Strateginen hankinta palvelupäällikkö Suvi Haukioja ja hankinta-asiantuntija Marja Poskiparta 16.6.2020:

Turun kaupungin strateginen hankinta on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia elintarvikkeiden verkkokauppa- ja toimituspalvelun (ns. kauppakassipalvelu) hankintaan ajalle 1.8.2020 – 31.7.2022, minkä jälkeen sopimusta voidaan Tilaajan päätöksellä jatkaa yhdellä (1) erillisellä yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.8.2022–31.7.2023.

Hankintailmoitus kansallisen kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana lähetettiin julkaistavaksi 13.5.2020 HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku. Hankinnasta ei esitetty lisätietokysymyksiä määräaikaan mennessä.

Tarjoukset saatiin seuraavilta kolmelta (3) palveluntuottajalta määräaikaan 29.5.2020 klo 11:00 mennessä:

•Alka Works

•Mahile Oy

•K-Citymarket Länsikeskus

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous tuli jättää suomen kielellä.

Elintarvikkeiden verkkokauppa- ja toimituspalvelu (ns. kauppakassipalvelu) sisältää tuotteiden tilaamisen palveluntuottajan verkkokaupasta, pakkaamisen ja toimituksen (n. 1-2krt/vko/toimipiste) tilaajan tilausten mukaisesti. Turun kaupungilla kauppakassipalvelua tulevat käyttämään erikokoiset pienet yksiköt, kuten lastenkodit ja perusopetuksen kotitalousopetus. Viikoittain säännöllisesti tilaavia yksiköitä on n. 15-25 kappaletta.

Tarjousten hintavertailua varten tarjoajan tuli syöttää pyydetyille esimerkkikorin tuotteille verkkokaupan arvonlisäverollinen hinta tarjouspyynnön julkaisupäivänä 13.5.2020.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden (1) palveluntuottajan kanssa. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Tarjoajat ilmoittavat täyttävänsä tarjoajille asetetut kelpoisuusehdot.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavalta palvelulta tarjouspyynnössä edellytettiin.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 79 § 1 momentin mukaan ennen tarjousten valintaa hankintayksikön on tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen.

Hankintalain 74 § 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.

Hankintayksikkö pyysi tarjouspyynnön mukaisesti tarjouksia kauppakassipalvelusta, joka sisältää tuotteiden tilaamisen palveluntuottajan verkkokaupasta, pakkaamisen ja toimituksen (n. 1-2krt/vko/toimipiste) tilaajan tilausten mukaisesti. Tarjoajan tuli tarjouksen jättämisen yhteydessä liittää mukaan verkkokaupan käyttöehdot.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnin yhteydessä todettiin, että tarjouksen antanut Alka Works oli liittänyt tarjoukseensa Kesko Oyj:n verkkokauppaa koskevat käyttöehdot. Tarjoajalta saatujen lisäselvitysten perusteella todettiin, että tarjoajalla ei ole omaa verkkokauppaa, vaan tarjouksen mukainen palvelu on ollut tarkoitus toteuttaa K-Ruoka verkkokaupan kautta. Lisäksi tarjoajalta saatujen lisäselvitysten perusteella tarjoajan tarjoamaan palveluun sisältyy tarjouksesta ilmenevien hintojen lisäksi tilaajalta tehdyistä tilauksista veloitettava 10 % palkkiosumma, joka ei ilmene tarjoajan jättämästä tarjouksesta.

Arvioinnin perusteella todetaan, että Alka Worksin tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen. Tarjouspyynnöstä ilmenevällä tavalla myöskään vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole olleet sallittuja. Alka Worksin tarjous tulee siten tarjouspyynnön vastaisena sulkea tarjouskilpailusta.

Tarjousten vertailuun tulee ottaa vain tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia.

Mahile Oy:n ja K-Citymarket Länsikeskuksen tarjouksien todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousten vertailuun.

Tarjousten vertailu ja valinta

Vertailuperusteiksi tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin.

Arviointiperusteena oli kauppakassin kokonaishinta 60%, laskutusväli 10%, laskutuslisä 10% sekä keräily-, pakkaus- ja toimitusmaksu 20%.

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

1.Kauppakassin kokonaishinta, painoarvo 60 pistettä

Vertailuhinnan osalta halvin tarjous saa 60 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin tarjous / vertailtava hinta x 60 jne.)

2.Laskutusväli, painoarvo 10 pistettä

3.Laskutuslisä, painoarvo 10 pistettä

4. Keräily-, pakkaus- ja toimitusmaksu, painoarvo 20 pistettä

Kokonaispisteet

Ehdotus        Ehdotamme, että

•Alka Worksin tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena edellä esitetyin perustein ja

•elintarvikkeiden verkkokauppa- ja toimituspalvelun (ns. kauppakassipalvelu) palveluntuottajaksi ajalle 1.8.2020-31.7.2022 valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin palveluntuottaja Mahile Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjousten mukaisin ehdoin.

Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisen option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän, että

•Alka Worksin tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena edellä esitetyin perustein ja

•elintarvikkeiden verkkokauppa- ja toimituspalvelun (ns. kauppakassipalvelu) palveluntuottajaksi ajalle 1.8.2020-31.7.2022 valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin palveluntuottaja Mahile Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjousten mukaisin ehdoin.

Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon.

Mahdollisen option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikaisuohje ja valitusosoitus ovat liitteenä.

Lisätietoja: palvelupäällikkö Suvi Haukioja, p. 040 159 4766 / hankinta-asiantuntija Marja Poskiparta, p. 040 193 1971