Strateginen hankinta palvelupäällikkö Suvi Haukioja ja hankinta-asiantuntija Marja Poskiparta 16.6.2020:

Turun kaupungin strateginen hankinta on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia catering-palvelujen hankintaan ajalle 1.8.2020 - 30.9.2022, minkä jälkeen sopimusta voidaan Tilaajan päätöksellä jatkaa kahdella (2) erillistä yhden (1) vuoden pituista optiokaudella ajalle 1.10.2022–30.9.2023 sekä 1.10.2023-30.9.2024.

Hankintailmoitus EU-kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana julkaistiin 24.4.2020 HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku. Samalla sivustolla julkaistiin 12.5.2020 hankintaa koskevat kysymykset ja niihin annetut vastaukset.

Annettuun määräaikaan 27.5.2020 klo 11:00 mennessä saapui kolme (3) tarjousta seuraavilta palveluntuottajilta:

•Arkea Oy

•MBakery Cafe Oy

•Unica Oy

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous tuli jättää suomen kielellä.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden (1) palveluntuottajan kanssa. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon.

Turun kaupunki järjestää erilaisia tilaisuuksia omissa tiloissaan ja ulkopuolelta

vuokraamissaan tiloissa. Tilaisuus voi olla esimerkiksi vastaanotto, kokous, eläkeläis- tai merkkipäiväkahvitus tms. Tarjoilut tilataan käyttötarpeen ja sovitun tilaus- ja toimituskäytännön mukaisesti. 

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Tarjoajat vakuuttavat täyttävänsä tarjoajille asetetut kelpoisuusehdot.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjous tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavalta palvelulta tarjouspyynnössä edellytettiin.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 79 § 1 momentin mukaan ennen tarjousten valintaa hankintayksikön on tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen.

Hankinnan valmistelussa mukana ollut työryhmä suoritti tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnin. Saapuneiden tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset ja ne otettiin mukaan vertailuun.

Tarjousten vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on halvin hinta. Hinnan painoarvo on 100 pistettä. Hankintayksikkö katsoo, että tässä hankinnassa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena voi olla halvin hinta, koska hankinnan laadulliset näkökohdat on huomioitu hankittavassa kokonaisuudessa asettamalla tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle tiukat vähimmäisvaatimukset, joita tukevat osaltaan palveluntuottajan kanssa solmittavan hankintasopimuksen sopimusehdot.

Vertailussa pisteet muodostuivat seuraavasti:

1. Kokoustarjoilu, painoarvo 30 pistettä

vertailuhinnan osalta halvin tarjous saa täydet 30 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan hintaan (halvin tarjous / vertailtava hinta x 30 jne)

2. Buffettarjoilu, painoarvo 40 pistettä

vertailuhinnan osalta halvin tarjous saa täydet 40 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan hintaan (halvin tarjous / vertailtava hinta x 40 jne)

3. Muut kulut, painoarvo 20 pistettä

vertailuhinnan osalta halvin tarjous saa täydet 20 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan hintaan (halvin tarjous / vertailtava hinta x 20 jne)

4. Kuljetus, painoarvo 10 pistettä

vertailuhinnan osalta halvin tarjous saa täydet 10 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan hintaan (halvin tarjous / vertailtava hinta x 10 jne).

      Kokonaispisteet

Ehdotus        Catering-palvelujen palveluntuottajaksi ajalle 1.8.2020-30.9.2022 esitetään valittavaksi kokonaistaloudellisesti edullisin palveluntuottaja Unica Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjousten mukaisin ehdoin.

Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisen option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän, että catering-palvelujen palveluntuottajaksi valitaan tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjousten mukaisin ehdoin Unica Oy ajalle 1.8.2020-30.9.2022.          

Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon.

Mahdollisen option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus ovat liitteenä.

Lisätietoja: palvelupäällikkö Suvi Haukioja, p. 040 159 4766 / hankinta-asiantuntija Marja Poskiparta, p. 040 193 1971