Tilapalvelut, palvelupäällikkö Eija Huttunen 27.11.2020:

Turun kaupungin Tilapalvelut (ent. Tilapalvelukeskus) on pyytänyt 20.5.2020 tarjouksia Turun kaupungin siivouspalveluista koskien määriteltyjä kaupungin osa-alueita (osat 1-6). Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään sopimus kunkin osan osalta yhden toimittajan kanssa. Sopimus alkaa aikaisintaan 1.3.2020. Sopimusaika on neljä (4) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu yhdeksän (9) kuukauden irtisanomisajalla kuitenkin enintään seitsemän (7) vuotta.

Hankinnasta on lähetetty ilmoitus Internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi julkaistavaksi EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa EU:n laajuisesti. Hankintamenettelyksi on ilmoitettu avoin menettely.

Tarjousasiakirjat olivat noudettavissa Haahtela Pris -projektipankista www.haahtela.fi/pris

Määräaikaan mennessä tulleisiin kysymyksiin vastattiin 25.6.2020.

Annettuun määräaikaan, 4.9.2020 klo 10.00, mennessä saatiin tarjouksia seuraavasti:

Osa 1.

viisi (5) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:

·         Arkea Oy

·         ISS Palvelut Oy

·         Palmia Oy

·         Lassila &Tikanoja Oyj

·         Siskon Siivous Oy

Osa 2.

viisi (5) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:

·         Arkea Oy

·         ISS Palvelut Oy

·         Palmia Oy

·         Lassila &Tikanoja Oyj

·         Siskon Siivous Oy

Osa 3.

viisi (5) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:

·         Arkea Oy

·         ISS Palvelut Oy

·         Palmia Oy

·         Lassila &Tikanoja Oyj

·         Siskon Siivous Oy

Osa 4.

neljä (4) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:

·         Arkea Oy

·         Palmia Oy

·         Lassila &Tikanoja Oyj

·         Siskon Siivous Oy

Osa 5.

viisi (5) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:

·         Arkea Oy

·         ISS Palvelut Oy

·         Palmia Oy

·         Lassila &Tikanoja Oyj

·         Siskon Siivous Oy

Osa 6.

viisi (5) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta

·         Arkea Oy

·         ISS Palvelut Oy

·         Palmia Oy

·         Lassila &Tikanoja Oyj

·         Siskon Siivous Oy

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin tarjousten käsittelyvaiheet:

1) Tarjousten avaus, 2) Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen, 3) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 4) Tarjousten vertailu

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen 

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tämä tarkastettiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusehdoilla ja vähimmäisvaatimuksilla.

Tarjoajien todettiin täyttävän tässä hankintamenettelyssä tarjoajien kelpoisuudelle ja vähimmäisvaatimuksille esitetyt vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamista ja tarjousten vertailua koskeviin vaiheisiin pääsevät vain niiden tarjoajien tarjoukset, jotka läpäisevät hyväksytysti tarjoajien kelpoisuutta koskevan arvioinnin.

Tarjouspyynnössä on edellytetty täyttämään Siivouspalveluiden tarjousta koskevat kelpoisuusehdot, vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet lomake. Viitaten hankintalain 74§:ssä ja 88 §:ssä säädettyyn, kahta tarjoajaa pyydettiin myöhemmin täydentämään puuttuvia dokumentteja.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Siirryttäessä tarjousten vertailuun pyydettiin kahdelta palveluntuottajalta varmistusta ovatko he tarjouksessaan huomioineet tiedot ja lisätiedot ja pystyvätkö he suoriutumaan tarjoamillaan tunneilla kyseisistä alueista. Tarjoajat vakuuttivat huomioineensa tiedot tuntiresurssien suunnittelussa ja pystyvänsä toteuttamaan työt tarjouspyynnön mukaisesti.

Kahta tarjousta epäiltiin alimitoitetuksi. Ko. tarjoajan tarjouksesta pyydettiin lausunto konsulttiyritys Ramboll Finland Oy:lta. Lausunnossa 9.11.2020 Ramboll totesi ISS palvelut Oy:n osa-alueen 1 tarjouksen alimitoitetuksi. Tarjous suljettiin vertailusta alimitoituksen vuoksi.

Lausunnossa 9.11.2020 Ramboll totesi ISS palvelut Oy:n osa-alueen 6 tarjouksen osalta, että ISS pystyy esittämällään tarjouksella suoriutumaan hankinnan kohteena olevasta siivouspalvelusta.   

Kelpoisuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien ilmoittamille asiakkuuksille suoritettiin asiakastyytyväisyystutkimus, joka lähetettiin 10.9.2020 ja niiden tarjoajien, joilta pyydettiin tarjouspyynnön täydentämistä, asiakastyytyväisyystutkimus lähetettiin 16.11.2020.

Kyselyn vastausaika päättyi 17.9.2020 ja täydennettyjen tarjoajien asiakkuuksien osalta 23.11.2020.

Määräaikaan mennessä annettujen vastausten perusteella määräytyi tarjoajakohtainen, vertailussa käytettävä, asiakastyytyväisyyden luku.

Tarjousten vertailu

Valintaperusteeksi tarjouspyynnössä ilmoitettiintarjousten kokonaistaloudellisen edullisuus.

Annetuista tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin.

Arviointiperusteina ovat kokonaishinta ja laatu. Kokonaishinnan painoarvo on 80 % (enimmäispisteet 80) ja laadun 20 % (enimmäispisteet 20).
Enimmäispistemäärä on 100 pistettä. Pisteet lasketaan kahden (2) desimaalin tarkkuudella.

Kokonaishinta muodostuu ylläpitosiivouksen, perussiivouksen ja ikkunoiden pesun yhteenlasketusta vuosihinnasta (€/vuosi) maksimipistemäärä 45 ja ylläpitosiivouksen vuositunneista, maksimipistemäärä 35.

Laadun pistemäärä muodostuu työn organisoinnista maksimipisteet 5, vaihtuvuudesta max 7 pistettä ja asiakastyytyväisyydestä max 8 pistettä.

Palveluntuottajan valinta

Ehdotan edellä esitetyin perustein, että siivouspalvelut hankittaisiin kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneelta tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin. Sopimuksien sisältämät kohdekohtaiset alkamisajat määräytyvät tarjouspyyntövaiheessa ilmoitetun mukaisesti, ellei muutoksista valitun palveluntuottajan kanssa erikseen sovita.

Osa 1 sopimusajalle 1.3.2021 – 28.2.2025 (28.2.2028)

Osa 2 sopimusajalle 1.6.2021 – 31.5.2025 (31.5.2028)

Osa 3 sopimusajalle 1.6.2021 – 31.5.2025 (31.5.2028)

Osa 4 sopimusajalle 1.6.2021 – 31.5.2025 (31.5.2028)

Osa 5 sopimusajalle 1.4.2021 – 31.3.2025 (31.3.2028)

Osa 6 sopimusajalle 1.6.2021 – 31.5.2025 (31.5.2028)

Osa 1.           Palmia Oy, kokonaishinta 405.324,00 €/v

Osa 2.           Palmia Oy, kokonaishinta 406.148,00 €/v   

Osa 3.           Arkea Oy, kokonaishinta 256.725,00 €/v

Osa 4.           Palmia Oy, kokonaishinta 235.750,00 €/v

Osa 5.           ISS Oy, kokonaishinta 479.300,00 €/v

Osa 6.           ISS Oy, kokonaishinta 323.353,00 €/v

Lisätietoja: palvelupäällikkö Eija Huttunen, 040 6804076, eija.huttunen@turku.fi

Tilapalvelujohtaja Tuomas Koskiniemi:

Päätös

Päätin, että ISS Oy suljetaan pois osa-alueen 1 tarjouskilpailusta esittelytekstistä ilmenevin perustein ja että siivouspalvelut osat 1-6 esittelytekstissä esitetyille sopimusajoille hankitaan tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin seuraavasti:

Osa 1.           Palmia Oy, kokonaishinta 405.324,00 €/v

Osa 2.           Palmia Oy, kokonaishinta 406.148,00 €/v   

Osa 3.           Arkea Oy, kokonaishinta 256.725,00 €/v

Osa 4.           Palmia Oy, kokonaishinta 235.750,00 €/v

Osa 5.           ISS Oy, kokonaishinta 479.300,00 €/v

Osa 6.           ISS Oy, kokonaishinta 323.353,00 €/v

Lisäksi päätin, että pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan ja hyväksytään heti.

Hankintayksikköjä sitova sopimukset eivät synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävien kirjallisten sopimuksien allekirjoittamisilla. Päätös voi muuttua tehdyn hankintaoikaisun, valituksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään sopimuskauden aikana.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen sekä oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Tuomas Koskiniemi

tilapalvelujohtaja  

Hankintaoikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä