Hankejohtaja Päivi Saalasto:

Turun kaupungissa on otettu vuoden 2020 alusta lähtien käyttöön AD-tunnistukseen (AD = Active Directory = käyttäjätietokanta) perustuva sähköinen allekirjoitus asianhallinnon JoutseNet-järjestelmässä viranhaltijoiden päätöspöytäkirjojen allekirjoituksessa. AD-tunnus on vain Turun kaupungin viranhaltijoiden käytössä, joten tätä allekirjoitustapaa ei voi käyttää asiakirjoissa, joissa on muiden kuin kaupungin viranhaltijoiden allekirjoitus, eikä sitä voi laajentaa muihin kuin JoutseNetissä olevien asiakirjoihin.

Turun kaupungilla on velvollisuus säilyttää sähköisiä asiakirjoja, joissa on monia allekirjoituksia ja joista vain osa on kaupungin työntekijöiden allekirjoittamia. Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019,19 §:

Tietoaineistojen sähköiseen muotoon muuttaminen ja saatavuus

Jos asiakirja saapuu viranomaiselle muussa kuin sähköisessä muodossa, on se muutettava sähköiseen muotoon, jos asiakirja on säädetty pysyvästi säilytettäväksi taikka lailla tai lain nojalla arkistoitavaksi. Viranomainen vastaa siitä, että sähköiseen muotoon muutetun asiakirjan luotettavuus ja eheys varmistetaan. Viranomaisen laatimat asiakirjat säilytetään sähköisesti. Sähköiseen muotoon muuttamisesta ja säilyttämisestä voidaan poiketa, jos se on välttämätöntä turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittelyä koskevien vaatimusten, muiden tietoturvallisuusvaatimusten tai muun asiakirjan luonteeseen liittyvän välttämättömän syyn vuoksi.

Jotta Turun kaupunki voi toteuttaa velvoitteet sähköisen asiakirjan luotettavuudesta, eheydestä ja sähköisestä säilyttämisestä, tarvitaan eri toteutusvaihtoehtojen kokeilua ja vertailua ennen kuin lopullinen tarjouspyyntö Turun kaupungin sähköisen allekirjoittamisen toteuttamiseksi julkaistaan.

Ennen valintaa vertailtiin viiden toimittajan sähköisen allekirjoituksen järjestelmää. Kullekin toimittajalle lähettiin kattava lista kysymyksiä, joihin saatuja vastauksia käytiin läpi kunkin yrityksen edustajien kanssa. Korjatut vastaukset tarkistutettiin vielä jokaisessa yrityksessä.

Lopullisessa vertailussa ehdottomina vaatimuksina olivat:

• sähköinen allekirjoitus täyttää eIDAS-asetuksen vaatimukset,
• sillä voidaan allekirjoittaa myös muita asiakirjaformaatteja kuin PDF-tiedostoja,
• allekirjoituksen voi tehdä AD-tunnistuksella ja
• yhdellä tunnistautumisella voidaan allekirjoittaa useita asiakirjoja.

Visma Consulting Oy:n tarjoama vaihtoehto täytti nämä vaatimukset, muut eivät.

Visma Consulting Oy on tarjonnut Turun kaupungille X-Suite -tuoteperhettä, joka sisältää sähköisen allekirjoituksen. 18 kuukauden kokeilun kustannukset ovat enintään 59 900 € (+ alv). Kyseessä on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) kansallisen kynnysarvon alittava hankinta eli ns. pienhankinta.

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

PäätösPäätin hyväksyä Turun kaupungin kehittävään käyttöönottoon Visma Consulting Oy:n X-Suite -tuoteperheen korkeintaan 18 kuukaudeksi, kustannusten ollessa enintään 59 900 € /18 kk (+ alv). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 11603, Tietojärjestelmien kehittäminen, tilastollinen tilausnumero 102769, digitaalisten palveluiden kehittäminen.

Tuomas Heikkinen 

kansliapäällikkö

Oikaisuvaatimusohjeet liittteenä