IT-pääsuunnittelija Sirpa Albrecht ja Strategisen Hankinnan osuus projektipäällikkö Pekka Lång 13.6.2020:

Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkajohtajan päätöksellä 12.4.2019 § 25 on Turun kaupungin eri toimialojen käyttöön tulostuspalvelun palveluntuottajaksi valittu (dnro 5183-2018), 31.5.2024 päättyvälle sopimuskaudelle Canon Oy, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Tarkoituksena on käyttää optio ja hankkia tulostuspalvelun kokonaisuuden jatkokehittäminen Canon Oy:ltä. Sopimuskausi on 31.5.2024 saakka ja jatkuu tämän jälkeen toistaiseksi voimassa olevana.

Vuoden 2020 kustannukset ovat enintään 10.000 euroa (alv 0%) koulujen monitoimilaitteiden osalta. Palvelun laajentuessa, kustannukset ovat vuositasolla 35.000–40.000 euroa (alv 0%) laitemäärästä riippuen.

Mobiili-, oppilas- ja vierailijatulostuksen kustannusten osalta päätöksen tekee IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen.

Mobiilitulostus (sis. oppilas- ja vierailijatulostuksen)

Tulostuspalvelussa tullaan poistamaan suoratulostusjonot ja kaikki verkotetut laitteet siirretään turvatulostuksen piiriin tavoite aikatauluna v. 2020. Koulujen oppilastulostukset on hoidettu tähän asti suoratulostuksen kautta, joten tilalle tulee hankkia korvaava toiminto.

Canon Oy tarjoaa tulostuspalvelun jatkokehityskohteena Mobiilitulostusta, joka mahdollistaa oppilas- ja vierailijatulostuksen turvatulostuksen kautta.

Kuvaus palvelusta

•Päätelaite- ja käyttöjärjestelmä rajoittamaton ratkaisu

•Mobiilitulostuksen käyttöönotto mahdollistaa Turun kaupungin henkilökunnalle, luottamusmiehille, oppilaille ja vierailijoille tulostustöiden lähettämisen turvatulostukseen mobiililaitteilta (puhelin, iPad) mikäli käytössä ei ole työasemia sekä etätyöpisteiltä, joissa ei ole kaupungin omaa verkkoa.

•Mobiilitulostuksessa tulostettavat asiakirjat liitetään sähköpostin liitteeksi ja lähetetään ennalta määritettyyn sähköpostiosoitteeseen.

•Oppilas- ja vierailijatulostuksessa tulostaja saa paluupostina vapautuskoodin

•Vapautuskoodi syötetään turvatulostimelle, joka antaa vapauttaa sähköpostin liitteenä olleet työt tietoturvallisesti.

•Turvatulostusjärjestelmä tunnistaa lähettäjän sähköpostiosoitteen (@turku.fi) ja ohjaa tulostustyöt hänen omaan turvatulostusjonoonsa, josta työt vapautetaan kirjautumalla laitteelle.

Print-in City (Asiakastulostus)

Print-In-City (Asiakastulostus) oli osana tulostuspalvelu-kokonaisuutta ja tulostusstrategiaa. Print-In-City pisteytettiin tarjouspyynnössä osana tulostuspalvelun jatkokehittämiskohteita. Canon Oy on tehnyt investoinnin Print-in-Cityn käyttöönotolle ja hankkinut erillisen uniFlow-tulostuksenhallinnan sovelluksen ja osana alkuperäistä kilpailutusta, jolloin Turun kaupungin ei tarvitse hankkia erikseen järjestelmää, vaan ainoastaan siihen liittyvät laitteet.

Tarve hankinnalle on mahdollistaa osana tulostuspalvelua nykytekniikkaa omaava, digitaalinen, tietoturvallinen, henkilöstöresursseja säästävä, omakustannehintainen asiakastulostus.

Kaupungilla on tällä hetkellä toteutettu asiakastulostus mm. seuraavilla tavoilla:

•Kirjasto:

-Omatoimikirjastot, 11 kpl, asiakas tuo paperit, kaupunki maksaa tulosteet

-Kaupungin pääkirjasto, kolikkoautomaatti tulostimet 4kpl, vain kopiointimahdollisuus (mahdollisuutena vain sama hinta kaikissa tulosteissa)

-Kaupungin pääkirjaston asiakaspalvelupiste, 1 kpl. Asiakas tulostaa ja henkilökunta ojentaa tulosteet maksua vastaan.

•Skanssin Monitori:

-Asiakaspalvelupiste, jossa tulosteet annetaan asiakkaille pääsääntöisesti veloituksetta

Nykyiset toimintatavat tuovat kaupungille haasteita ja kustannuksia henkilökunnan resurssien, ajankäytön (asiakaspalvelu, tilitykset, kolikkojen käsittely yms.) sekä tietoturvan osalta (henkilöstö näkee tulosteet, kun joutuu tarkastamaan, että antaa oikeat tulosteet asiakkaalle)

Kuvaus palvelusta

•Julkinen palvelu, joka mahdollistaa kansalaisille maksullisen PDF-tulostuksen, skannauksen ja kopioinnin, ilman oman tulostimen ostotarvetta. Palvelussa toimii myös sähköpostitulostus.

