Hankintapalvelut, projektipäällikkö Pekka Lång ja matkatoimistotyöryhmän asiantuntijat, 21.9.2020:

Turun kaupungin hankintapalvelut on pyytänyt tarjouksia Turun kaupungin käyttöön hankittavista matkatoimistopalveluista ajalle 1.1.2021(tavoite) - 31.12.2023, jonka jälkeen sopimusta voidaan Tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin enintään yhdellä (1) vuodella, ajalle 1.1.2024 - 31.12.2024 (optio). Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnan kokonaisarvo ilman alv:tä on 4 200 000,00 €.

Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on lähetetty 1.6.2020 ilmoitus www.hankintailmoitukset.fi julkaistavaksi EU:n viralliseen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED)-tietokannassa EU:n laajuisesti. Tarjouspyyntöön esitettiin kysymyksiä

määräaikaan 15.6.2020 mennessä. Kysymykset ja vastaukset siirrettiinTarjouspalvelu.fi -toimittajaportaaliin 19.6.2020.

Annettuun määräaikaan 20.8.2020 klo 11.00, mennessä saatiin kolme (3) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta: CWT Finland Oy, GBT Finland Oy ja Milargo Ltd Oy:ltä.

Hankinnan kuvaus:

Matkatoimistopalveluilla tarkoitetaan matkanvälityspalveluita, jotka käsittävät liikematkustukseen liittyvät tuotteet/palvelut siinä laajuudessa kuin Tilaaja niitä tarvitsee. Kyseessä on kokonaisvaltainen matkojen hallinta- ja hankintapalvelu, joka

sisältää sekä kotimaisen että ulkomaisen matkustuksen tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyn mukaisesti. Hankinnasta tehdään puitesopimus yhden Palveluntuottajan kanssa.

Matkustuspalveluita käyttävät kaupungin henkilöstö, luottamushenkilöt sekä sisäiset ja ulkopuoliset asiakkaat. Palveluita tarvitaan myös oppilaiden ja opiskelijoiden

leirikouluihin ja ulkomaan vaihtoihin liittyvään matkustukseen.

Matkustuspalveluja tarvitaan myös vieraille, jotka tulevat Turkuun kaupungin kustantamana (esim. sivistystoimialan hanke- ja projektitoiminta, TFOn vierailevat solistit ja kapellimestarit, vapaa-aikatoimialan eri näyttelyiden taiteilijat ym.)

Palvelua tulee tuottaa suomen, ruotsin ja englannin kielellä.

Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjoajien kelpoisuus ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Ehdokkaiden kelpoisuuden arvioinnin tarkoituksena on selvittää ehdokkaan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioidaan tarjouspyynnössä ehdokkaille asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia vaatimuksia. Ehdokkaat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta. Hankintalain 86 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia, joilla varmistetaan, että ehdokkailla on tarvittavat henkilöstö- ja tekniset voimavarat ja kokemus hankintasopimuksen toteuttamiseksi hankintayksikön edellyttä-

mällä tasolla.

Kaikki tarjoajat täyttävät asetetut kelpoisuusvaatimukset.

Tarjousten hintavertailu ja tarjouksen valinta:

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan se, joka on hinnaltaan halvin.

Hinta, enimmäispisteet 100 pistettä.

Annetuista tarjouksista valitaan hinnaltaan halvin. Vertailussa käytetään rivikohtaisesti painoarvolla laskettua hintaa. Vertailuhinta on yhteenlaskettu hinta. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 100).

Hintavertailussa käytetyt volyymit ovat arvioita eivätkä sido tilaajaa määräostoon. Vertailu tehty tarjouksessa ilmoitetuilla arvoilla.

Tarjousten vertailu:

Edellä esitetyn perusteella ehdotan, että Turun kaupungin matkatoimistopalvelut palveluntuottajaksi valitaan ajalle 1.1.2021 – 31.12.2023 CWT FINLAND tarjotuin hinnoin ja alennuksin sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari

Päätös          Päätän, että Turun kaupungin matkatoimistopalveluiden palveluntuottajaksi valitaan ajalle 1.1.2021 – 31.12.2023 CWT FINLAND tarjotuin hinnoin ja alennuksin sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintalain 80 §:n tai 81 §:n mukaisesti tarjoajaksi hyväksytty ehdokas voidaan kuitenkin sulkea tarjouskilpailusta myöhemminkin tarjouskilpailun aikana hankintayksikön saatua tiedon poissulkemisen perusteesta.

          Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saa-

nut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, valitusosoituksen ja muut oheisasiakirjat tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintayksikkö ei sitoudu mihinkään hankintamäärään tai -arvoon.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: projektipäällikkö Pekka Lång p. 040 6350 534.