Projektipäällikkö Pekka Lång 24.8.2020:

Asian tausta

Turun kaupunki, useat sen konserniyhtiöistä sekä muita yhteisöjä ovat liittyneet 4.10.2017 tehdyllä sitoumuksella KL-Kuntahankintojen KLKH131 Microsoft-käyttöoikeuksien jälleenmyynti ja niihin liittyvät palvelut 2018–2020 -puitesopimukseen, jonka sopimuskausi on 16.1.2018-31.12.2020. Tämän puitesopimuksen palveluntuottaja on Atea Finland Oy. Sopimuskauden päättyessä tulisi varmistaa Microsoft-käyttöoikeuksien saatavuus myös jatkossa Turun kaupungin toiminnoille ja konserniyhtiöille. Hanselin puitejärjestely Microsoft -käyttöoikeuksien jakelu- ja hallintapalvelut 2020-2023 (2024) II tulee korvaamaan KL-Kuntahankintojen KLKH131 Microsoft-käyttöoikeuksien jälleenmyynti ja niihin liittyvät palvelut 2018–2020 -puitesopimuksen, joka päättyy 31.12.2020. Liittymällä Hanselin Microsoft-käyttöoikeuksien jakelu- ja hallintapalvelut 2020-2023 (2024) II -puitejärjestelyyn Turun kaupunki ja sen konserniyhtiöt varmistavat kilpailutetun hankintakanavan säilymisen Microsoftin ohjelmistotuotteille ja sopimusten uusimisen ilman lisenssiomaisuuden ylläpidon menetystä. Hanselin liittymisilmoitus tulee tehdä ennen 18.6.2020.

Turun kaupungin, käsittäen myös Varsinais-Suomen aluepelastuslaitoksen ja Turun Taidemuseon, mukana ovat liittyneet 4.10.2017 tehdyllä sitoumuksella KL-Kuntahankintojen KLKH131 Microsoft-käyttöoikeuksien jälleenmyynti ja nii-hin liittyvät palvelut 2018–2020 -puitesopimukseen. Turun kaupungin mukana liittyvät seuraavat yhteisöt:

•TVT Asunnot Oy

•Koneteknologiakeskus Turku Oy 

•Turun Kaupunkiliikenne Oy

•Turun Kaupunginteatteri Oy

•Turun Satama Oy

•Arkea Oy 

•Kaarea Oy

•Kaarea Kunnossapito Oy 

•Kuntec Oy 

•Turun Seudun Puhdistamo Oy

•Turun Seudun Vesi Oy

•Lännen Tekstiilihuolto Oy 

•Puro Tekstiilihuolto Oy

•Turun Vesihuolto Oy

•Flör Kukka ja Puutarha Oy

•Turku Touring Oy

•Turun Musiikkijuhlasäätiö sr

•Centrum Balticum

•Itämeren Alueen Terveet kaupungit ry

Turun kaupunki ja sen mukana liittyneet yhteisöt ovat KL-Kuntahankintojen kautta hankkineet Microsoft-käyttöoikeuksia ja niihin liittyviä palveluita seuraavasti (kaikki kustannukset alv 0 %):

•Hallinnon EA-sopimus

oSopimuskausi 1.4.2020–31.3.2023

oHenkilökohtaiset Microsoft Online -palveluiden käyttöoikeudet, noin 9 500 käyttäjää

oVuosikustannus noin 2,5 milj. €, sopimuskaudelta noin 7,5 milj. €

•Hallinnon konesalipalveluiden SCE-sopimus

oSopimuskausi 1.3.2018–31.3.2021

oKäsittää datacenterien ja -palvelinten käyttöoikeudet

oVuosikustannus noin 280 000 €, sopimuskaudelta noin 840 000 €

•Opetuspuolen (perusopetus, lukio, esiopetus, kirjastot) EES-sopimus

oSopimuskausi 1.3.2018–28.2.2021

oHenkilökunnan, opettajien ja oppilaiden käyttöoikeudet sekä opetuspuolen datacenterien ja palvelinten käyttöoikeudet

oVuosikustannus noin 210 000 €, sopimuskaudelta noin 630 000 €

•Museoiden SA-sopimus

oSopimuskausi 1.4.2018–28.2.2021

oMuseoiden henkilökunnan työasemien käyttöoikeudet (154 kpl)

