Tilapalvelujohtaja Tuomas Koskiniemi, toimitilapäällikkö Minna Juselius ja hankepäällikkö Tommy Gustafsson 16.11.2020:

Tausta

Kaupunginarkiston tilatarve

Kaupunginhallitus päätti hyväksyä Turun kaupungin toimistojen tilatarveselvityksen kokouksessaan 1.10.2019. Hankesuunnitteluun siirryttiin vaihtoehdon B mukaisesti, eli toiminnot suunnitellaan sijoitettavaksi Kaupungintalon pihapiiriin sekä Yliopistonkatu 27 a tiloihin. Kumpikaan kohde ei sisällä laajempia arkistotiloja, vaan kaupungin arkistoratkaisu tuli tarkasteltavaksi omana kokonaisuutena.

Kaupungin arkistokäytäntöjen laajemmassa tarkastelussa ja käynnissä olevassa kehitystyössä on tuotu esille tarve perustaa kaupungille asianmukainen ja keskitetty päätearkisto. Osa kaupunginarkiston tiloista eivät ole määräysten mukaisia, ja arkistotilat sijaitsevat useassa kiinteistössä. Kaupunginarkiston ti-loissa säilytetään pysyvästi arkistolain mukaan säilytettäväksi määrättyjä asiakirjoja. Lisäksi kaupunginarkiston tiloissa säilytetään ja käsitellään tilapäisesti muuta arkistoaineistoa ennen digitointia ja/tai hävittämistä. Digitointi ja sähköinen arkistointi ei poista säilytystarvetta, koska digitoidun aineiston hävittämiseen tarvitaan kansallisarkiston lupa, joka on aina tapauskohtainen. Uusi päätearkistoyksikkö toteutetaan lähtökohtaisesti vuokrakohteena.

Arkiston tulee sijaita Turun kaupungin rajojen sisäpuolella ja hyvien kulkuyhteyksien ja julkisen liikenteen äärellä. Tilojen toteutuksessa tulee noudattaa voimassa olevia rakentamista koskevia asetuksia sekä Kansallisarkiston määräyksiä ja ohjeita arkistotiloista 1.3.2013, AL/19699/07.01.01.00/2012. Tilojen tulee täyttää liikuntaesteisyyttä koskevat viranomaismääräykset ja Turun kau-pungin liikuntaesteisyyttä koskevat suunnitteluohjeet.

Markkinakartoitus kesällä 2020

Tilapalvelut tilasi Toimitilavälitys RHG Oy:ltä päätearkistoa koskevan markkinakartoituksen, joka tehtiin aikana 15.5.-30.6.2020. Alan toimijoilta selvitettiin olemassa olevia arkistotiloja tai niiden toteuttamismahdollisuuksia. Mikäli toimijoilla oli tiloja tai kiinnostusta toteuttaa sellaisia, pyydettiin heiltä seuraavia alustavia tietoja: sijainti, sijaintitontin koko, kaava, onko kohde uusi vai peruskorjattava, arvio käyttöönotettavuudesta, indikatiivinen vuokrataso, vuokralaisille kohdistuvat kulut, vuokran sisältö sekä toivottu sopimuskausi.

Vastauksia tuli seitsemältä eri yhtiöltä ja yhteensä yhdentoista kohteen osalta, koska osalla tarjoajista oli useampia kohteita. Kaikki kohteet sijaitsevat pyynnön mukaan Turun kaupungin rajojen sisäpuolella: osa teollisuusalueilla, teollisuuskortteleissa sekä osa Turun ruutukaava-alueella.

-Esitetyistä kohteista vain yksi olisi korjausrakentamiskohde, loput uudiskohteita.

-Indikatiivinen vuokrataso vaihteli välillä 13,10-20,00 €/m²/kk, joskin vuokran sisällössä esiintyi osittaista vaihtelua. Kaikissa esityksissä yhtä lukuun ottamatta, oli käyttökulut lisätty vuokran päälle, lisäksi yhden esityksen vuokran päälle oli jyvitetty saneerauskulut.

Hyvinvointitoimialan potilastietoarkistotarve

Kaupunginarkiston hankkeen käynnistyttyä on kesällä 2020 ilmennyt tarve pe-rustaa myös kaupungin hyvinvointitoimialan potilastietoarkistolle uudet tilat.

Nykyiset potilastietoarkistokäytössä olevat tilat sijaitsevat Tyksin ortokirurgisen sairaalan rakennuksen kellarikerroksissa. Kaupungin hyvinvointitoimialan vuokrasopimus nykyisissä arkistotiloissa päättyy 28.2.2021, eikä sopimusta ole mahdollista jatkaa, koska V-S Sairaanhoitopiirin ottaa tilat oman toimintansa käyttöön. Tämän vuoksi arkistoyksikön on siirryttävä muihin tiloihin. Käytännön syistä ja aikataulusta johtuen arkistoaineisto ja työskentelytilat on sijoitettava tilapäiseen väistötilaan ennen uuden arkistotilan valmistumista arviolta 1-2 vuodeksi. Väistötilana tulee toimimaan nk. Pesularakennus (rakennus 7) sairaala-alueella.

Pesularakennusta tutkittiin myös pysyvän arkistoratkaisun sijaintivaihtoehtona. Tätä vaihtoehtoa ei kuitenkaan esitetä toteutettavaksi, koska käyttöikänsä päässä oleva rakennus sijaitsee alueella, jonka maankäyttöä kaupunki pyrkii kehittämään ja tehostamaan.

Toisena potilastietoarkiston pysyvänä sijoitusvaihtoehtona on tarkasteltu käyttämättömänä olevaa johtokeskusluolaston luolaa. Selvitystyön yhteydessä pyydettiin kaupungin riskienhallintapäällikön sekä aluepelastuslaitoksen valmiuspäällikön kantaa luolan käyttöönottoon. Arkistotilan sijoittamista johtokeskusluolaan ei kannatettu.

Näin ollen esitetään, että potilastietoarkisto yhdistetään kaupungin päätearkis-to-hankkeeseen siten, että potilastietoarkisto on tarvittaessa irrotettavissa omaksi sopimuksekseen.

Tilaohjelma ja kustannusarvio

Siirtohyllyjärjestelmä, piirustuslaatikot, irtokalusteet sekä työtilojen kiinteät säilytyskalusteet toteutetaan kaupungin omana hankintana. Rakennuksen suunnittelu, rakennuttaminen ja rakentaminen vuokran tarjoajan toimesta.

Tilatyypit ja pinta-alat

Arkistotilojen vapaa korkeus vähintään 3000 mm. Kokonaisuuteen on rakennettava väestönsuoja kerrosalan ollessa suurempi kuin 1200 m².

Vuokra-arvio:

26 500 – 43 000 €/kk alv 0 %€;

318 000 – 516 000 €/vuosi;

12,30-20,00 €/m²/kk, vuokra arvioitu päätearkiston markkinakartoituksen perusteella (30.06.2020). Vuokra-arvio ei sisällä käyttökustannuksia.

Käyttäjätoimialalle kohdistuvaan vuokraan lisätään Tilapalvelujen perimät sisäiset erät; hallinnointipalkkio 0,13 €/m²/kk; korjausraha 0,23 €/m²/kk; siivous 1,20 €/m²/kk = yhteensä 1,56 €/m²/kk.

Vuokra jakautuisi kaupunginarkiston ja hyvinvointitoimialan kesken seuraavasti:

Vuokra jakautuisi kaupunginarkiston ja hyvinvointitoimialan kesken pinta-alaperusteisesti seuraavasti:

Hankevaraus

Hankinnat jaetaan käyttäjäkohtaisesti.

Tilojen vuokrakauden tulisi olla 20 vuotta siten, että potilastietoarkiston osuus on tarvittaessa irrotettavissa sopimuksesta joustavasti.

Lausunto

Sosiaali- ja terveyslautakunta 11.11.2020 § 428:

Lautakunta hyväksyi omalta osaltaan päätearkiston ja potilastietoarkiston hankekuvauksen, mutta edellyttää sosiaalipalvelujen arkiston soveltuvuuden arviointia arkistokäyttöön ja tarvittaessa toimenpidesuunnitelman laatimista tai tarvittaessa sosiaalipalvelujen arkiston liittämistä hankesuunnitelmaan.

Hankkeessa eteneminen

Arkistotila hankitaan päätearkistoa ja hyvinvointitoimialan potilastietoarkistoa varten. Sosiaali- ja terveyslautakunnan lausunnossa esiin nostaman sosiaalipalvelujen arkiston osalta kyseessä on Eskelin kiinteistössä sijaitseva tila, johon on solmittu pitkä määräaikainen sopimus. Sosiaalipalvelujen arkistotiloihin liittyvät haasteet selvitetään ja ratkaistaan omana prosessinaan.

Kaupunginvaltuustolle esitetään hankkeen toteuttamista vuokrahankkeena. Hyväksyessään hankekuvauksen, määrittää valtuusto hankkeelle kattohinnan ja valtuuttaa käynnistämään vuokrakilpailutuksen. Tilojen tulee vastata hankekuvauksessa ja tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin. Kilpailutusasiakirjat ja vuokrasopimusluonnos hyväksytetään kaupunginhallituksessa ennen kilpailun käynnistämistä.

Vuokrahankkeen kattohinnaksi tulisi asettaa enintään 500 000 euron vuosivuokra (alv 0 %).