Liite 1 § 149
TURUN KAUPUNGIN OHJEET ETÄTYÖSTÄ
1. Milloin työn katsotaan olevan etätyötä
Etätyöllä tarkoitetaan työnantajan kanssa sovittua työnteon mallia, jossa työ tehdään joko koko- tai osa-aikaisesti muissa kuin työnantajan tiloissa. Tämä mahdollistaa monipaikkaisen ja liikkuvan työn. Etätyöhön soveltuu työ, jonka suorittaminen ei vaadi henkilökohtaista läsnäoloa työpaikalla.
2. Milloin etätyön tekeminen on mahdollista?
Etätyö on luonteva osa työntekoa, kun työtehtävät sen mahdollistavat. Lähijohtaja ja työntekijä arvioivat yhdessä mahdollisuudet etätyön tekemiseen. Tarkastelun kohteena on työn sisältö ja tulokset. Etätyöstä voidaan sopia silloin, kun siitä hyötyvät sekä työnantaja että työntekijä.
Työntekijällä ei kuitenkaan ole subjektiivista oikeutta etätyön tekemiseen, eikä etätyösopimuksen perusteena voi olla työntekijän henkilökohtaiset mieltymykset tai tarpeet. Viime kädessä työnantaja määrittää, onko etätyön tekeminen ko. työtehtävissä mahdollista ja tarkoituksenmukaista. Perusteet päätökselle tulee olla asialliset ja syrjimättömät.
3. Etätyön vapaaehtoisuus
Etätyö perustuu vapaaehtoisuuteen, ja siitä sovitaan työnantajan ja työntekijän/viranhaltijan välillä.
Etätyöstä ei voida sopia työsopimuksessa. Etätyön tekemisestä ja siihen liittyvistä ehdoista tehdään aina erillinen kirjallinen sopimus (liite 1). Etätyösopimus voidaan päättää molemmin puolin 1 kk:n ilmoitusaikaa noudattaen. Tämän lisäksi työnantajalla on oikeus purkaa etätyösopimus päättymään välittömästi ilman irtisanomisaikaa painavasta syystä, jos työntekijä rikkoo etätyösopimuksen ehtoja tai muita työntekijän velvoitteita. Etätyön päättämistä koskeva ilmoitus ei merkitse palvelussuhteen päättämistä.
4.Sovellettava lainsäädäntö ja työehtosopimukset sekä muut palvelussuhteen ehdot
Etätyössä noudatetaan voimassa olevia säädöksiä, työsopimusta/ viranhoitomääräystä ja ao. virka- ja työehtosopimuksia sekä kaupungissa voimassa olevia ohjeita.
Etätyöntekijän osalta on erityisesti huomioitava seuraavat asiat:
•Etätyössä työaika on sama kuin työntekijän säännöllinen päivittäinen/viikoittainen työaika, eikä liukuvan työajan piirissä olevien työntekijöiden työaikasaldo muutu etätyöpäivinä eli työaika on ns. kiinteä. Työajan sijoittelun osalta noudatetaan liukuvasta työajasta annettua ohjeistusta: työntekijän tulee olla työnantajan käytettävissä työpäivän aikana klo 9.00 – 14.30 (pl. työaikaan kuulumaton lounastauko) ja muutoin päivittäinen työaika voi sijoittua liukumien puitteissa: työaika voi alkaa työpäivisin klo 7.00 ja päättyä klo 18.00. Työntekijän tulee huolehtia siitä, että työpäivien pituus pysyy säännöllisen työajan puitteissa. Etätyössä ei normaalitilanteessa tehdä ylityötä. Ylityön tekeminen on kuitenkin mahdollista etätyössä lähijohtajan kirjallisella ylityömääräyksellä, jos ylityön tekeminen on tehtävien hoidon kannalta välttämätöntä.
•Jos työntekijällä on käytössään mobiilileimaussovellus, käytetään sitä työajan seurannassa. Tällöin noudatetaan yksikön tavanomaisia liukuvan työajan liukumarajoja sekä yksikön kiinteää työaikaa.
•Lähijohtaja seuraa etätyön tuloksia kuten työpaikallakin tehtävän työn tuloksia, ja raportoinnista sovitaan erikseen.
•Etätyön suorituspaikasta/suorituspaikoista sovitaan etätyösopimuksessa. Etätyöpaikan väliaikainen muuttaminen edellyttää asiasta sopimista lähijohtajan kanssa esimerkiksi sähköpostilla.
