TURUN KAUPUNGIN OHJEET ETÄTYÖSTÄ JA MOBIILILEIMAUKSEN PERIAATTEET

1.   Milloin työn katsotaan olevan etätyötä

Etätyöllä tarkoitetaan työnantajan kanssa sovittua työnteon mallia, jossa työ tehdään joko koko- tai osa-aikaisesti muissa kuin työnantajan tiloissa. Tämä mahdollistaa monipaikkaisen ja liikkuvan työn. Etätyöhön soveltuu työ, jonka suorittaminen ei vaadi henkilökohtaista läsnäoloa työpaikalla.

2.   Milloin etätyön tekeminen on mahdollista?

Etätyö on luonteva osa työntekoa, kun työtehtävät sen mahdollistavat. Lähijohtaja ja työntekijä arvioivat yhdessä mahdollisuudet etätyön tekemiseen. Tarkastelun kohteena on työn sisältö ja tulokset. Etätyöstä voidaan sopia silloin, kun siitä hyötyvät sekä työnantaja että työntekijä. Koulutusten vaikutus etätöihin arvioidaan tapauskohtaisesti siten, että työajan käyttö on mahdollisimman tehokasta.

Työntekijällä ei kuitenkaan ole subjektiivista oikeutta etätyön tekemiseen, eikä etätyösopimuksen perusteena voi olla työntekijän henkilökohtaiset mieltymykset tai tarpeet. Viime kädessä työnantaja määrittää, onko etätyön tekeminen ko. työtehtävissä mahdollista ja tarkoituksenmukaista. Perusteet päätökselle tulee olla asialliset ja syrjimättömät.

3.   Etätyön vapaaehtoisuus

Etätyö perustuu vapaaehtoisuuteen, ja siitä sovitaan työnantajan ja työntekijän/viranhaltijan välillä.

Etätyöstä ei voida sopia työsopimuksessa. Etätyön tekemisestä ja siihen liittyvistä ehdoista tehdään aina erillinen kirjallinen sopimus (liite 1). Jokainen lähijohtaja huolehtii, että etätyösopimus on tallennettu tietoturvallisesti.

Etätyösopimus voidaan päättää molemmin puolin 1 kk:n ilmoitusaikaa noudattaen. Tämän lisäksi työnantajalla on oikeus purkaa etätyösopimus päättymään välittömästi ilman irtisanomisaikaa painavasta syystä, jos työntekijä rikkoo etätyösopimuksen ehtoja tai muita työntekijän velvoitteita. Etätyön päättämistä koskeva ilmoitus ei merkitse palvelussuhteen päättämistä.

4.Sovellettava lainsäädäntö ja työehtosopimukset sekä muut palvelussuhteen ehdot

Etätyössä noudatetaan voimassa olevia säädöksiä, työsopimusta/ viranhoitomääräystä ja ao. virka- ja työehtosopimuksia sekä kaupungissa voimassa olevia ohjeita.

Etätyöntekijän osalta on erityisesti huomioitava seuraavat asiat:

•Etätyössä työaika on sama kuin työntekijän säännöllinen päivittäinen/viikoittainen työaika.

•Mobiilileimauksen sekä liukuvan työajan piirissä olevat työntekijät noudattavat liukuvasta työajasta annettua erillistä ohjeistusta. Mobiilileimauksen periaatteet on määritelty tämän ohjeen liitteessä 2.

•Jos työntekijä ei ole mobiilileimauksen piirissä, työntekijän työaikasaldo ei muutu etätyöpäivinä eli työaika on ns. kiinteä. Työajan sijoittelun osalta noudatetaan liukuvasta työajasta annettua ohjeistusta: työntekijän tulee olla työnantajan käytettävissä työpäivän aikana klo 9.00 – 14.30 (pl. työaikaan kuulumaton lounastauko) ja muutoin päivittäinen työaika voi sijoittua liukumien puitteissa: työaika voi alkaa työpäivisin klo 7.00 ja päättyä klo 18.00.

