Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 29.9.2020:

Turun kaupungin hankintapalvelut (ent. strateginen hankinta on) pyytänyt tarjouksia puutavaran ja rakennuslevyjen toimituksista ajalle 1.11.2020 – 31.10.2021 minkä jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa Tilaajan päätöksellä yhdellä (1) vuodella, ajalle 1.11.2021 - 31.10.2022 (optio). Optiossa on kyse Tilaajan oikeudesta ei velvollisuudesta.

Hankinta oli jaettu kahteen (2) ryhmään:

Ryhmä 1 Puutavara (saha-, rakennesaha-, kyllästetty sahatavara, höylätty puutavara, listat, puusepänkuiva jne)

Ryhmä 2 Rakennuslevyt (kova-, lastu-, laminaatti- ja mdf-levyt sekä vanerit jne).

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään molemmissa ryhmissä puitesopimus yhden (1) toimittajan kanssa.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde, tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Turun kaupunki on sitoutunut hankintojen osalta käyttämään luonnonvaroja viisaasti ja tehokkaasti sekä kannustamaan kestävään kulutukseen ja tuotantoon. Tarjouspyynnössä mainittiin, että tuotteiden ja pakkausten sekä logististen ratkaisujen tulee olla mahdollisimman vähän ympäristöä kuormittavia. Lisäksi tarjotun puutavaran tulee olla tuotettu kestävän metsänhoidon periaatteiden mukaan kasvatetusta ja puolueettoman osapuolen sertifioimasta metsästä ja kyllästetyssä puutavarassa on käytettävä Suomen ympäristökeskuksen hyväksymiä kyllästysaineita ja kyllästystoiminnan tulee olla laadunvalvonnan alaista. Toimittajan velvollisuutena on suositella tilaajalle käyttötarkoitukseen sopivaa mahdollisimman ympäristöystävällistä tuotetta.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että mikäli jotain tuotetta ei ole tarjottu, tullaan vertailussa käyttämään kyseisen tuoterivin osalta kalleinta hankintamenettelyssä tarjottua hintaa. Ryhmässä 1 Puutavara sai olla tarjoamatta enintään kymmenen (10) tuoteriviä, ISPM-standardin mukaiset puutavarat tuli kuitenkin tarjota kaikki. Ryhmässä 2 Rakennuslevyt sai olla tarjoamatta enintään viisi (5) tuoteriviä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytty.

Hankinnan arvonlisäverottomaksi arvoksi on arvioitu 200 000 euroa / vuosi. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintailmoitus julkaistiin 29.8.2020 EU-kynnysarvon ylittävänä tavarahankintana Hilma-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi –toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi. Hankintamenettelyksi ilmoitettiin avoin menettely.

Tarjouspyynnössä varattiin mahdollisuus esittää hankintaan liittyviä tarkentavia kysymyksiä. Hankintaan ei esitetty kysymyksiä eikä tarjouspyyntöön tehty muutoksia.

Annettuun määräaikaan, 28.9.2020 klo 12:00, mennessä tarjouksen toimittivat:

•DT Finland Oy

•Hakulan Puu Oy

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3) tarjousten vertailu ja tarjousten valinta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Molemmat tarjoajat vakuuttavat täyttävänsä tarjoajalle asetetut kelpoisuusehdot.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Molempien tarjouksien todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousten vertailuun.

Tarjousten vertailuun tulee ottaa vain tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia.

Tarjousten vertailu ja tarjousten valinta

Vertailuperusteiksi tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan molemmissa ryhmissä kokonaistaloudellisesti edullisimmat.

Arviointiperusteena oli kokonaishinnaltaan halvin. Vertailussa käytettiin tarjouspyynnössä ilmoitettuja määriä. Mikäli jotain tuotetta ei ollut tarjottu, käytettiin vertailussa kalleinta tarjottua hintaa ko.tuotteesta. Ryhmässä 1 Puutavara sai olla tarjoamatta enintään kymmenen (10) tuoteriviä ja ryhmässä 2 Rakennuslevyt enintään viisi (5) tuoteriviä.

Hankinnalle asetetut laatuvaatimukset oli esitetty tarjouspyynnössä, eikä niitä pisteytetty.

Ehdotus        Ehdotan, että

•ryhmän 1 puutavaran toimittajaksi valittaisiin ajalle 1.11.2020 – 31.10.2021 DT Finland Oy tarjoamillaan yksikköhinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•ryhmän 2 rakennuslevyjen toimittajaksi valittaisiin ajalle 1.11.2020 – 31.10.2021 DT Finland Oy tarjoamillaan yksikköhinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•mahdollisesta option käytöstä ajalle 1.11.2021 – 31.10.2022 päätetään erikseen.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän, että

•ryhmän 1 puutavaran toimittajaksi valitaan ajalle 1.11.2020 – 31.10.2021 DT Finland Oy tarjoamillaan yksikköhinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•ryhmän 2 rakennuslevyjen toimittajaksi valitaan ajalle 1.11.2020 – 31.10.2021 DT Finland Oy tarjoamillaan yksikköhinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•mahdollisesta option käytöstä ajalle 1.11.2021 – 31.10.2022 päätetään erikseen

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894