•Palvelu voidaan toteuttaa toimipisteissä, joihin kansalaisilla on pääsy toimipisteiden omien aukiolojen puitteissa; esim. kirjastot, yhteispalvelupisteet yms.

•Palvelua on mahdollista käyttää sekä työasemilta, että mobiililaitteilta. Tulostustyöt säilyvät palvelussa maksimissaan 48 tuntia tai kunnes tulostustyö vapautetaan.

•Voidaan hyödyntää eri puolella Suomea olevia palvelupisteitä.

Palvelussa asiakas:

•Luo omat tunnukset sekä PIN-koodin web-sivustolle (https://fi.printincity.com/)

•Asiakkaalle perustuu tili, jolle ladataan rahaa. Vähimmäislataus 3,5,10 tai 25€. Jäljelle jäävä saldo jää käytettäväksi seuraavalla kerralla.

•Vie tulostettavat työnsä palveluun ja määrittää tulostusasetukset

•Valitsee karttapohjalta tulostuspisteen

•Siirtyy ’Print in City’ –laitteen tulostuspisteeseen, kirjautuu sisään omalla PIN-koodilla sekä vapauttaa tulosteet tietoturvallisesti.

Kustannukset

•Canon Oy veloittaa kaupungilta seuraavat kustannukset (alv 0%):

-laitteiden perusvuokrat; 95€/kk/monitoimilaite, joka sisältää mm. lukijan, lisenssin, asennuksen, toimituksen, laitteen käytön, huollon, varaosat ja väriaineet.

•Otetut tulostehinnat/kpl:

-A4 yksipuolinen 0,30 euroa

-A4 kaksipuolinen 0.60 euroa

-A4 yksipuolinen (värillinen) 0,50 euroa

-A4 kaksipuolinen (värillinen) 1,00 euroa

-A3 yksipuolinen 0,50 euroa

-A3 kaksipuolinen 1,00 euroa

-A3 yksipuolinen (värillinen) 0,70 euroa

-A3 kaksipuolinen (värillinen) 1,40 euroa

-PDF-tiedoston skannaus sähköpostiin 0,10 euroa

•Tulostehintojen tuloutus

-Canon Oy tulouttaa Turun kaupungille 20% tulosteiden sivuhinnoista

Tuloutukset tehdään palvelua käyttäville toimialoille, jollei toisin sovita.

Asiakkaat maksavat palveluun liittyvät, kaupungin hinnoittelemat tulosteet, näin käyttöön liittyvät kustannukset tuloutuvat takaisin kaupungille kokonaisuudessaan.

Palvelun hankintaa on käsitelty:

Konsernihallinnon ohjausryhmä 4.3 ja 5.5.2020

Vapaa-aikatoimialan johtoryhmä 3.6.2020

Palvelussa tulee huomioida:

Eriytetään Turun kaupungin henkilöstön turvatulostamisesta omaksi kokonaisuudeksi, jotta vältytään laitteen käytön ruuhkautumiselta, käyttökatkoilta ja mahdollisilta virhetilanteilta kaupungin organisaation tulostuspalvelussa:

•Tulostehinnoittelu tulee olla yhdenmukainen, riippumatta tulostuspisteistä.

•Turun kaupungin Suomi.fi-maksuvälityspalvelun hyödyntäminen jatkossa

•Yhdenmukainen tulostuspolitiikka myös kuntalaisten asiakastulostuksessa.

•Huomioidaan eri toimialojen erityistarpeet (mm. kirjastojärjestelmän käyttöönotto, jossa kirjastokorttitulostus ja Print in City ovat kaksi eri asiaa, mutta toimivat UniFLOW-alustan päällä ja tukevat toisiaan

•Palvelupisteitä perustetaan tarpeen mukaan.

•Skanssin Monitorilla on kiireellinen tarve asiakastulostukselle ja se toimisi samalla pilotointikohteena.

•Selvitetään Vaskikirjastojen mahdollisuus liittyä Turun kaupungin tulostuspalvelun Print in Cityn kehityskohteeseen.

   Ehdotus   Ehdotan edellä esitetyin perustein, että

      Tulostuspalvelun kokonaisuuden jatkokehittämiseen hankitaan Canon Oy:tä:

-Mobiili-, oppilas- ja vierailijatulostus

-Print in City (Asiakastulostus)

jotka ovat osana tulostuspalvelun kehittämiskohteita.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari

   Päätös   Päätän, että

      Tulostuspalvelun kokonaisuuden jatkokehittämiseen hankitaan Canon Oy:tä:

-Mobiili-, oppilas- ja vierailijatulostus

-Print in City (Asiakastulostuksen)

jotka ovat osana tulostuspalvelun kehittämiskohteita.

Hankintayksikköä sitovat sopimukset eivät synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon sopimuskauden aikana.

Sopimuskausi on määräaikainen 31.5.2024 saakka ja jatkuu tämän jälkeen toistaiseksi voimassa olevana.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: projektipäällikkö Pekka Lång, puhelin 040 6350 534.