•Etätyössä ei normaalitilanteessa tehdä ylityötä. Ylityön tekeminen on kuitenkin mahdollista etätyössä lähijohtajan kirjallisella ylityömääräyksellä, jos ylityön tekeminen on tehtävien hoidon kannalta välttämätöntä.

•Lähijohtaja seuraa etätyön tuloksia kuten työpaikallakin tehtävän työn tuloksia, ja raportoinnista sovitaan erikseen.

•Etätyön suorituspaikasta/-paikoista sovitaan työnantajan kanssa.

•Etätyöpäivien tekemisen ja sijoittumisen periaatteet tulee olla etukäteen lähijohtajan kanssa sovittu ja tiedossa esim. kalenterimerkintöinä ja jälkikäteen todennettavissa.

5.   Tietoturva ja -suoja

Ammatillisiin tarkoituksiin käytettävien ohjelmistojen ja tietojen suojauksen on oltava etätyössä lähtökohtaisesti samaa tasoa kuin työnantajan tiloissa työskentelevillä. Etäyhteyden suojaus saattaa lisäksi edellyttää erityisjärjestelyjä. Etätyöhön käytetään lähtökohtaisesti työnantajan tarjoamia tietoteknisiä päätelaitteita (esim. kannettava tietokone ja matkapuhelin). Mahdollisesta omien päätelaitteiden käytöstä työn kannalta perustellusta syystä on aina sovittava erikseen työnantajan kanssa.

Etätyöstä sovittaessa on syytä sopia siitä:

•saako työnantajan hankkimaa tietokonetta käyttää myös muihin tarkoituksiin

•työvälineiden käytön rajoituksista

•varmistaa, että tietosuojaohje/sitoumus on allekirjoitettu.

Turun kaupungin työntekijät/viranhaltijat ovat sitoutuneet noudattamaan Turun kaupungin tietosuojasta ja -turvasta antamia ohjeita, joita sovelletaan myös etätyössä. Ohjeet löytyvät Turun kaupungin sisäisistä ohjeista osoitteesta: https://dotku.turku.fi/yhteiset/tietoturva/Ohjeet/Forms/AllItems.aspx

6.   Matkustaminen

Työnantaja ei korvaa työntekijän/viranhaltijan etätyöpaikan ja varsinaisen työntekopaikan välisiä matkakuluja.

Etätyön tekeminen on mahdollista etätyöpaikassa Suomen valtion rajojen sisäpuolella. Ulkomaan työskentelyn tilanteet ovat lähtökohtaisesti ulkomaan virkamatkoja, joihin sovelletaan virka- ja työehtosopimusta ja työnantajan matkustusohjeita.

7.   Työskentelyolosuhteet

Etätyötä tehdessään työntekijä vastaa työskentelyolosuhteistaan siten, että hänen on mahdollista tehdä työtä työnantajan tarjoamien työvälineiden avulla.

8.   Työterveyshuolto ja työsuojelu

Etätyötä tekevät kuuluvat kaupungin työterveyshuollon piiriin vastaavasti kuin työnantajan tiloissa työskentelevät.

Työsuojelua koskevat määräykset soveltuvat pääsääntöisesti myös etätyöhön.

Etätyöstä sovittaessa on syytä tarvittaessa kiinnittää huomiota mm. siihen:

•mitkä ovat etätyön erityiset haitat ja vaarat terveydelle ja turvallisuudelle ja miten niitä voidaan poistaa tai vähentää

•miten työnantaja voi tarvittaessa tarkastaa työskentelyolosuhteet ja työvälineet etätyössä

•etätyöntekijän velvollisuuteen ilmoittaa työympäristössä esiintyvistä ongelmista.

Työtapaturmista työntekijällä on aina selvitysvelvollisuus niistä olosuhteista, joissa työtapaturma on tapahtunut. Jos tapaturma sattuu kotiaskareissa tai esim. kaupassa käynnin yhteydessä, ei kysymyksessä ole työtapaturma.

