Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 10.6.2020:

Turun kaupungin strateginen hankinta on pyytänyt tarjouksia Maskun kunnan sekä Kaarinan, Naantalin, Salon ja Turun kaupungin käyttöön hankittavista keittiötarvikkeista ja astioista sekä GN-astioista ja kuljetustarvikkeista ajalle 1.7.2020 (tavoite) – 31.5.2022, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) vuodella ajalle 1.6.2022 - 31.5.2023 (optio). Optiossa on kyse Tilaajan oikeudesta ei velvollisuudesta.

Hankinta oli jaettu neljään (4) ryhmään seuraavasti:

Ryhmä 1 GN-astiat (standardin EN 631 mukaiset) ja kuljetustarvikkeet

Ryhmä 2 Kattilat, paistinpannut

Ryhmä 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet

Ryhmä 4 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään puitesopimus ryhmittäin yhden (1) toimittajan kanssa.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde, palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankinnan arvonlisäverottomaksi arvoksi on arvioitu noin 160 000 euroa / vuosi. Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintailmoitus julkaistiin 22.4.2020 EU-kynnysarvon ylittävänä tavarahankintana Hilma-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi. Hankintamenettelyksi ilmoitettiin avoin menettely.

Tarjouspyynnössä varattiin mahdollisuus esittää hankintaan liittyviä tarkentavia kysymyksiä. Tarjouspyyntöön esitettyihin kysymyksiin vastattiin tarjouspyynnön mukaisesti viimeistään 13.5.2020. Tarjouspyyntöön tehtiin korjausilmoitukset 13.5.2020, 15.5.2020 ja 17.5.2020.

Korjausilmoituksessa 13.5.2020 tarkennettiin mm. muutamien tuotteiden vaatimuksia, lisättiin polykarbonaatti GN-astioille mustalle ja kirkkaalle omat rivit sekä tarkennettiin, että ryhmässä 2 kattausastiat ja ruokailuvälineet maksimimyyntierä saa olla 12 kpl /pkt.

Korjausilmoituksessa 15.5.2020 tarjouspyyntöön lisättiin ryhmään 1 GN-astiat ja kuljetustarvikkeet uusi tuote ”kuljetusalusta”. Samassa ilmoituksessa tarjousten laskennan määräaikaa pidennettiin 4.6.2020 klo 11:00 asti.

Korjausilmoituksessa 17.5.2020 lisättiin 15.5.2020 lisätyn kuljetusalustan koko 60 cm x 40 cm.

Annettuun määräaikaan, 4.6.2020 klo 11.00 mennessä tarjouksen toimittivat:

•Dieta Oy (Kaikki ryhmät)

•E.Ahlström Oy (Kaikki ryhmät)

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3) tarjousten vertailu ja tarjousten valinta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Molemmat tarjoajat vakuuttavat täyttävänsä tarjoajalle asetetut kelpoisuusehdot.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkastettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 3 §:n mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaatimuksen sekä yleisten sopimusoikeudellisten periaatteiden edellyttävän tarjousten olevan tarjouspyynnön mukaisia. Hankintayksikön tulee siten hylätä sellaiset tarjoukset, jotka eivät vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia. Tarjouksen hylkäämistä tulee arvioida nimenomaan tarjoajien tasapuolisen kohtelun näkökulmasta.

Ryhmässä 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet E. Ahlström Oy:n tarjous ei vastannut tarjouspyynnön vaatimusta matalan valkoisen posliini/kivitavara lautasen halkaisijan osalta. Vaatimuksena oli, että halkaisija on 31 – 33 cm, E.Ahlström Oy:n tarjoaman lautasen halkaisija on 30,2 cm, täten E.Ahlström Oy:n tarjous on tarjouspyynnön vastainen ja se tulee hylätä.

Dieta Oy:n tarjouksen todettiin täyttävän kaikissa ryhmissä tarjouspyynnön vaatimukset ja E.Ahlström Oy:n tarjouksen todettiin täyttävän ryhmissä 1, 2 ja 4 tarjouspyynnön vaatimukset. Molemmat tarjoukset, lukuun ottamatta E.Ahlström Oy:n ryhmän 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet tarjousta, otettiin mukaan tarjousten vertailuun.

Tarjousten vertailuun tulee ottaa vain tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia.

Tarjousten vertailu ja tarjousten valinta

Vertailuperusteiksi tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat.

Kaikissa ryhmissä arviointiperusteena oli kokonaishinnaltaan halvin. Vertailuissa käytettiin tarjouspyynnössä ilmoitettuja määriä.

Hankinnalle asetetut laatuvaatimukset oli esitetty tarjouspyynnössä, eikä niitä pisteytetty.

Ryhmä 1 GN-astiat (standardin EN 631 mukaiset) ja kuljetustarvikkeet

Ryhmä 2 Kattilat, paistinpannut

Ryhmä 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet

Koska saatiin vain yksi tarjouspyynnön mukainen tarjous (Dieta Oy), tarjousten vertailua ei tarvitse tehdä.

Ryhmä 4 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet

Ehdotus        Ehdotan, että

•Dieta Oy:n tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena edellä esitetyin perustein ryhmän 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet osalta

•Ryhmä 1 GN-astiat (standardin EN 631 mukaiset) ja kuljetustarvikkeet toimittajaksi valitaan ajalle 1.7.2020 – 31.5.2022 E.Ahlström Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•Ryhmän 2 Kattilat, paistinpannut toimittajaksi valitaan ajalle 1.7.2020 – 31.5.2022 E.Ahlström Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•Ryhmän 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet toimittajaksi valitaan ajalle 1.7.2020 – 31.5.2022 Dieta Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•Ryhmä 4 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet toimittajaksi valitaan ajalle 1.7.2020 – 31.5.2022 E.Ahlström Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•mahdollisesta option käytöstä ajalle 1.6.2022 – 31.5.2023 päätetään erikseen.

Päätös          Päätän, että

•Dieta Oy:n tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena edellä esitetyin perustein ryhmän 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet osalta

•Ryhmä 1 GN-astiat (standardin EN 631 mukaiset) ja kuljetustarvikkeet toimittajaksi valitaan ajalle 1.7.2020 – 31.5.2022 E.Ahlström Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•Ryhmän 2 Kattilat, paistinpannut toimittajaksi valitaan ajalle 1.7.2020 – 31.5.2022 E.Ahlström Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•Ryhmän 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet toimittajaksi valitaan ajalle 1.7.2020 – 31.5.2022 Dieta Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•Ryhmä 4 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet toimittajaksi valitaan ajalle 1.7.2020 – 31.5.2022 E.Ahlström Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•mahdollisesta option käytöstä ajalle 1.6.2022 – 31.5.2023 päätetään erikseen.

Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköjä sitovat sopimukset eivät synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla.

Maskun kunta sekä ja Kaarinan, Naantalin ja Salon kaupunki tekevät omat sopimukset.

Hankintasopimukset voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894