Konsernihallinnon hankintapalveluiden hankinta-asiantuntija Marja Poskiparta 4.12.2020:

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia pianojen ja flyygelien huolto ja viritys ostopalvelun hankintaan Turun kaupungin eri toimialojen käyttöön ajalle 1.1.2021 (tavoite) - 31.12.2022, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.1.2023-31.12.2024.

Hankintailmoitus kansallisena hankintana julkaistiin 29.10.2020 HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi –toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku. Hankinnasta ei esitetty lisätietokysymyksiä määräaikaan mennessä.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 20.11.2020 klo 11.00 mennessä seuraavilta palveluntuottajilta:

•Lyöntiväli Oy

•Pianonviritys Jouni Tuomi.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 25 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus kahden (2) palveluntuottajan kanssa. Palveluntuottajia käytetään edullisuusjärjestyksessä.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3) tarjousten vertailu ja valinta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 56 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa tarjoajien rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä sekä laatua koskevia vaatimuksia sekä vaatia tarjoajia esittämään niihin liittyviä selvityksiä. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnissa todettiin tarjoajien täyttävän tässä hankinnassa tarjoajien kelpoisuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavalta palvelulta tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 79 § 1 momentin mukaan ennen tarjousten valintaa hankintayksikön on tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen.

Hankintalain 74 §:n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta

Molemmat saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia ja ne otettiin mukaan tarjousten vertailuun.

Tarjousten vertailu ja valinta

Valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin siten, että hinta on vertailuperuste. Vertailuperusteena käytetään yhteenlaskettua hintaa.

Mikäli kahden tai useamman Tarjoajan hinta on sama, ratkaistaan järjestys arvalla.

Hankintayksikkö katsoo, että tässä hankinnassa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena voi olla halvin hinta, koska hankinnan laadulliset näkökohdat on huomioitu hankittavassa kokonaisuudessa asettamalla tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle tiukat vähimmäisvaatimukset, joita tukevat osaltaan palveluntuottajan kanssa solmittavan hankintasopimuksen tarkat sopimusehdot.

Tarjoushinta tuli ilmoittaa arvonlisäverottomina hintoina seuraavasti:

•pianon viritys (€/virityskerta)

•flyygelin viritys (€/virityskerta)

•cembalon viritys (€/virityskerta)

•huolto- ja korjaustöiden tuntihinta (€/h)

Hinnat muodostuivat seuraavasti:

Koska Lyöntiväli Oy:n ja Pianonviritys Jouni Tuomen vertailuhinta on sama, ratkaistiin järjestys arvalla. Arvonta suoritettiin arvontapöytäkirjan mukaisesti.

Liite 1   Arvontapöytäkirja

Ehdotus        Edellä esitetyn perusteella ehdotan, että pianojen ja flyygelien huolto ja viritys ostopalvelun palveluntuottajaksi ajalle 1.1.2021 (tavoite) - 31.12.2022 valitaan Lyöntiväli Oy ja Pianonviritys Jouni Tuomi tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisen option käyttöönotosta päätetään erikseen

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän, että pianojen ja flyygelien huolto ja viritys ostopalvelun palveluntuottajaksi ajalle 1.1.2021 (tavoite) - 31.12.2022 valitaan Lyöntiväli Oy ja Pianonviritys Jouni Tuomi tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Option mahdollisesta käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Marja Poskiparta, p.040 193 1971