Talous- ja strategiaryhmä, talousjohtaja Valtteri Mikkola, konsernilaskennanpäällikkö Merja Vuorinen ja kirjanpitopäällikkö Jutta Nieminen 31.8.2020:

KPMG Oy Ab, vastuunalaisena tilintarkastajana JHTT, KHT Jorma Nurkkala on jättänyt raportin tilinpäätöksen 2019 tilintarkastuksesta 28.4.2020. Tarkastuslautakunta on lähettänyt tilintarkastusta koskevan raportin kaupunginhallitukselle tiedoksi ja toimenpiteitä varten 19.5.2020 § 48. Toimenpiteistä pyydetään antamaan selvitys tarkastuslautakunnalle 30.9.2020 mennessä.

Selvitykset annetaan ainoastaan kohtiin, joihin sisältyy tilintarkastajan suositus tai joihin tilintarkastaja edellyttää toimenpiteitä.

Toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet

Tilintarkastaja toteaa, että kaupunkikonsernin joissakin rakennushankkeissa toteutusaika on ollut suunniteltua pitempi ja kustannukset ovat nousseet olennaisesti alun perin arvioitua suuremmiksi.

Tilintarkastaja suosittelee huomion kiinnittämistä rakennushankkeiden huolelliseen suunnitteluun ja hankintamenettelyn kilpailutukseen sekä konserniresurssien tehokkaaseen koordinointiin toteutuksen ajoituksesta aiheutuvien resurssitarvevaihteluiden tasoittamiseksi. Myös palvelutuotannon tehokkaassa toteutuksessa konserniohjauksella on tärkeä rooli.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

•Rakennushankkeiden huolellisen suunnittelun kohdalla on kiinnitetty edelleen erityistä huomiota suunnitelmien ja kustannusten arvioinnin tarkkuuteen ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä. Hankintamenettelyissä käytetään tarvittaessa muitakin urakkamalleja, kuin kokonaishintaurakat ja jaetut urakat. Kaikki merkittävimmät vuonna 2019 ja 2020 valmistuneet hankkeet ovat alittaneet kustannusarvionsa ja ovat pääsääntöisesti pysyneet aikataulussa.

Rakennushankkeet on suunniteltu huolellisesti ja kilpailumenettelyssä on onnistuttu. Kaupunkirakentaminen on tehnyt vuoden 2019 aikana 220 investointien toteuttamiseen liittyvää päätöstä. Näiden pohjalta kilpailutuksella syntynyt säästö verrattuna kussakin tarjouskilpailussa kalleimpaan tarjoukseen teoreettiseksi kokonaissäästöksi muodostui 12,02 M€.

•Toteutuksen ajoituksesta aiheutuvien resurssivaihteluiden tasoittamiseksi on muutettu investointien budjetointikäytäntöjä, jolloin tulevien vuosien hankkeista esitetään sidottavaksi tiettyjä hankkeita jo kuluvan vuoden kesäkuussa. Näin ko. hankkeiden toteutussuunnittelu ja tutkimukset kyetään käynnistämään jo kuluvan talousarviovuoden aikana ja rakentamisen kilpailutukset voidaan käynnistää tarvittaessa heti seuraavan vuoden alussa.

•Uusien infrahankkeiden osalta tarvesuunnittelu- ja hankesuunnittelun ohjeistus ja toimintamalli on otettu käyttöön. Ohjeen päivittämisen myötä on mahdollistettu asemakaavan ja katu- ja kaupunkiympäristön toteutussuunnittelun samanaikainen laatiminen, jolla nopeutetaan oleellisesti hankkeiden toteutusvaihetta ja parannetaan suunnitelmien yhteensovittamista ja laatua. Samalla hankkeiden kustannusarviot vahvistetaan suunnittelun edetessä, jolloin suunniteltujen ja toteutuneiden kustannusten vertaaminen parantuu.

Kirjanpitoaineistoa, kirjanpidon hoitoa ja tilinpäätöstä varmentavaa aineistoa koskevat havainnot

Tilintarkastaja toistaa edellisvuoden havaintonsa siitä, että monista muistiotositteista puuttuivat liitteet, joista olisi käynyt ilmi tehdyn kirjauksen peruste. Liitteiden osalta tilanne on kuitenkin parantunut vuosittain. Edelleen tarkastuksessa ei ole voitu todeta muistiotositteiden aukottomuutta tilikaudella 2018 eikä 2019. Tarkastuksessa saadun tiedon mukaan muistiotositteilla ei ole omaa tositesarjaa vaan samaan tositesarjaan kirjataan monta eri tositelajia. Tilintarkastaja suosittelee, että muistiotositteille perustetaan oma tositesarja.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

•Muistiotositteen laadinnasta on ohjeistusta tilinpäätösohjeissa, sekä Sarastia Oy:n (jatkossa Sarastia) SAP SIPS -muistiotositteen esikirjaus- ja tarkastusohjeissa, jonne on lisätty erityismaininta muistiotositteiden liitteiden/tausta-aineiston tarpeellisuudesta. Toimialoja on muistutettu ja tullaan edelleen muistuttamaan, että pääsääntöisesti muistiotositetta ei pitäisi hyväksyä, ellei siihen ole liitetty tausta-aineistoa, josta kirjaus- ja tai laskentaperuste käy ilmi. Lisäämisen voi tehdä myös tositteen hyväksymisen jälkeen. Kaupungin toimialoille tähdennetään, että muistiotositteissa tulee käyttää SIPS-Excel -tositteita Winshuttle-tositteiden sijaan.

