Va. henkilöstöpäällikkö/vs. talous- ja hallintojohtaja Laura Saurama 14.10.2020:

Johtava sosiaalityöntekijä Milla Lumio on esittänyt 6.5.2020 toimistosihteerin toimen perustamista 1.12.2020 lukien sijaishuoltoon, py 255641.

Lastensuojelun sijaishuollon yksikössä on työskennellyt 2.1.2019 lähtien tilapäinen koordinaattori/toimistosihteeri (vak. 923191), jonka työnkuva on rakennettu helpottamaan yksikön työntekijöiden työpainetta ja työmäärää. Tilapäinen palkkaamislupa vakanssille 923191 on myönnetty 30.9.2020 saakka.

Toimistosihteerin työn tarkoitus on yksikön työntekijöiden avustaminen sekä heidän työtaakan keventäminen. Toimistosihteeri hoitaa erilaisia työssä esiintyviä toistuvia ja koordinointia vaativia työtehtäviä. Tavoite on, että toimistosihteeri vähentää viranhaltijoiden työn kuormittavuutta, tukee ja nopeuttaa työtehtävien valmistumista ja mahdollistaa työntekijöiden keskittymisen pääasiallisiin työtehtäviinsä.

Lastensuojelun sijaishuollon toimistosihteerin työtehtäviin kuuluu erilaiset koordinoivat ja avustavat työtehtävät. Toimistosihteeri koordinoi muistutuksiin ja kanteluihin liittyviä lausunto- ja selvityspyyntöjä sekä perhehoitajille tehtyjä palvelupäätöksiä JoutseNet, postittaa lastensuojelupäätöksiä, koordinoi suojattuja videoneuvotteluyhteyksiä, huolehtii nappulayhteyksien avaamisesta sijaishuoltopaikkoihin ja varaa yksikön kokoukset ja koordinoi yksikön päivystyksellisen työnjaon.

Toimistosihteerin työtehtävillä on suuri vaikutus työyhteisön ilmapiiriin ja työssäjaksamiseen. Toimistosihteeri tukee työllään yksikön rakenteita ja työtehtävillään vahvistaa työntekijän hallinnan tunnetta omasta työstään. Toimistosihteeri vahvistaa yksikön vetovoimaisuutta ja selkeällä yksikön sisäiselä työnjaolla on positiivista vaikutusta myös sosiaalityöntekijöiden rekrytointiin, jossa on valtakunnallisesti haasteita.

Vakanssin tilapäistä täyttöä ei jatkettu syyskuusta vaan tavoitteena oli jakaa työtehtäviä hallinnon sihteerien kanssa ja siten osittain myös pohtia työprosesseja. Tämän yhteydessä todettiin, että vakanssin täyttö on tarpeen, jotta päätökset ja laskut saadaan hoidettua ajallaan eli työmäärä ei ole jaettavissa nykyisen henkilöstön kesken pysyvästi.

Toimen vakinaistaminen on hyväksytty henkilöstösuunnitelmaan 2020 ja palkkakustannukset on varattu budjettiin. Vakanssi henkilöstökustannukset ovat noin 36 000 euroa vuodessa.

Esitän perustettavaksi toimistosihteerin toimen 1.12.2020 lukien, jonka tehtäväkohtainen palkka on  2.183,68 €/kk (KVTES/ 01TOI060 , vl 2B) ja kelpoisuusvaatimuksena on  tehtävään soveltuva ammattikorkeakoulututkinto tai aikaisempi opistotasoinen tutkinto, soveltuva ammatillinen perustutkinto, soveltuva ammatti- tai erikoisammattitutkinto ja riittävä tehtävään soveltuva työkokemus.

Liite 1Toimen perustamislomake

Lastensuojelun johtaja Eira Virolainen ja palvelualuejohtaja Sirpa Kuronen puoltavat esitystä.

Toimialajohtaja Riitta Liuksa:

EhdotusEsitän, että   

• Turun kaupunkiin, ensimmäisenä sijoituspaikkana hyvinvointitoimiala, perustetaan 1.12.2020 lukien toimistosihteerin toimi, jonka tehtäväkohtainen palkka on  2.183,68 €/kk (KVTES/ 01TOI060, vl 2B) ja
• kelpoisuusvaatimuksena on  tehtävään soveltuva ammattikorkeakoulututkinto tai aikaisempi opistotasoinen tutkinto, soveltuva ammatillinen perustutkinto, soveltuva ammatti- tai erikoisammattitutkinto ja riittävä tehtävään soveltuva työkokemus.

Edelleen esitän, että perustettava toimi saadaan täyttää ilman erillistä lupamenettelyä.  

Henkilöstöjohtaja Sinikka Valtonen, palvelussuhdepäällikkö Elina Reinikainen 10.11.2020:

Hyvinvointitoimialan toimialajohtaja Riitta Liuksa on esittänyt, että hyvinvointitoimialalle sijaishuoltoon perustetaan 1.12.2020 lukien toimistosihteerin toimi, jonka tehtäväkohtainen palkka on 2.183,68 €/kk (KVTES/ 01TOI060, vl 2B). Konsernihallinnon henkilöstöpalveluilla ei ole huomauttamista perustettavaksi esitetyn toimen tehtäväkohtaisesta palkasta. Toimiala on lisäksi esittänyt, että toimi saadaan täyttää ilman erillistä lupamenettelyä. 

