Toimitilapäällikkö Minna Juselius ja hankepäällikkö Tommy Gustafsson 16.12.2020:

Turun kaupungin Hyvinvointitoimialan potilastietoarkistot sijaitsevat Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymän hallinnoimassa kiinteistössä Mäntymäen sairaala-alueella.

Vuoden 2020 kesäkuun puolessavälissä sairaanhoitopiiri ilmoitti Turun kaupungin Tilapalveluille arkistotilojen vuokrasopimuksen päättyvän 28.2.2021 sairaanhoitopiirin omien toimitilajärjestelyjen johdosta. Vuokrasopimuksen jatkamista tiedusteltiin, mutta sairaanhoitopiirin ei ollut mahdollista pidentää vuokrasopimusta.

Uutta tilaratkaisua ryhdyttiin tarkastelemaan ja luonnostasolla suunnittelemaan heti, kun tieto nykyisen vuokrasopimuksen päättymisestä saatiin.

Tilapalvelujen toimesta ryhdyttiin ensisijaisesti hakemaan olemassa olevaa ja arkistokäyttötarkoituksen sopivaa tilaratkaisua sairaala-alueelta. Lisäksi selvitettiin mahdollisuutta käyttää osittain käyttämätöntä johtokeskusluolaa. Johtokeskusluolan käyttö katsottiin aluepelastuslaitoksenvalmiuspäällikön ja kaupungin riskienhallintapäällikön arvion mukaan haittaavan luolan muita toimintoja. Sairaala-alueelta ei löytynyt olemassa olevia, vapaina olevia arkistokäyttöön sopivia tiloja.

Rinnakkain olemassa olevien tilojen haun kanssa ryhdyttiin kesä-heinäkuussa selvittämään mahdollisimman kustannustehokasta keinoa rakentaa riittävän turvallinen arkistotila kaupungin omistamaan entiseen pesularakennukseen. Kesän aikana myös kartoitettiin arkistoaineiston määrää tilatarpeen täsmentämiseksi.

Kun lokakuun puolessa välissä saatiin varmuus siitä, ettei johtokeskusluola olisi käytettävissä eikä sairaala-alueella löydy vapaina olevia sopivia valmiita tiloja, käynnistettiin väistöarkistotilan toteutussuunnittelu kesällä tehtyjen luonnosten pohjalta.

Hankkeen kustannusarvio on 650 050 €. Hanke linjattiin tilapalveluissa toteutettavaksi kohdejohtamisen budjetista.

Arkistoaineiston väistötilan tilapäisrakennuslupahakemus liitteineen luovutettiin rakennusvalvonnan sähköiseen käsittelyyn 13.11.2020. Toteutuksen nopeuttamiseksi sekä kustannusten kohtuullistamiseksi on lupahakemuksessa anottu helpotusta palo-osastointivaatimukseen. Lupakäsittely on kesken (10.12.2020), lupapäätös tehtäneen 10-14 päivän sisällä. Erikoissuunnitelmat valmistuvat viikon 51 keskiviikkoon mennessä.

Potilastietoarkiston väistötilan tulee olla käyttövalmis vuoden 2021 helmikuun 15. päivään mennessä. Potilastietoarkisto on sairaalan päivittäisessä käytössä, minkä vuoksi olisi sairaalan toiminnan kannalta välttämätöntä, että rakennettava väistöarkisto saadaan käyttöön helmikuun aikana. Tämä edellyttää, että teräsrakenne ja sandwichpaneelijärjestelmä hankinnat tehdään suorahankintana.

Kaupunginvaltuuston hyväksymän (26.2.2018 § 37) tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeen mukaan tilapalvelujohtaja hyväksyy hankekuvauksen, jonka vuosivuokra on alle 100.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on alle 1 miljoona euroa.

Liite 1Hyvinvointitoimalan potilastietoarkiston väistötilaratkaisun hankekuvaus

Tilapalvelujohtaja Tuomas Koskiniemi:

Päätös

Päätin hyväksyä liitteenä 1 olevan potilastietoarkiston väistötilaratkaisun hankekuvauksen. Hanke toteutetaan Tilapalvelujen kohdejohtamisen kustannuspaikalta 11701.

Tuomas Koskiniemi

tilapalvelujohtaja