•Turussa käytössä olevaan SAP-ratkaisuun ei ole mahdollista perustaa omaa tositesarjaa muistiotositteille. Tämä on otettu huomioon tulevan järjestelmäpäivityksen yhteydessä. Sarastian laatimissa muistiotositteissa on sovittu, että SA-muistioiden tositesarjan aukottomuus varmistetaan ohjelmasta saatavalla listauksella.

Tilintarkastaja on todennut, että tase-erittelyt eivät sisältäneet kaikilta osin yleisohjeen edellyttämiä tase-eräkohtaisia tietoja, mikä hidasti tarkastuksen etenemistä. Sama koski liitetietotositteita. Erityisesti tulee kiinnittää huomiota vakuuksia, vastuusitoumuksia ja taseen ulkopuolisia järjestelyjä koskeviin liitetietotositteisiin ja liitetietojen oikeellisuuteen. Seuraavaan tilinpäätökseen tulee laatia selkeät tase-erittelyt, joiden avulla pystytään suoraan johtamaan taseessa esitetyt luvut kirjanpitoon. Myös tase-erittelyjen liitteiden tulisi pääsääntöisesti olla käytettävissä siinä vaiheessa, kun tilinpäätöstarkastusta tehdään. Lisäksi tulee varmistaa, että tase-erittelyt sisältävät kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeen kunnan ja kuntayhtymän taseen laatimisesta edellyttämät tase-erä kohtaiset tiedot.

Selvitys ja toimenpiteet havainnon johdosta:

•Tase-erittelyjen laatu on parantunut säännönmukaisesti vuosi vuodelta, vaikka tekemistä on vielä. Sarastia jatkaa tase-erittelyjen tekemiseen osallistuvien henkilöiden ohjaamista laadukkaampien erittelyjen luomiseen mm. koulutuksen ja esimerkkien avulla ja päivittää ohjeistusta tarpeen mukaan. Tilinpäätösaikataulussa korostetaan tase-erittelyjen toimituspäivää ja varataan resurssia tilinpäätöksessä tase-erittelyjen kokoamiseen. Liitetietotositteista tehdään ohjeet ja malli sekä mainitaan aikataulussa määräaika.

•Vuoden 2019 tilintarkastusmateriaali tallennettiin ensimmäistä kertaa KPMG:n tarjoamaan alustaan (Move) helpottamaan tilintarkastustyötä. Moveen tallennettu tilintarkastusmateriaali on keskitetysti käytössä Sarastialla, Turun kaupungilla ja tilintarkastajilla.

Tilinpäätöseräkohtaisia havaintoja

Havainto siitä, että tarkastuksessa ei voitu varmistua palkkakirjanpidon ja kirjanpidon eikä tuloverorekisteritietojen ja palkkakirjanpidon yhdenmukaisuudesta puutteellisten täsmäytysten takia. Tilintarkastaja suosittelee Sarastiaa täsmäyttämään palkkakirjanpidon tiedot kirjanpitoon ja tulorekisterin tiedot palkkakirjanpitoon kuukausittain.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

•Sarastialta saadun selvityksen mukaan palkkajärjestelmän kirjaukset ja kirjanpito on täsmäytetty ja täsmäytetään kuukausittain, myös vuonna 2019. Tulorekisterin raportit eivät olleet heti kunnossa ja henkilötason raportit tulivat tulorekisteriin vasta tämän vuoden 2020 puolella. Tämän jälkeen pystytään tekemään kuukausitasoisesti täsmäytystä tulorekisteriin.

Havainto yksilöimättömien siirtyvien erien määrien ja toimeksiantojen varojen ja pääomien vuodesta toiseen siirtyvien erojen selvittämisestä ja näiden poiskirjausmenettelytavasta päättämisestä, mm. välitetyt valtionlainat.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

•Siirtyvien erien sekä toimeksiantojen varojen ja pääomien saldoja on selvitetty ja joitakin poiskirjauksia on tehty tilikauden aikana. Poiskirjausten selvittelyä jatketaan yhteistyössä Sarastian kanssa.

Havainto siitä, että johdannaissopimusten korkoherkkyyttä ei ole esitetty vuoden 2019 tilinpäätöksessä kuten vuonna 2018. Tilintarkastaja suosittelee esittämään johdannaissopimukset liitetiedoissa erillään ja esittämään niistä niitä koskevat yksityiskohtaiset tiedot.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

•Korkoherkkyyttä kuvaava luku lisätään seuraavan tilinpäätöksen liitetietoihin ja toimintakertomukseen.