9.   Tiedonkulku ja yhteydenpito

Etätyötä tekevien osalta tulee varmistaa, että henkilöstölle kohdistuva tiedotus ja järjestetyt tilaisuudet saavuttavat myös heidät. Etätyötä tekevillä on velvollisuus osallistua työtehtäviin liittyviin kokouksiin ja muihin tilaisuuksiin sovitulla tavalla.

Yhteydenpidosta ja tavoitettavuudesta etätyöpäivän aikana sovitaan erikseen.

Liite 1       Etätyösopimus

Liite 2       Mobiilileimauksen periaatteet

Liite 1: ETÄTYÖSOPIMUS (Kokoaikainen/osa-aikainen etätyö)

Sopija-   Työnantaja: Turun kaupunki

puolet

   Työntekijä/viranhaltija:

Liite 2: Periaatteet mobiilileimaukseen

Mobiilileimaus:

Mobiilileimausta käytetään etätyössä ja silloin, kun leimaus päätteellä ei ole mahdollinen. Toimialoilla määritellään erikseen mobiilileimausta käyttävät työntekijät/viranhaltijat. Mobiilileimausta koskevat samat periaatteet kuin normaalia päätteellä tapahtuvaa leimausta. Leimaus tehdään ABLOY FLEXIM työaikaleimauspalvelulla, mistä on annettu mobiilileimauksen tekniset pikaohjeet. Lisäksi on olemassa perusteellisemmat ohjeet leimauksesta (linkki: https://tyo.turku.fi/sisaiset/talo-opas/kulunvalvonta/Sivut/kulunvalvonta_yokatu27.aspx). Ota yhteyttä kulunvalvontaan kulunvalvonta@turku.fi, jos tarvitset teknistä tukea leimaukseen liittyvissä asioissa.

Mobiilileimausta koskee liukuvaa työaikaa koskevat ohjeet, jolloin työntekijä/viranhaltija voi käytössä olevien liukumien puitteissa määritellä työpäivän aloitus- ja päättymisajankohdan. Lähijohtajalla on kuitenkin oikeus työnjohdollisista syistä määritellä alaiselleen työntekijälle/viranhaltijalle kiinteä työaika, jolloin työntekijälle tulee määritellä työpäivän aloitus- ja päättymisaika etätyössä (esim. toimistotyöajassa 8.15 – 16.00). Lähijohtajalla on velvollisuus seurata alaistensa työntekijöiden/viranhaltijoiden työajan käyttöä työsuojelullisten syiden takia sekä työtehtävien tarkoituksenmukaisen ja mielekkään hoidon takia.

Työntekijän/viranhaltijan tulee, mikäli mahdollista, suunnitella työpäivänsä/-viikkonsa työaika tarkoituksenmukaisesti ja työtehtävien hoidon kannalta tehokkaasti esimerkiksi siten, että työpäivien aikana ei tulisi tarpeettomia siirtymiä. Jokainen vastaa etätyössä itse siitä, että suunnittelee työpäivänsä siten, että pystyy pitämään työpäivän aikana lakisääteiset tauot. Jokainen vastaa myös siitä, että työpäivän pituus pysyy pääsääntöisesti säännöllisen työajan puitteissa, ja on velvoitettu itse ottamaan asian esiin lähijohtajan kanssa, jos tarvitsee tässä tukea. Ylitöiden tekeminen vaatii aina lähijohtajalta ylityömääräyksen.

Leimaa:

-sisään, kun aloitat työt

-ulos, kun työpäivä päättyy

-lounaalle, mikäli poistut lounaan ajaksi normaalista etätyöpaikastasi

-oma asia ulos, mikäli poistut työpäivän aikana lähijohtajan luvalla hoitamaan omia asioitasi (esim. lapsen haku päiväkodista tai koulusta)

-muista mahdollisista leimauksista on annettu erilliset ohjeet

Huom! Työmatka kotoa työpaikalle ei ole työaikaa.

Esimerkki: Työntekijällä on kokous klo 8.00 – 10.00 toimistolla, jossa hänen tulee olla henkilökohtaisesti paikalla. Työntekijä leimaa sisään, kun saapuu toimistolle.