Projektipäällikkö Kimmo Hyyppä ja projektikoordinaattori Sari Haavisto 21.8.2020:

Turun kaupunki on pyytänyt tarjouksia Turussa 5. - 9.7.2021 järjestettävän The Tall Ships Races 2021 -tapahtuman varainhankintapalvelun hankinnasta.  

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään sopimus yhden palveluntuottajan kanssa.

Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta, josta tarjouspyyntö lähetettiin sähköpostitse kolmelle tarjoajalle Event Company Rami Lehtinen Oy:lle, Markkinointiosakeyhtiö i2:lle ja Red Carpet Brand Alliances Oy:lle 17.6.2020.

Hankinnasta ei esitetty kysymyksiä.

Annettuun määräaikaan 22.7.2020 klo 16.00 mennessä tarjous saatiin kaikilta kolmelta tarjoajalta, joille tarjouspyyntö lähetettiin.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osatarjouksia ei hyväksytä ja, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Tarjoukset arvioitiin kolmessa vaiheessa:

1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnissa todettiin kaikkien tarjoajien täyttävän tässä hankintamenettelyssä tarjoajien kelpoisuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Tarjoukset arvioitiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Arvioinnissa todettiin kaikkien tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Valintaperusteeksi ilmoitettiin kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että vertailuperusteina käytetään hintaa ja laatua seuraavasti:

Hinnan painoarvo on 30 % ja laadun 70 %. Enimmäispistemäärä on 100 pistettä.

Hintaa (kokonaispisteet 30 pistettä) arvioidaan tarjottujen provisioprosenttien perusteella. 

·       Rahasuorituksen provisioprosentin osalta maksimipisteet ovat 15 pistettä. Edullisimman eli pienimmän provisioprosentin tarjoaja saa täydet 15 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (pienin annettu provisioprosentti / tarjoajan ilmoittama provisioprosentti x 15 pistettä).

·       Tavara ja palvelun (barter) provisioprosentin osalta maksimipisteet ovat 15 pistettä. Edullisimman eli pienimmän provisioprosentin tarjoaja saa täydet 15 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (pienin annettu provisioprosentti / tarjoajan ilmoittama provisioprosentti x 15 pistettä). 

Laatua (kokonaispisteet 70 pistettä) arvioidaan tarjoajien varainhankintasuunnitelmien perusteella.

·       Varainhankintasuunnitelmaa arvioidaan seuraavin perustein:

Suunnitelman realistisuus ja toimivuus, kuinka hyvin suunnitelma soveltuu hankinnan kohteeseen ja kuinka kattavasti ja laajasti suunnitelmaan sisältyy eri alojen kanssa käytäviä neuvotteluja ja yhteydenottoja. Tilaaja arvostaa, että eri alojen toimijoiden kanssa käytäviä neuvotteluja sekä neuvotteluihin tähtääviä yhteydenottoja tehdään laajasti.

Liite 1                                  Tarjousten vertailutaulukko

Parhaat pisteet tarjousten vertailussa sai Markkinointiyhtiö i2.

Ehdotamme, että The Tall Ships Races 2021 -tapahtuman varainhankintapalvelusta solmitaan sopimus Markkinointiyhtiö i2 kanssa tarjotuin provisioprosentein sekä muutoin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Lisätietoja: projektipäällikkö Kimmo Hyyppä, puh. 050 559 0180

Apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen:

PäätösPäätin, että The Tall Ships Races 2021 -tapahtuman varainhankintapalvelusta solmitaan sopimus Markkinointiyhtiö i2 kanssa tarjotuin provisioprosentein sekä muutoin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 vuorokauden kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Jarkko Virtanen

apulaiskaupunginjohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä