaupungintalon tilakokonaisuuden valmistuttua voidaan luopua yhteensä 9317 m² tiloista:

Kaupungin omistuksessa oleviin kohteisiin liittyy jatkokehittämistä. Kivipainon kiinteistö kytketään Pallas -korttelin kehittämiseen, Hjeltin talo Vanhan Suurtorin kokonaisuuteen ja Läntinen Rantakatu nähdään potentiaalisena myyntikohteena.

Yliopistonkatu 27 hankkeen kustannusvaikutukset

Vuokra

Yliopistonkadun tilojen peruskorjauksen toteuttaa kiinteistön omistaja. Tiloihin solmitaan 15 vuoden mittainen vuokrasopimus kuitenkin siten, että 680 m2 laajuinen osa tiloista on mahdollista irtisanoa 5 vuoden vuokra-ajan kuluttua. Kohteen vuosivuokra on 2 509 920 € (alv 0%).  Vuokrattava laajuus on 9296 m2. Neliöhinnaksi muodostuu näin 22,50 €/m2.

Hankinnat

Toimistot- ja neuvottelutilojen kalusteiden kustannusarvio on noin 590 000 €.

Noin 15 % irtokalusteita ovat kierrätettyjä kalusteita, jotka ovat toimialojen käytössä nykyään.

IT ja AV- laitteiden hankinnan kustannusarvio on noin 433 000 €. Tämän lisäksi IT- ja AV-palveluhankinnat noin 89 000 €/ 12 kk (mm. lisenssit, ovenpielinäytöt, mittaustiedot)

Yhteenveto

Yliopistonkatu 27 kiinteistössä suoritetaan sisätilojen kokonaisvaltainen saneeraus. Korjausrakentaminen pitää sisällään tilajärjestelyjä sekä talotekniikan kokonaisvaltaisen uusimisen. Yliopistonkadun tiloihin solmitaan 15 vuoden vuokrasopimus.

Iso osa kaupungin hallinnosta siirretään Yliopistonkatu 27 uusiin tiloihin vuoden 2023 aikana, jolloin kaupunki samalla luopuu osasta muita vuokratiloja. Myös kaupungintalohankkeen valmistumisen yhteydessä arviolta vuonna 2026 luovutaan muista vuokrakohteista ja tehostetaan entisestään hallinnon tilankäyttöä. Työpisteet mitoitetaan 50 %:lle työntekijöistä.

Yliopistonkatu 27 korjausrakentamisen aikana rakennuksessa toimiva hallinto siirtyy väistötiloihin Veritaksen toimistorakennukseen Olavinkatu 2:ssa.

Vaiheen 2 hankesuunnitelma (kaupungintalon pihapiiri) saatetaan päätöksentekoon erikseen.

Liite 1Yliopistonkatu 27 hankesuunnitelma liitteineen

Liite 2Yliopistonkatu 27 vuokrasopimusluonnos

Liite 3Väistötilan vuokrasopimusluonnos

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

EhdotusKaupunginhallitus päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että

• liitteenä 1 oleva hankesuunnitelma hyväksytään ja
• liitteenä 2 oleva vuokrasopimus hyväksytään ja tilapalvelujohtaja oikeutetaan tekemään sopimukseen tarvittaessa teknisluonteisia korjauksia sekä allekirjoittamaan sopimus.

Lisäksi kaupunginhallitus päättää, että

• liitteenä 3 oleva vuokrasopimus hyväksytään ehdolla, että kaupunginvaltuusto hyväksyy liitteenä 1 olevan hankesuunnitelman ja
• tilapalvelujohtaja oikeutetaan tekemään sopimukseen teknisluonteisia korjauksia ja allekirjoittamaan sopimus.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.