Tilapalvelut sisäilma-asiantuntija Johanna Kaipia ja hankintapalvelut, hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 16.12.2020:

Turun kaupungin hankintapalvelut on pyytänyt Turun kaupungin tilapalveluiden toimeksiannosta avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia sisäilmapuhdistimien vuokraamisesta Tilaajan käyttöön ajalla 1.1.2021 – 31.12.2021, jonka jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) vuodella ajalle 1.1.2022 – 31.12.2022 (optio).

Tarjouspyynnössä mainittiin, että hankinnasta tehdään sopimus yhden (1) toimittajan kanssa, jolle valitaan kaksi (2) varatoimittajaa. Varatoimittajia tullaan käyttämään, mikäli valitun toimittajan toimituskyky ei riitä.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde, palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankinnan arvonlisäverottomaksi kokonaisarvoksi on arvioitu noin 125 000 € / vuosi. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn määrään tai arvoon.

Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta.

Hankintailmoitus julkaistiin 7.11.2020 EU-kynnysarvon ylittävänä tavarahankintana HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku .

Tarjouspyyntöön määräaikaan mennessä esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalissa. Tarjouspyyntöön ei tehty muutoksia.

Annettuun määräaikaan, 8.12.2020 klo 11.00, mennessä tarjouksen toimittivat:

·        Airocide Nordic Oy

·        ASTQ Supply House Oy

·        Cramo Finland Oy

·        Energiakonsultit Insto Oy

·        Genano Oy

·        Industless Oy

·        Inspector Sec Oy

·        Naxor Finland Oy

·        UniqAir Oy

Tarjous tuli antaa Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa (3) vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3) tarjousten vertailu ja tarjousten valinta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan tarjoajien edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Kaikki tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä tässä hankintamenettelyssä tarjoajalle asetetut kelpoisuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 3 §:n mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaatimuksen sekä yleisten sopimusoikeudellisten periaatteiden edellyttävän tarjousten olevan tarjouspyynnön mukaisia. Hankintayksikön tulee siten hylätä sellaiset tarjoukset, jotka eivät vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia. Tarjouksen hylkäämistä tulee arvioida nimenomaan tarjoajien tasapuolisen kohtelun näkökulmasta.

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjotuissa sisäilmapuhdistimissa on aktiivihiilisuodatin. Hankintayksikkö pyysi Airocide Nordic Oy:ltä lisäselvitystä laitteiden suodatustekniikasta. Airocide Nordic Oy:ltä saadun lisäselvityksen mukaan heidän sisäilmapuhdistimissaan ei ole vaihdettavia suodattimia eikä laitteissa näin ollen ole vaadittua aktiivihiilisuodatinta. Airocide Nordic Oy:n tarjous on täten tarjouspyynnön vastainen ja se on hylättävä.

Kaikkien muiden tarjouksien todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousten vertailuun.

Tarjousten vertailuun tulee ottaa vain tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia.

Tarjousten vertailu ja tarjousten valinta

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valintaan kokonaistaloudellisesti edullisin.

Arviointiperusteina olivat luokkahuoneisiin soveltuvien sisäilmapuhdistimien kuukausivuokra € / kk / laite ja toimistohuoneisiin soveltuvien sisäilmapuhdistimien kuukausivuokra € / kk / laite.

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

1.    Luokkahuoneisiin soveltuvat sisäilmapuhdistimet, vuokra € / kk / laite, enimmäispisteet 60 pistettä.

Halvin tarjottu vuokra € / kk / laite saa vertailussa enimmäispisteet 60 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 60).

2.    Toimistohuoneisiin soveltuvat sisäilmapuhdistimet, vuokra € / kk / laite, enimmäispisteet 40 pistettä.

Halvin tarjottu vuokra € / kk / laite saa vertailussa enimmäispisteet 40 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 40).

Hankinnalle asetetut laatuvaatimukset oli esitetty tarjouspyynnössä, eikä niitä pisteytetty.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894.

Ylläpitopäällikkö Soile Viiri:

Päätös

Päätin, että

·         Airocide Nordic Oy:n tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena edellä esitetyin perustein

·         vuokrattavien sisäilmapuhdistimien toimittajiksi valitaan seuraavat toimittajat tarjoamillaan kuukausihinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksien mukaisin ehdoin:

·         ensisijaiseksi toimittajaksi Cramo Finland Oy

·         ensimmäiseksi varatoimittajaksi Industless Oy

·         toiseksi varatoimittajaksi Energiakonsultit Insto Oy

·         mahdollisesta option käyttöönotosta ajalle 1.1.2022 – 31.12.2022 päätetään erikseen

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon.

Hankintayksikköä sitovat sopimukset eivät synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävien kirjallisten sopimuksien allekirjoittamisilla, jotka voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen sekä oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Soile Viiri

ylläpitopäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä