IT-hankepäällikkö Otto Bernoulli 11.12.2020:

Toimielinten pöytäkirjat tulostetaan ja allekirjoitetaan tällä hetkellä kynällä. Tämä vaatii ihmisten käyvän fyysisesti paikassa missä pöytäkirja on allekirjoitettavana. Lisäksi pöytäkirjat joudutaan arkistoimaan fyysisiin arkistoihin. Koska pöytäkirjat pitää allekirjoittaa tietyssä järjestyksessä, niin tämä voi aiheuttaa välillä logistisia haastavaa. Etäkokoukset ovat lisänneet tarvetta vielä suuremmaksi.

Tarkoituksena on toteuttaa kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen ja lautakuntien sekä näiden jaostojen pöytäkirjojen allekirjoittaminen sähköisesti Päättäjäpalvelun kautta. Allekirjoitusten hallinta tehdään JoutseNetissa, jonne myös allekirjoitetut pöytäkirjat tallennetaan.

Päättäjäpalveluun tehtävistä muutoksista on saatu tarjous ATR Soft Oy:ltä, jonka kanssa Turun kaupungilla on voimassa oleva sopimus (dnro 960-2020). Tarjouksen kokonaistyömäärä on 58 htp:tä, mikä sisältää toiminnallisuuksien suunnittelun, toteutuksen, tiedonsiirron, testaukset ja dokumentoinnin. Tämän lisäksi kaupungilta päin tuleviin muutostarpeisiin varaudutaan 5 htp työmäärällä. Työ tehdään toteutuman mukaan ja tuntihinta on 75 € (alv 0 %). Tällöin Päättäjäpalveluun tehtävien muutosten kokonaiskustannukset ovat enintään 35 437,50 € (alv 0 %).

Toimielinpäätösten sähköisen allekirjoituksen toteuttaminen vaatii muutoksia myös asianhallintajärjestelmä JoutseNettiin. Työmääräarvio on 26 htp:tä, mikä sisältää suunnittelun, toteutuksen tallennuksineen, testaukset ja dokumentoinnin. Tämän lisäksi kaupungilta päin tuleviin muutostarpeisiin varaudutaan 2 htp työmäärällä. Työ tehdään toteutuman mukaan ja päivähinta on 863 € (alv 0 %). Tällöin JoutseNettiin tehtävien muutosten kokonaiskustannukset ovat enintään 24 164 € (alv 0 %). Kuntien Tiera Oy on hankintalain 15 § mukainen Turun kaupungin sido syksikkö. Hankintalakia ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään.

Esitän, että IT-palvelut hankkii ATR Soft Oy:ltä ja Kuntien Tiera Oy:ltä saatujen tarjousten perusteella toimielinpäätösten sähköisen allekirjoituksen toteutuksen. Kustannukset vuoden 2021 aikana ovat ATR Soft Oy:n osalta enintään 35 437,50 € (alv 0 %) ja Kuntien Tiera Oy:n osalta enintään 24 164 € (alv 0 %).  Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 11603 Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero 102736.

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen 14.12.2020:

PäätösPäätin, että IT-palvelut hankkii ATR Soft Oy:ltä ja Kuntien Tiera Oy:ltä saatujen tarjousten perusteella toimielinpäätösten sähköisen allekirjoituksen toteutuksen. Kustannukset vuoden 2021 aikana ovat ATR Soft Oy:n osalta enintään 35 437,50 € (alv 0 %) ja Kuntien Tiera Oy:n osalta enintään 24 164 € (alv 0 %).  Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 11603 Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero 102736.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä tilauksella. Päätös voi muuttua hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.