Hallintojohtaja Jari Lehmussaari, vs. kiinteistötalouspäällikkö Salla Lindström ja ympäristöterveyspäällikkö Olli Sjövall 15.6.2020:

Konsernihallinnon hallintoryhmän yhteisten hallintopalveluiden toimistosihteerin toimea (vakanssi 270014) hoitanut henkilö valittiin vuonna 2019 kaupunkiympäristötoimialan paikkatieto- ja kaupunkimittaus -palvelualueen sähköisen asioinnin koordinaattorin toimeen.

Avoimeksi tulleen toimistosihteerin toimen tehtävänkuvasta noin 30 % oli aiemmalta ympäristötoimialalta siirtyneitä talousasioita, 30 % it-tehtäviä ja varsinaisia yleishallinnon tehtäviä noin 40 %. Hallinnonuudistukseen liittyvien tehtävänkuvien yhtenäistämisen johdosta vakanssia ei esitetty enää tässä muodossa täytettäväksi vaan yleishallinnon tehtävät jaettiin hallintopalveluiden henkilöiden kesken ja heidän osaltaan vastaavasti on ollut tarkoituksena, että näissä vakansseissa olleet hajanaiset taloustehtävät, joiden osuus on ollut noin 5-10 % tehtävänkuvista, koottaisiin yhteen ja ne siirtyisivät yhdessä toimistosihteerille kuuluneiden talousasioiden kanssa talousmatriisiin. Kaupunkiympäristötoimialan ja tilapalvelukeskuksen taloustehtäviä on jouduttu hoitamaan resursoinnista johtuen varsinaisen talousmatriisin lisäksi edellä mainitusti hallintopalveluiden henkilöstön toimesta ja lisäksi tehtäviä on hoidettu säännöllisin väliajoin tilapäisellä määräaikaisella työvoimalla esimerkiksi työllistettävillä ja työharjoittelijoilla ja tästä johtuen myös sijaisuuksien hoito on edellyttänyt jatkuvia tilapäisjärjestelyjä.

XXXXX on työskennellyt määräaikaisena työllistettynä 85 % työajalla alkaen 8.7.2019 ja on hoitanut menestyksekkäästi hänelle osoitettuja tehtäviä. XXXXX tehtävistä 70 % on muodostunut talouden ja 30 % hallinnon tehtävistä. Taloustehtävistä tehtävänkuvaan ovat kuuluneet ympäristöterveyden myyntilaskutus, KYTOn ostolaskujen käsittely sekä tupakkavalvonnan vuosivalvontamaksujen laskutus. Edellä mainittujen tehtävien osuus työnkuvasta on ollut 70 %, loput 30 % on mennyt muihin hallinnollisiin toimistotehtäviin. 100 % työajaksi muutettuna XXXXX työtehtävät ovat jakautuneet seuraavasti: 55 % taloustehtävät (pääosin ympäristöterveys), 30 % muut sihteeritehtävät, 15 % vapaa resurssiosuus. Vähentämällä tehtäväjärjestelyin työnkuvasta puolet sihteeritehtävistä toisi vakanssin siirto yhteisistä hallintopalveluista 0,3 htv:n lisäyksen talous- ja strategiaryhmään, mikä osoitettaisiin hule- ja maanvuokralaskutuksen vakavan resursointivajeen korjaamiseen. Siirrettäväksi esitettävän vakanssin tehtävänkuva jakaantuu seuraavasti:

• 55 % taloustehtävät (pääosin ympäristöterveys)
• 30 % hule- ja maanvuokralaskutus
• 15 % muut sihteeritehtävät (ympäristöterveys)

XXXXX määräaikainen työllistämisjakso päättyy 7.7.2020. Hänen kanssaan on keskusteltu ja hän on halukas jatkamaan tehtäviä vakituisessa palvelussuhteessa. Esitämme, että toimistosihteerin työsopimussuhteinen toimi vakanssi numero 270014 siirretään konsernihallinnon hallintoryhmän yhteisistä hallintopalveluista talous- ja strategiaryhmään (alkaen heti). Lisäksi vakanssin määrärahat siirretään 11203 KH/Hallintopalvelut -kustannuspaikalta Talous ja rahoitus -yksikön 11411 KH/Toimialapalvelut, Kyto -kustannuspaikalle samasta ajankohdasta lukien. Muutoksella ei ole kustannus- eikä HTV-vaikutusta. Samalla esitetään tehtävänimikkeen muuttamista taloussihteeriksi ja vakanssin haltijaksi XXXXX 8.7.2020 alkaen.

Talousjohtaja Valtteri Mikkola 25.6.2020:

Esitän, että

• toimistosihteerin työsopimussuhteinen toimi (vakanssinumero 270014) ja toimen haltija siirretään konsernihallinnon hallintoryhmän yhteisistä hallintopalveluista talous- ja strategiaryhmään 1.7.2020 lukien ja
• että vakanssin 270014 tehtävänimike muutetaan taloussihteeriksi 1.7.2020 lukien.

