Päivi Penkkala, hankepäällikkö ja Juhani Anttonen, projektipäällikkö:

Turun kaupungin Asiakkuuksien ja palvelujen hallinta -painopistealueen tavoitteena on asiakaslähtöisten ja vaikuttavien palveluiden kustannustehokas järjestäminen uudistamalla kaupungin toimintatapoja ja hyödyntämällä digitalisaation ja sen tuottaman datan mahdollisuuksia.

Turun kaupungin keskitetyn palvelu- ja tuotetiedon hallintaa tukevan järjestelmän määrittely, kehittäminen, käyttöönotto ja ylläpito ja tuki edellyttää järjestelmän tuntevan yrityksen asiantuntijaresurssien hankintaa järjestelmän konfiguroimiseksi Turun kaupungin ympäristöön sopivaksi.

Turun Kaupunki on pyytänyt tarjousta keskitetyn Aras PLM palvelu- ja tuotetiedonhallintajärjestelmän käyttöönotolle kahdessa vaiheessa tukien Aura-hankkeen ensimmäistä käyttöönottoa 1.1.2021 sekä Turun kaupungin johtamisjärjestelmän uudistamiseen kuuluvan Järjestämisen toimintamallin käyttöönottoa että Aura vaiheeseen 2 kuuluvien esijärjestelmien muutoksien edellyttämiä asiantuntijatöitä. Lisäksi tarjouspyynnössä on Aras PLM järjestelmän ylläpitoon ja tukeen 1.1.2021-31.12.2023 liittyvä osakokonaisuus.

Hankinnan osakokonaisuudet:

1. Kehitys ja käyttöönotto

a. Kehitys ja käyttöönotto 2020 loppuun mennessä, vaihe 1. Aura

i. Nimikkeen perustamisen perustoiminnallisuudet konfiguroitu ja määritelty nimikkeen perustiedot

ii. Integraatio Turun kaupungin uuteen SAP järjestelmään toteutettu ja testattu

iii. Pääkäyttäjät koulutettu

b. Kehitys ja käyttöönotto 2021, vaihe 2.

i. Integraatiot PTV (in ja out), asiakasneuvonta.fi, Turku.fi toteutettu

ii. Johtamisjärjestelmän uudistaminen ja Auran 2020-2023 mukaiset esijärjestelmien muutoksien aiheuttamat jatkokehitykset

2. Ylläpito ja tuki vuosina 2021-2023

a. Aras PLM service pack konfigurointien toteuttaminen Turun kaupungin järjestelmässä

b. Aras PLM järjestelmän käyttöön liittyvä jatkuva tuki

Tarjouspyyntö perustui Turun kaupungin Konsultointi- ja asiantuntijapalvelut puitesopimukseen 8985-2018, osakokonaisuuteen 24, joka koskee arkkitehtuurimäärittely-asiantuntijapalveluita.

Kevennetty tarjouskilpailu järjestettiin arkkitehtuurimäärittely-asiantuntijapalveluita koskevan puitejärjestelyn sisäisenä kevennettynä tarjouskilpailuna.

Tarjouskilpailussa noudatettiin hankintalain (1397/2016) 43 §:n 2 momentissa tarkoitettua menettelyä.

Tarjouspyyntö lähetettiin 03.09.2020 kaikille niille sopimustoimittajille, joilla on sopimus palvelualueella.

Tarjousten jättämisen määräaikaan 17.09.2020 klo 11:00 mennessä saatiin Gofore Oy:lta tarjous.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, ettei osatarjouksia huomioida eikä vaihtoehtoisia tarjouksia hyväksytä. Tarjoushinta tuli ilmoittaa arvonlisäverottomana nettohintana (alv 0 %) tarjouspyynnössä edellytetyllä tavalla.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjouksen arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 2) tarjousten vertailu ja 3) voittaneen tarjouksen valinta.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

 Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa tarkistettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus.

Tarjous on tarjouspyynnön mukainen ja tarjoaja on mukana Turun kaupungin Konsultointi- ja asiantuntijapalvelut puitesopimuksessa 8985-2018, osakokonaisuudessa 24, joka koskee arkkitehtuurimäärittely-asiantuntijapalveluita.

Tarjousten vertailu

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioitiin ensimmäisen vaiheen läpäisseen tarjoajan tarjous. Tarjous tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta asiantuntijoilta tarjouspyynnössä edellytettiin.

Gofore Oy:n tarjous täyttää tarjoukselle tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset.

Vertailua ei suoritettu koska tarjouksia saatiin vain yksi (1).

Voittaneen tarjouksen valinta

Koska tarjouksia saatiin vain yksi, ei vertailua suoritettu. Tarjottu hinta oli käyttöönotolle 795 euroa per päivä (7,5), alv 0 % sekä ylläpidolle ja tuelle 750 euroa per päivä (7,5), Gofore Oy sai laatukriteereistä pistesumman 100 p.

Ehdotus on läpikäyty Rami Savilan, Vs. strategia- ja kehittämisjohtaja, kanssa 21.9. ja hän puoltaa hankintaa.

Esitämme, että tarjouksen arvioinnin perusteella järjestelmän toimittajaksi ajalle 15.10.2020 - 31.12.2023 kokonaiskustannusten ollessa enintään 844.000 € (lisäksi alv) valitaan Gofore Oy.

Kustannukset käyttöönotolle vuonna 2020 ovat enintään 240.000 € (lisäksi alv) ja enintään 30.6.2021 saakka enintään 460.000 € (lisäksi alv). Ylläpidolle ja tuelle vuosina 2021-2023 kustannukset ovat enintään 144.000 € (lisäksi alv).

Hankinnan kustannukset kohdistetaan toteutuneen mukaan kustannuspaikalle 11603.  

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

PäätösPäätin edellä esitetyn perusteella, että IT-palvelut hankkii käyttöönottoprojektin sekä ylläpidon ja tuen keskitetyn Aras PLM palvelu- ja tuotetiedonhallintajärjestelmää varten siten, että

- Gofore Oy valitaan toteuttamaan Turun keskitetyn Aras PLM palvelu- ja tuotetiedonhallintajärjestelmän käyttöönottoa sekä ylläpitoa ja tukea

- kustannukset, vuonna 2020 enintään 240.000 € (lisäksi alv) ja vuonna 2021 ,enintään 30.6.2021, saakka enintään 460.000 € (lisäksi alv) ja Ylläpito ja tuki vuosina 2021-2023 kustannukset enintään 144.000 € (lisäksi alv)kokonaiskustannusten ollessa enintään 844.000 € (lisäksi alv) kohdistetaan kustannuspaikalle 11603.  

Turun kaupunki ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon. Perustellusta syystä yksittäistapauksessa palvelua voidaan ostaa hankintapäätöksestä poiketen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Tilaus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuvaatimusohjeet ja muut oheisasiakirjat tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö

Oikaisuvaatimusohjeet liitteenä