Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 11.6 2020:

Turun kaupungin strateginen hankinta on pyytänyt tarjouksia kodinkoneiden huolto- ja korjaustöistä ajalle 1.9.2020 (tavoite) – 31.10.2022, minkä jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa Tilaajan päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) vuodella ajalle 1.11.2022 – 31.10.2023 (optio). Optiossa on kyse Tilaajan oikeudesta ei velvollisuudesta.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään puitesopimus yhden palveluntuottajan kanssa, jolle valitaan yksi (1) varapalveluntuottaja.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde, palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankinnan arvonlisäverottomaksi kokonaisarvoksi on arvioitu noin 40 0000 euroa / vuosi ja hankinnan arvonlisäverottomaksi arvoksi optiovuosi mukaan lukien noin 127 000 €. Arvo sisältää huolto- ja korjaustöissä käytettävät varaosata yms. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintailmoitus julkaistiin 5.5.2020 kansallisen kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana Hilma-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi. Hankintamenettelyksi ilmoitettiin avoin menettely.

Tarjouspyynnössä varattiin mahdollisuus esittää hankintaan liittyviä tarkentavia kysymyksiä. Tarjouspyyntöön esitettyihin kysymyksiin vastattiin 18.5.2020.

Annettuun määräaikaan, 5.6.2020 klo 11:00, mennessä tarjouksen toimittivat:

•Hakonen Solutions Oy

•Huolto Vuorio Oy

•Kodinkoneklinikka Veljekset Stenroos Oy

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen, 3) tarjousten vertailu ja tarjousten valinta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Kaikki tarjoajat vakuuttavat täyttävänsä tarjoajalle asetetut kelpoisuusehdot.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Kaikkien tarjouksien todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousten vertailuun.

Tarjousten vertailuun tulee ottaa vain tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia.

Tarjousten vertailu ja tarjousten valinta

Huolto Vuorio Oy:ltä pyydettiin hankintalain 96 §:n mukainen selvitys poikkeuksellisen halvoista hinnoista tarjottujen hintojen osalta. Saatujen selvitysten mukaan tarjousten hinnoissa ei ole ollut virhettä tai puutteellisuuksia ja tarjotut hinnat sisältävät kaikki palveluntuottamiseen sisältyvät kulut, eikä poikkeuksellisen alhaiset hinnat johtuneet hankintalain 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyönnistä.

Hankintayksikkö on tämän perusteella katsonut, ettei sille ole syntynyt hankintalain mukaista velvollisuutta eikä myöskään oikeutta hylätä Huolto Vuorio Oy:n tarjousta.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1.Huolto- ja korjaustöiden tuntihinta, enimmäishinta 85 pistettä.

Vertailussa halvin huolto- ja korjaustöiden tuntihinta sai 85 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostui suorassa suhteessa halvimpaan (halvin huolto- ja korjaustöiden tuntihinta / vertailuhinta x 85).

2.Korjausarvio € / kodinkone, enimmäispisteet 15 pistettä.

Vertailussa halvin korjausarvio sai 15 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostui suorassa suhteessa halvimpaan (halvin korjausarvio € / kodinkone / vertailuhinta x 15).

Hankinnalle asetetut laatuvaatimukset oli esitetty tarjouspyynnössä, eikä niitä pisteytetty.

Ehdotus        Ehdotan, että

•kodinkoneiden huolto- ja korjaustöiden ensisijaiseksi palveluntuottajaksi valitaan ajalle 1.9.2020 – 31.10.2022 Huolto Vuorio Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•kodinkoneiden huolto- ja korjaustöiden varapalveluntuottajaksi valitaan ajalle 1.9.2020 – 31.10.2022 Kodinkoneklinikka Veljekset Stenroos Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•mahdollisesta option käytöstä ajalle 1.11.2022 – 31.10.2023 päätetään erikseen

Päätös          Päätän, että

•kodinkoneiden huolto- ja korjaustöiden ensisijaiseksi palveluntuottajaksi valitaan ajalle 1.9.2020 – 31.10.2022 Huolto Vuorio Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•kodinkoneiden huolto- ja korjaustöiden varapalveluntuottajaksi valitaan ajalle 1.9.2020 – 31.10.2022 Kodinkoneklinikka Veljekset Stenroos Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•mahdollisesta option käytöstä ajalle 1.11.2022 – 31.10.2023 päätetään erikseen

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitovat sopimukset eivät synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla.

Hankintasopimukset voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894