Henkilöstöjohtaja Sinikka Valtonen, palvelussuhdepäällikkö Elina Reinikainen 29.6.2020:

Konsernihallinnon talousjohtaja on esittänyt, että toimistosihteerin toimen (vak.nro 270014) nimike muutetaan taloussihteeriksi 1.7.2020 lukien ja että po. toimi ja toimen haltija siirretään konsernihallinnon hallintoryhmän yhteisistä hallintopalveluista talous- ja strategiaryhmän talous- ja rahoitus vastuualueelle 1.7.2020 lukien.

Esityksen mukaan konsernihallinnon avoimeksi tulleen toimistosihteerin toimen tehtävänkuvasta noin 30 % oli aiemmalta ympäristötoimialalta siirtyneitä talousasioita, 30 % it-tehtäviä ja varsinaisia yleishallinnon tehtäviä noin 40 %. Hallinnonuudistukseen liittyvien tehtävänkuvien yhtenäistämisen johdosta vakanssia ei esitetty enää tässä muodossa täytettäväksi vaan yleishallinnon tehtävät jaettiin hallintopalveluiden henkilöiden kesken ja heidän osaltaan vastaavasti on ollut tarkoituksena, että näissä vakansseissa olleet hajanaiset taloustehtävät, joiden osuus on ollut noin 5-10 % tehtävänkuvista, koottaisiin yhteen ja ne siirtyisivät yhdessä toimistosihteerille kuuluneiden talousasioiden kanssa talousmatriisiin. Kaupunkiympäristötoimialan ja tilapalvelukeskuksen taloustehtäviä on jouduttu hoitamaan resursoinnista johtuen varsinaisen talousmatriisin lisäksi edellä mainitusti hallintopalveluiden henkilöstön toimesta ja lisäksi tehtäviä on hoidettu säännöllisin väliajoin tilapäisellä määräaikaisella työvoimalla esimerkiksi työllistettävillä ja työharjoittelijoilla ja tästä johtuen myös sijaisuuksien hoito on edellyttänyt jatkuvia tilapäisjärjestelyjä.

Esityksessä on todettu, että XXXXX on työskennellyt määräaikaisena työllistettynä 85 % työajalla alkaen 8.7.2019 ja on hoitanut menestyksekkäästi hänelle osoitettuja tehtäviä. XXXXX n tehtävistä 70 % on muodostunut talouden ja 30 % hallinnon tehtävistä. Taloustehtävistä tehtävänkuvaan ovat kuuluneet ympäristöterveyden myyntilaskutus, KYTOn ostolaskujen käsittely sekä tupakkavalvonnan vuosivalvontamaksujen laskutus. Edellä mainittujen tehtävien osuus työnkuvasta on ollut 70 %, loput 30 % on mennyt muihin hallinnollisiin toimistotehtäviin. 100 % työajaksi muutettuna XXXXX työtehtävät ovat jakautuneet seuraavasti: 55 % taloustehtävät (pääosin ympäristöterveys), 30 % muut sihteeritehtävät, 15 % vapaa resurssiosuus. Vähentämällä tehtäväjärjestelyin työnkuvasta puolet sihteeritehtävistä toisi vakanssin siirto yhteisistä hallintopalveluista 0,3 htv:n lisäyksen talous- ja strategiaryhmään, mikä osoitettaisiin hule- ja maanvuokralaskutuksen vakavan resursointivajeen korjaamiseen. Siirrettäväksi esitettävän vakanssin tehtävänkuva jakaantuu seuraavasti:

-        55 % taloustehtävät (pääosin ympäristöterveys)

-        30 % hule- ja maanvuokralaskutus

-        15 % muut sihteeritehtävät (ympäristöterveys)

XXXXX määräaikainen työllistämisjakso päättyy 7.7.2020. Hänen kanssaan on keskusteltu ja hän on halukas jatkamaan tehtäviä vakituisessa palvelussuhteessa. Konsernihallinnon talousjohtaja on esittänyt, että toimistosihteerin työsopimussuhteinen toimi vakanssinumero 270014 siirretään konsernihallinnon hallintoryhmän yhteisistä hallintopalveluista talous- ja strategiaryhmään (alkaen heti). Lisäksi vakanssin määrärahat siirretään 11203 KH/Hallintopalvelut -kustannuspaikalta Talous ja rahoitus -yksikön 11411 KH/Toimialapalvelut, Kyto -kustannuspaikalle samasta ajankohdasta lukien. Muutoksella ei ole kustannus- eikä HTV-vaikutusta. Samalla on esitetty tehtävänimikkeen muuttamista taloussihteeriksi ja vakanssin haltijaksi XXXXX 8.7.2020 alkaen.

Strategisella HR:llä ei ole huomauttamista esitetyn nimikemuutoksen osalta.

Toimistosihteerin nimikkeen muutos ja vakanssin siirtäminen konsernihallinnon sisällä yksiköstä toiseen muodostavat yhteisen asiakokonaisuuden. Tällöin kaupunginjohtaja voi päättää tässä yhteydessä myös vakanssin siirtämisestä.

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

PäätösPäätin,

- että toimistosihteerin toimen (vak.nro 270014) tehtävänimike muutetaan taloussihteeriksi 1.7.2020 lukien ja

- että po. toimi ja toimen haltija siirretään konsernihallinnon hallintoryhmän yhteisistä hallintopalveluista talous- ja strategiaryhmään 1.7.2020 lukien.

Minna Arve

kaupunginjohtaja