Projektipäällikkö Kimmo Hyyppä ja projektikoordinaattori Sari Haavisto 11.9.2020:  

Turun kaupungin konsernihallinto on pyytänyt tarjouksia The Tall Ships Races 2021 tapahtuman lava- ja äänentoistotekniikkapalveluista 5.- 8.7.2021. 

Tarjouspyynnössä pyydettiin lava- ja äänentoistotekniikkapalveluita yleisöohjelman toteuttamista varten Suomen Joutsenen ja Varvintorin alueelle sijoitettavista ohjelmalavoista siten, että ohjelma Suomen Joutsenen lavalla alkaisi su 4.7. ja Varvintorin lavalla ma 5.7. Hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset tehtiin erillisellä liitteellä.

Hankinnassa on kysymys julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kynnysarvot alittavasta hankinnasta, ns. pienhankinnasta, jolloin hankintaan ei sovelleta hankintalakia. Hankinnan arvonlisäverottomaksi arvoksi on arvioitu noin 50 000 euroa, summaan on varauduttu tapahtuman budjetissa.

Tarjouspyyntö lähetettiin 23.6.2020 sähköpostitse kolmelle toimijalle: Bright Finland Oy, Rajupaja Oy sekä Turku Audio Oy   

Tarjoukset saatiin kaikilta määräaikaan 31.8. klo 16.00 mennessä.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankintamenettelyn keskeyttäminen

Hankintayksikkö keskeyttää hankintamenettelyn hankintaa tekemättä. Keskeyttämisen syynä on se, että tarjouspyyntö on ollut epäselvä, eikä sen perusteella ole voitu saada vertailukelpoisia tarjouksia.

Tarjouspyynnössä on todettu, että Suomen Joutsenen ja Varvintorille rakennettaviin lavojen osalta tarjoajan tulee tarjota riittävä määrä teknikoita. Hankintayksikkö ei ole tarkemmin määritellyt tarjouspyynnössä teknikoiden riittävää määrää, minkä takia hankintayksikkö ei ole saanut vertailukelpoisia tarjouksia.

Tarjouspyynnössä on lisäksi todettu, että ohjelmaa lavoilla on pääsääntöisesti päivittäin klo 14.00 – 22.00 välisenä aikana. Varvintorilla ohjelmaa voi olla myös pitempään, ei kuitenkaan pitempään kuin klo 24.00. Alusten lähtöpäivänä 8.7. ohjelma päättyy viimeistään klo 15.00. Tarjouspyyntö ei ole kuitenkaan ollut riittävän selvä sen osalta, millä perusteella tarjoajien on tullut ilmoittaa tarjouksen vertailussa käytettävä hinta. Tarjouspyyntö on ollut tältä osin epäselvä, minkä takia hankintayksikkö ei ole saanut vertailukelpoisia tarjouksia.

Hankintayksikkö voi päätyä keskeyttämisen jälkeen toteuttamaan hankinnan omana työnään tai käynnistämään uuden hankintamenettelyn, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden kuitenkin erillinen ja uusi prosessi.

Hankintayksiköllä on ollut edellä mainituista syistä todellinen ja perusteltu tarve keskeyttää hankinta. Keskeyttämispäätöstä tehtäessä on toimittu tasapuolisesti ja ehdokkaita syrjimättä.

EhdotusEhdotamme edellä esitetyin perustein, että The Tall Ships Races 2021 lava- ja äänentoistotekniikkapalvelua koskeva hankintamenettely keskeytetään.

Omistajaohjausjohtaja Jarkko Virtanen:

PäätösPäätin, että edellä esitetty The Tall Ships Races 2021 lava- ja äänentoistotekniikkapalvelua koskeva hankintamenettely keskeytetään.

Jarkko Virtanen

omistajaohjausjohtaja

The Tall Ships Races 2021 ohjausryhmän puheenjohtaja