oVuosikustannus noin 9 000 €, sopimuskauden kustannus noin 27 000 €

o154 käyttöoikeudesta 120 kpl siirrettiin osaksi 1.4.2020 alkanutta EA-sopimusta

oUuden, 1.3.2021 alkavan SA-sopimuksen arvioitu vuosikustannus on 2 000 €

•Lisenssiomaisuuden hallintapalvelu (SAM)

oSopimuskausi 1.2.2019–31.1.2022

oKäsittää hallinnon työasemissa ja palvelimissa olevien sovellusten seurannan

oVuosikustannus noin 88 000 €, sopimuskaudelta 264 000 €

Näiden edellä lueteltujen sopimusten ja palvelujen sopimuskaudet jatkuvat ilmoitetun sopimuskauden loppuun saakka, vaikka KL-Kuntahankintojen KLKH131-puitesopimus päättyykin 31.12.2020.

KL-Kuntahankinnat ja Hansel Oy yhdistyivät 1.9.2019 yhdeksi yhtiöksi ja Hansel Oy:n toimintaa säätelee laki Hansel Oy -nimisestä osakeyhtiöstä (1096/2008). Laista johtuen yhteisöjen tulee selvittää asiakaskelpoisuutensa Hanselilta, ennen kuin ne voivat liittyä Hanselin puitejärjestelyihin. Turun kaupunki ja Hanselin asiakasehdot täyttävät yhteisöt

•Kaarea Oy

•Kaarea Kunnossapito Oy

•Turun Kaupunginteatteri Oy

•Turun Satama Oy

•Turun Seudun Vesi Oy

•Turun Seudun Puhdistamo Oy

ovat liittymässä Hansel Oy:n Microsoft-käyttöoikeuksien jakelu- ja hallintapalvelut 2020-2023 (2024) II -puitejärjestelyyn ja hankkimassa Microsoft-käyttöoikeuksia ja niihin liittyviä palveluita seuraavanlaisin alustavin tiedoin perustuen kustannusarvioon tämänhetkisestä tarpeesta (kaikki kustannukset alv 0 %):

•Hallinnon EA-sopimus

oSopimuskaudelle 1.4.2023–31.3.2026

oHenkilökohtaiset Microsoft Online -palveluiden käyttöoikeudet, noin 8 023 käyttäjää

oVuosikustannus noin 2,74 milj. €, sopimuskaudelta noin 8,22 milj. €

•Hallinnon konesalipalveluiden SCE-sopimus

oSopimuskaudelle 1.4.2021–31.3.2024

oKäsittää datacenterien ja -palvelinten käyttöoikeudet

oVuosikustannus noin 280 000 €, sopimuskaudelta noin 840 000 €

•Opetuspuolen (perusopetus, lukio, esiopetus, kirjastot) EES-sopimus

oSopimuskaudelle 1.3.2021–28.2.2024

oHenkilökunnan, opettajien ja oppilaiden käyttöoikeudet sekä opetuspuolen datacenterien ja palvelinten käyttöoikeudet

oVuosikustannus noin 210 000 €, sopimuskaudelta noin 630 000 €

•Museoiden SA-sopimus

oSopimuskaudelle 1.3.2021–28.2.2024

oMuseoiden henkilökunnan työasemien käyttöoikeudet (34 kpl)

oVuosikustannus noin 667 €, sopimuskaudelta noin 2 000 €

•Lisenssiomaisuuden hallintapalvelu (SAM)

oSopimuskaudelle 1.2.2022–31.1.2025

oKäsittää hallinnon työasemissa ja palvelimissa olevien sovellusten seurannan

oVuosikustannus noin 90 000 €, sopimuskaudelta noin 270 000 €

Lisäksi Hanselin asiakkuusehdot täyttävät yhteisöt Turun Kaupunkiliikenne Oy sekä Turun Vesihuolto Oy, mutta yhteisöt eivät ole ilmoittaneet sitoumustaan kaupungille. Näin ollen näiden yhteisöjen liittyminen Hansel Oy:n puitejärjestelyyn voidaan tehdä vain ehdollisena.

Hansel Oy:n palvelumaksu on 0,5 % ja se laskutetaan palveluntuottajalta.

Yhteisöt, joiden Hansel Oy:n asiakasehtojen täyttyminen tulee tarkistaa, liittyvät omalla ilmoituksellaan Microsoft-käyttöoikeuksien jakelu- ja hallintapalvelut 2020-2023 (2024) II -puitejärjestelyyn, mikäli yhteisön asiakasehdot täyttyvät. Hanselin puitejärjestely on voimassa 1.11.2020–30.10.2023, jonka jälkeen Hansel Oy voi jatkaa puitejärjestelyä yhdellä vuodella. Lisenssisopimukset ovat voimassa ylempänä ilmoitetun mukaisesti.