Toimialan esityksen mukaan toimen kelpoisuusvaatimuksena on tehtävään soveltuva ammattikorkeakoulututkinto tai aikaisempi opistotasoinen tutkinto, soveltuva ammatillinen perustutkinto, soveltuva ammatti- tai erikoisammattitutkinto ja riittävä tehtävään soveltuva työkokemus. Konsernihallinnon henkilöstöpalveluiden näkemyksen mukaan toimen kelpoisuusvaatimuksen tulisi olla tehtävään soveltuva ammattikorkeakoulututkinto tai aikaisempi opistotasoinen tutkinto tai soveltuva ammatillinen tutkinto ja riittävä tehtävään soveltu-va työkokemus.

Esityksessä on todettu, että lastensuojelun sijaishuollon yksikössä on työskennellyt 2.1.2019 lähtien tilapäinen koordinaattori/toimistosihteeri (vak. 923191), jonka työnkuva on rakennettu helpottamaan yksikön työntekijöiden työpainetta ja työmäärää. Tilapäinen palkkaamislupa vakanssille 923191 on myönnetty 30.9.2020 saakka.

Toimistosihteerin työn tarkoitus on yksikön työntekijöiden avustaminen sekä heidän työtaakan keventäminen. Tavoite on, että toimistosihteeri vähentää viranhaltijoiden työn kuormittavuutta, tukee ja nopeuttaa työtehtävien valmistumista ja mahdollistaa työntekijöiden keskittymisen pääasiallisiin työtehtäviinsä.

Vakanssin tilapäistä täyttöä ei jatkettu syyskuusta vaan tavoitteena oli jakaa työtehtäviä hallinnon sihteerien kanssa ja siten osittain myös pohtia työprosesseja. Tämän yhteydessä todettiin, että vakanssin täyttö on tarpeen, jotta päätökset ja laskut saadaan hoidettua ajallaan eli työmäärä ei ole jaettavissa nykyisen henkilöstön kesken pysyvästi.

Toimen vakinaistaminen on hyväksytty henkilöstösuunnitelmaan 2020 ja palkkakustannukset on varattu budjettiin. Vakanssin henkilöstökustannukset ovat noin 36 000 euroa vuodessa.

Toimistosihteerin toimen perustamisesta hyvinvointitoimialan sijaishuoltoon on keskusteltu konsernihallinnon yhteiset palvelut palvelualueen johtaja hallintojohtaja Max Lönnqvistin kanssa. Lönnqvistin näkemyksen mukaan hyvinvointitoimialan palvelualueiden hallintoa ei ole perusteltua siirtää konsernihallinnon alaisuuteen koska tehtävissä vaaditaan yleensä huomattavaa substanssiasiantuntemusta ja henkilöstö- sekä talousasiat ovat näissä tehtävissä vähäisemmässä roolissa.  Toimistosihteerin toimen perustamista hyvinvointitoimialalle perustelee myös todennäköinen sote-valmistelu. 

Yhteisten palveluiden yleishallintoon sijoittuu pääsääntöisesti yleissihteereitä ja assistentteja, jotka huolehtivat esim. palvelualuejohtajien tms. päivittäisasioinnin sujumisesta. Em. syistä toimistosihteerin toimi tulisi perustaa esitetyllä tavalla hyvinvointitoimialalle eikä konsernihallintoon.

Toimiala vastaa siitä, että toiminta on järjestetty tarkoituksenmukaisimmalla tavalla. Perustettavaksi esitetyn toimen toiminnallisen tarpeen osalta konsernihallinnon henkilöstöpalveluilla ei ole perusteita lausua toisin esityksen kanssa. Toimen perustamisesta aiheutuvat palkkakustannukset tulee sisältyä hyvinvointitoimialan talousarvioon. Toimialan tulee lisäksi huomioida asetetut tavoitteet henkilöstön määrän kehityksessä. Jos henkilöstön määrää lisätään, tulee toimialan raportoida saavutetuista kustannussäästöistä. 

Liite 1Toimen perustamislomake

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

PäätösPäätin,

-        että Turun kaupunkiin, ensimmäisenä sijoituspaikkana hyvinvointitoimiala, perustetaan 1.12.2020 lukien toimistosihteerin toimi, jonka tehtäväkohtainen palkka on 2.183,68 €/kk (KVTES/ 01TOI060, vl 2B) ja jonka kelpoisuusvaatimuksena on tehtävään soveltuva ammattikorkeakoulututkinto tai aikaisempi opistotasoinen tutkinto tai soveltuva ammatillinen tutkinto ja riittävä tehtävään soveltuva työkokemus.

-        että hyvinvointitoimiala saa luvan täyttää tällä päätöksellä perustettavan toimen ilman erillistä palkkaamislupaa.

Minna Arve

kaupunginjohtaja