•Johdannaissopimukset on esitetty kaupungin tilinpäätöksen liitetiedoissa kohdassa 41 Muut taseen ulkopuoliset järjestelyt kuten kirjanpitolautakunnan yleisohje liitetiedoista ohjeistaa.

Palvelutoimittajien kontrolliympäristön arviointi

Tilintarkastaja on todennut, että Turun kaupungin taloudellisen raportoinnin kannalta merkittävän palvelutoimittajan valvontakäytäntöjä on yleisiä tietoturvaan ja tietojärjestelmiin liittyviä kontrolleja varmennettu Kunnan Taitoa Oy:n aikana. Laadittu varmennusraportti ISAE 3402 tarkastusjaksolta vuodelta 2016 sisälsi useita kontrollipuutteita, joiden korjaustoimenpiteitä ei ole verifioitu. Tilintarkastaja suosittelee, että kaupunki edellyttää taloudellisen raportoinnin kannalta merkittävältä palvelutoimittajalta ISAE 3402 tyypin 1 ja 2 varmennusraporttia ulkoistettujen palvelujen (SAAS) toimivuuden varmentamiseksi sekä varmentamaan, että palvelutoimittajan kontrollit vastaavat kaupungin sisäisen valvonnan ja taloudellisen raportoinnin ohjeita.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

•ISAE 3402 -auditoinnin tarkoituksena on osoittaa, että yrityksen tai kolmannen osapuolen palvelutuotannon kontrollit vastaavat asiakkaiden sisäisen valvonnan ja taloudellisen raportoinnin vaatimuksia. Laadittu ISAE 3402 -raportti kattaa arvioitujen prosessien valvontakäytännöt sekä yleiseen tietoturvaan ja tietojärjestelmiin liittyvät kontrollit.

Taloudellista raportointia tuottavalta kaupungin palveluntuottajalta olisi hyvä edellyttää ISAE 3402 varmennusraporttia ulkoistettujen palvelujen toimivuuden varmentamiseksi. Varmennukseen tulisi sisällyttää myös se, että palvelutoimittajien kontrollit vastaavat kaupungin sisäisen valvonnan ja taloudellisen raportoinnin ohjeita kuten tilintarkastaja suosittelee.

Hankinnat

Tilintarkastajan havainto siitä, että strategisen hankinnan kilpailutuskalenteri ei ole ajan tasalla. Tilintarkastaja suosittelee varmistamaan, että kilpailutuskalenteria päivitetään säännöllisesti, jotta varmistetaan, että kaikki tavara- ja palveluhankinnat tulee kilpailutetuksi hankintalain mukaan. Edelleen tilintarkastaja suosittelee kiinnittämään erityistä huomiota kilpailutusten kattavuuden järjestelmälliseen seurantaan sekä suuren hankintavolyymin vuoksi harkittavaksi myös erillisen tietojärjestelmän hankkimista kilpailutusten seurannalle.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

•Strateginen hankinta käyttää omassa kilpailutusten seurannassaan ja suunnittelussaan excel -muotoista kilpailutuskalenteria, jota käyttävät ja ylläpitävät Strategisen hankinnan kilpailuttajat. Päivittämisestä muistutetaan kilpailuttajien palavereissa. Excelin avulla ei voida kuitenkaan varmistaa, että kaikki kaupungin tavara- ja palveluhankinnat kilpailutetaan hankintalain mukaisesti.

Strateginen hankinta kilpailuttaa kansallisen kynnysarvon ylittävät kaupungin yhteiset tavara- ja palveluhankinnat (ns. yhteishankinnat) sekä toimialojen erillishankinnat (tavarat ja palvelut). Lisäksi konserniyhtiöille kilpailutetaan erillisen toimeksiannon perusteella. Strateginen hankinta lähtee siitä, että toimialat noudattavat menettelyä, jolla ne varmistavat kilpailuttamistoimeksiannon tuottamisen Strategiselle hankinnalle silloin, kun kyse on hankintalain kynnysarvon ylittävästä erillishankinnasta. Tämän varmistamiseksi Strateginen hankinta tekee yhteistyötä toimialojen kanssa mm. hankintojen vuosisuunnittelussa ja ohjeistamalla hankintojen toteuttamisessa.

•Strategisen hankinnan hankintapäällikkö on tehnyt 30.4.2020 päätöksen kolmesta sähköisestä järjestelmästä, jotka edesauttavat kilpailutusten kattavaa seurantaa: puitejärjestelyjen sisäisen kilpailutuksen järjestelmä osana kilpailutusjärjestelmää, pienhankintajärjestelmä, jolla tehdään alle kynnysarvojen tehtävät hankinnat sekä hankinnan suunnittelujärjestelmä. Järjestelmien sopimusaika 1.6.2020-31.5.2022 ja toimittaja Cloudia Oy. Järjestelmien avulla voidaan muun muassa seurata hankintojen toteuttamista yhdenmukaisesti kaupunkitasolla, määrärahojen käyttöä ja vähentää manuaalisen työn aiheuttamaa virheriskiä.