Microsoft-käyttöoikeuksien ja niihin liittyvien palveluiden hankinnan arvioitu arvo on ajalle 1.3.2021–31.3.2026 noin 10 000 000 € (alv 0 %).

Aikaisempi päätös

Turun kaupungin konsernihallinnon strategisen hankinnan hankintapäällikkö on 17.6.2020 § 71 tekemällään päätöksellään päättänyt seuraavaa:

Päätän, että Turun kaupunki, Kaarea Oy, Kaarea Kunnossapito Oy, Turun Kaupunginteatteri Oy, Turun Satama Oy, Turun Seudun Vesi Oy ja Turun Seudun Puhdistamo Oy sitoutuvat Hansel Oy:n puitejärjestelyyn Microsoft-käyttöoikeuksien jakelu- ja hallintapalvelut 2020-2023 (2024) II ja hankkivat Microsoft-käyttöoikeuksien jakelu- ja hallintapalveluja noin 10 000 000 € arvosta.

Lisäksi päätän, että Turun Kaupunkiliikenne Oy ja Turun Vesihuolto Oy liittyvät puitejärjestelyyn ehdollisesti, siten, että sitoumus on voimassa vain, mikäli sitoumus saadaan ennen tarjouspyynnön julkaisua.

Liittymissitoumus voidaan perua ennen tarjouspyynnön julkaisua, mikäli kaupunki katsoo sen tarpeelliseksi. Liittymissitoumuksen peruuttaminen voi koskea kaikkia liittyviä tahoja, Turun kaupunkia tai vain osaa liittyneistä yhteisöistä.

Liittymissitoumuksen peruuttaminen

Hankintapäällikön tekemän hankintapäätöksen mukaan Hansel Oy:n Microsoft-käyttöoikeuksien jakelu- ja hallintapalvelu 2020-2023 (2024) II -puitejärjestelyn liittymissitoumus voidaan perua ennen tarjouspyynnön julkaisua, mikäli kaupunki katsoo sen tarpeelliseksi.

Turun kaupungin sisäisten selvitysten perusteella on käynyt ilmi, että Turun kaupungin eri tahojen ei ole mahdollista liittyä Hansel Oy:n puitejärjestelyyn. Turun kaupunki on tämän takia tarkastellut erilaisia vaihtoehtoja hankkia edellä tekstissä mainittuja palveluja muita hankintakanavia kautta.

Sisäisten selvitysten perusteella on löydetty mahdollisuus hankkia tarvittavia palveluja myös muualta kuin Hansel Oy:n puitejärjestelyn perusteella. Tämän takia Turun kaupungilla ja muilla aikaisemmalla liittymispäätöksessä mainituilla tahoilla ei ole enää tarvetta sitoutua Hansel Oy:n puitejärjestelyyn. Aikaisemman hankintapäällikön päätöksen 17.6.2020 § 71 mukainen liittymissitoumus on siis peruutettava kaikkien tahojen osalta.

Ehdotus

Ehdotan, että Turun kaupunki, Kaarea Oy, Kaarea Kunnossapito Oy, Turun kaupunginteatteri Oy, Turun Satama Oy, Turun Seudun Vesi Oy, Turun Seudun Puhdistamo Oy sekä ehdollisen liittymisen osalta Turun Kaupunkiliikenne Oy ja Turun Vesihuolto Oy eivät sitoudu Hansel Oy:n Microsoft-käyttöoikeuksien jakelu- ja hallintapalvelut 2020-2023 (2024) II -puitejärjestelyyn, ja liittymissitoumus perutetaan em. tahojen osalta.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän, että Turun kaupunki, Kaarea Oy, Kaarea Kunnossapito Oy, Turun kaupunginteatteri Oy, Turun Satama Oy, Turun Seudun Vesi Oy, Turun Seudun Puhdistamo Oy sekä ehdollisen liittymisen osalta Turun Kaupunkiliikenne Oy ja Turun Vesihuolto Oy eivät sitoudu Hansel Oy:n Microsoft-käyttöoikeuksien jakelu- ja hallintapalvelut 2020-2023 (2024) II -puitejärjestelyyn, ja liittymissitoumus perutetaan em. tahojen osalta.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö