Hankintapalvelut, projektipäällikkö Jaana Friman 15.9.2020:

Turun kaupungin strateginen hankinta on pyytänyt tammikuussa 2020 osallistumishakemuksia kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn koskien Turun kaupungin sopimushallinnan elinkaaripalvelua.

Kilpailullinen neuvottelumenettely on kaksivaiheinen hankintamenettely, jossa hankintayksikkö valitsee osallistumishakemuksen jättäneiden soveltuvien tarjoajien joukosta ne, joille se lähettää toisessa vaiheessa tarjouspyynnön. Tarjouspyyntöä ei lähetetä muille kuin osallistumishakemuksen jättäneille ja kelpoisuusehdot täyttäville, valituille tarjoajille.

Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta, josta on julkaistu 28.11.2019 ilmoitus osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi ja osallistumispyyntö liitteineen on julkaistu internetissä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa.

Annettuun määräaikaan mennessä saatiin osallistumishakemus yhdeltä (1) palveluntuottajalta. Osallistumishakemuksen jätti Cloudia Oy.

Hankinnasta tehtiin välipäätös (hankintapäällikkö 13.2.2020 §17), jonka mukaisesti Cloudia Oy päätettiin valita neuvotteluihin. Hankinnan välipäätöksestä ei valitettu eikä tehty oikaisuvaatimusta.

Cloudia Oy:n kanssa käytiin kevään 2020 aikana useita neuvottelukierroksia, joissa käsiteltiin Turun kaupungin sopimushallinnan elinkaaripalvelun hankintaa koskevia asioita. Lopullinen tarjouspyyntö lähetettiin Cloudia Oy:lle 26.6.2020 sähköisen kilpailutusjärjestelmän kautta. Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjoukset sopimushallinnan elinkaaripalvelun ratkaisusta sekä optiona sähköisestä allekirjoituksesta kolmella eri vaihtoehdolla.

Cloudia Oy jätti annettuun määräaikaan 14.8.2020 klo 11.00 mennessä tarjouksen.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset sekä tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjoajalle asetetut kelpoisuusehdot oli asetettu jo edellisessä vaiheessa eli osallistumishakemuksessa. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä ostettavilta palveluilta edellytettiin. Arvioinnissa todettiin tarjouksen täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset ja olevan tarjouspyynnön mukainen.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailua ei tehty, koska muita tarjouksia ei ollut.

Cloudia Oy:n tarjous sopimushallinnan elinkaaripalvelusta vastaa palvelulta edellytettyjä vaatimuksia. Lisäksi Cloudia täytti kaikki tarjouspyynnön laatukriteerit.

Sopimushallinnan järjestelmäratkaisun tarjoushinta on 75 606,00 euroa, joka sisältää sekä käyttöönotto- että kuukausimaksuja.

Sähköisen allekirjoituksen tarjoushinnat ovat

-vaihtoehto A (Cloudian sopimushallinnan sähköinen allekirjoitus sopimuksiin); aloituskustannukset 9 800 + 3 500 euroa, sekä transaktiokustannus per transaktio 1,10 e

-vaihtoehto B (sopimushallinnan sähköinen allekirjoitus kaikkiin asiakirjoihin); aloituskustannus 39 500 euroa sekä transaktiokustannus per transaktio 1,39 e

-vaihtoehto C (integraatio Tilaajan omaan sähköisen allekirjoituksen ratkaisuun): aloituskustannukset 14 700 + 3 500 euroa

Huomioiden eri vaihtoehtojen seuraavien vuosien kokonaiskustannukset (aloituskustannukset, transaktiokustannukset Turun kaupungin allekirjoitettavien asiakirjojen määrille, mahdolliset integraatiot), on vaihtoehto A kokonaiskustannuksiltaan edullisin ja käyttökelpoisin ratkaisu.

Ehdotus        Ehdotan edellä esitetyin perustein, että

-palveluntuottajaksi sopimushallinnan elinkaaripalveluihin valitaan Cloudia Oy.

-palveluntuottajaksi sopimusten sähköisen allekirjoituksen palveluun valitaan Cloudia Oy vaihtoehdon A mukaisin ratkaisuin.

-kummastakin palvelusta tehdään omat sopimukset palveluntuottajan kanssa.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että

-palveluntuottajaksi sopimushallinnan elinkaaripalveluihin valitaan Cloudia Oy.

-palveluntuottajaksi sopimusten sähköisen allekirjoituksen palveluun valitaan Cloudia Oy vaihtoehdon A mukaisin ratkaisuin.

-kummastakin palvelusta tehdään omat sopimukset palveluntuottajan kanssa.

Turun kaupunki ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen sekä oikaisuohjeen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje liitteenä.