•Etätyöpäivät tulee olla etukäteen lähijohtajan kanssa sovittu ja tiedossa esim. kalenterimerkintöinä ja jälkikäteen todennettavissa.
5. Tietoturva ja -suoja
Ammatillisiin tarkoituksiin käytettävien ohjelmistojen ja tietojen suojauksen on oltava etätyössä lähtökohtaisesti samaa tasoa kuin työnantajan tiloissa työskentelevillä. Etäyhteyden suojaus saattaa lisäksi edellyttää erityisjärjestelyjä. Etätyöhön käytetään lähtökohtaisesti työnantajan tarjoamia tietoteknisiä päätelaitteita (esim. kannettava tietokone ja matkapuhelin). Mahdollisesta omien päätelaitteiden käytöstä työn kannalta perustellusta syystä on aina sovittava erikseen työnantajan kanssa. Jos etätyöhön käytettävää tietokonetta saa käyttää myös omiin tarkoituksiin, työnantajan ja työntekijän on syytä sopia pelisäännöistä muun kuin työkäytön osalta sekä arvioida muun käytön riskit tietosuojaukselle. Tietoturvaa ja –suojaa koskevat säännökset etätyössä ovat myös lähtökohtaisesti samat, joita sovelletaan työnantajan tiloissa työskenteleviin.
Etätyöstä sovittaessa on syytä sopia siitä:
•saako työnantajan hankkimaa tietokonetta käyttää myös muihin tarkoituksiin
•työvälineiden käytön rajoituksista
•varmistaa, että tietosuojaohje/sitoumus on allekirjoitettu.
Turun kaupungin työntekijät/viranhaltijat ovat sitoutuneet noudattamaan Turun kaupungin tietosuojasta ja -turvasta antamia ohjeita. Ohjeet löytyvät Turun kaupungin sisäisistä ohjeista osoitteesta: https://dotku.turku.fi/yhteiset/tietoturva/Ohjeet/Forms/AllItems.aspx
6. Matkustaminen
Työnantaja ei korvaa työntekijän/viranhaltijan etätyöpaikan ja varsinaisen työntekopaikan välisiä matkakuluja. Työ- ja virkamatkat eivät ole etätyötä, vaan niihin sovelletaan virka- ja työehtosopimusta ja työnantajan matkustusohjeita.
Etätyön tekeminen muualla kuin Suomessa vaatii kaupunginhallituksen etukäteen antaman luvan.
7. Työskentelyolosuhteet
Etätyötä tehdessään työntekijä vastaa työskentelyolosuhteistaan siten, että hänen on mahdollista tehdä työtä työnantajan tarjoamien työvälineiden avulla.
8. Työterveyshuolto ja työsuojelu
Etätyötä tekevät kuuluvat kaupungin työterveyshuollon piiriin vastaavasti kuin työnantajan tiloissa työskentelevät.
Työsuojelua koskevat määräykset soveltuvat pääsääntöisesti myös etätyöhön.
Etätyöstä sovittaessa on syytä tarvittaessa kiinnittää huomiota mm. siihen:
•mitkä ovat etätyön erityiset haitat ja vaarat terveydelle ja turvallisuudelle ja miten niitä voidaan poistaa tai vähentää
•miten työnantaja voi tarvittaessa tarkastaa työskentelyolosuhteet ja työvälineet etätyössä
•etätyöntekijän velvollisuuteen ilmoittaa työympäristössä esiintyvistä ongelmista.
Työtapaturmista työntekijällä on aina selvitysvelvollisuus niistä olosuhteista, joissa työtapaturma on tapahtunut. Jos tapaturma sattuu kotiaskareissa tai esim. kaupassa käynnin yhteydessä, ei kysymyksessä ole työtapaturma.
9. Tiedonkulku ja yhteydenpito
Etätyötä tekevien osalta tulee varmistaa, että henkilöstölle kohdistuva tiedotus ja järjestetyt tilaisuudet saavuttavat myös heidät. Etätyötä tekevillä on velvollisuus osallistua työtehtäviin liittyviin kokouksiin ja muihin tilaisuuksiin sovitulla tavalla.
Yhteydenpidosta ja tavoitettavuudesta etätyöpäivän aikana sovitaan erikseen.
Liite 1 Etätyösopimus
ETÄTYÖSOPIMUS
(Kokoaikainen/osa-aikainen etätyö)
Toimialojen tulee huolehtia etätyösopimusten tallentamisesta ja arkistoimisesta.