Hankepäällikkö Päivi Penkkala ja projektipäälliköt Jon-Erik Lindén ja Juhani Anttonen 1.6.2020:

Osana Smart and Wise Turku -kärkihankkeen (Dnro 9959-2017) Asiakkuuksien ja palveluiden hallinnan hanketta sekä Aura-hanketta (Dnro 11640-2018) Turun kaupungissa rakennetaan toimija (asiakkaat ja toimittajat) - ja palvelu (ja tuote-) tiedoille hallintamalli.

Tulevaisuudessa kullakin toimijalla tulee olemaan vain yksi tunniste (ID), jolla hänet tunnistetaan, asioi hän missä kaupungin palvelussa tahansa. Toimija tullaan tunnistamaan kansallisista järjestelmistä. Palveluista on yksi keskitetty palvelu- ja tuotetiedon hallintajärjestelmä, josta Turun kaupungin palveluista ja tuotteista tarvittavat tiedot toimitetaan muihin esijärjestelmiin sekä kansallisiin tietovarantoihin.

Yhdenmukaisten tietojen ja datan laadun takia tulee toimija- ja palvelutietojen sekä kaupungissa käytössä olevien perusjärjestelmien suhde ja tarvittavat muutokset mallintaa sekä toimeenpanna. Kaupungilla on noin 40 perusjärjestelmää, jotka tulee osin synkronisoida yhtenäisen tiedonhallinnan mahdollistamiseksi.

Toimija- ja palvelutietojen yhdenmukaistamiseksi perusjärjestelmissä hankitaan ostopalveluna projektipäällikköosaamista. Projektipäällikön vastuulle tulevat projektit koskevat perustietojen hallintaa. Projektipäällikkö vastaa muutoksen läpiviennistä suunnitellussa aikataulussa eli projektipäälliköllä on kokonaisvastuu muutoksen toteuttamisesta. Projektipäällikön tulee tunnistaa, mikä perusjärjestelmissä tulee muuttua uuden hallinnointimallin takia sekä pääkäyttäjien kanssa yhdessä suunnitella muutos. Projektipäällikön vastuulla on tarkentaa projektin toimeenpanosuunnitelma, tuottaa yhdessä nimettävän projektiryhmän kanssa mm. määrittely- ja suunnitteludokumentaatiot ja työsuunnitelmat kaupungin käyttämillä projektityökaluilla. Suunnitteluvaiheen jälkeen projektipäällikkö toimeenpanee annettuja resursseja hyödyntäen toteutusvaiheen dokumentointeineen, tuotantoonsiirrot dokumentteineen ja tämän jälkeen tallentaa päätösvaiheen dokumentit eri järjestelmiin.

Työn suorittajalla tulee olla kokemusta ja osaamista kohdealueen toimeksiannoista kaikkien seuraavien osa-alueiden osalta:

• Projektipäällikkyys monitoimijaympäristössä, kuten puitejärjestelyn tarjouspyynnössä on määritelty
• Perustietojen hallintaprosesseista ja prosesseja tukevien työkalujen käyttöönotosta
• Tietojärjestelmän määrittelystä
• Yleisesti järjestelmäintegraatioista
• Prosessikehittämisestä
• Dokumentointi; prosessit, määrittelyt ja suunnitteludokumentaatio

Turun kaupunki on pyytänyt tarjousta Vanhempi projektipäällikkö, toimija- ja palvelutietojen yhdenmukaistaminen perusjärjestelmissä ajalle 1.6.2020 (tavoite) - 31.12.2021.

Minikilpailutus perustuu tilaajan ja toimittajan väliseen puitejärjestelyyn Konsultointipalveluista korista Vanhempi IT- projektipäällikkö (diaarinumero 8985-2018). Tarjouspyyntö on julkaistu 21.4.2020.

Tarjousten jättämisen määräaikaan 17.5.2020 klo 11.00 mennessä saapuivat seuraavat tarjoukset:

• Gofore Oyj (13.5.2020)
• ATR Soft Oy (14.5.2020)
• Pasaati Oy (15.5.2020)

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjoushinta tuli ilmoittaa arvonlisäverottomana nettohintana (alv 0 %) tarjouspyynnössä edellytetyllä tavalla.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjouspyynnössä kuvattujen arviointiperusteiden mukaisesti.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Tarjousten vertailu

• Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioitiin ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavalta asiantuntijalta tarjouspyynnössä edellytettiin.
• Kaikki tarjoukset täyttivät tarjoukselle tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset.
• Vertailu suoritettiin 20.5.2020. Arviointiin osallistuivat Thorbjörn Andersson, Juhani Anttonen, Jon-Erik Lindén, Harri Nevala ja Päivi Penkkala.

Voittaneen tarjouksen valinta

• Tehdyn vertailun pohjalta kokonaistaloudellisesti edullisin on Pasaati Oy:n tarjous. Tarjottu hinta on 549,00 euroa (+ alv 24 % ) per päivä (7,5h). Pasaati Oy sai laatukriteereistä 26 pistettä.

Johtaja Tuomas Heikkinen puoltaa hankintaa.

EhdotusEsitämme, että Turun kaupungin Smart And Wise Turku –kärkihankkeeseen kuuluvan Asiakkuuksien ja palvelujen hallinnan painopistealue (APH) hankkii Pasaati Oy:ltä puitesopimukseen ja minikilpailutuksessa saatuun tarjoukseen perustuen vanhemman projektipäällikön toimija- ja palvelutietojen yhdenmukaistaminen perusjärjestelmissä ajalle 1.6.2020 (tavoite) - 31.12.2021 kokonaiskustannusten ollessa enintään 120.000 € (+ alv). Kustannukset vuonna 2020 ovat enintään 55.000 € (+ alv) ja vuonna 2021 enintään 65.000 € (+ alv). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 11603 investointinumero 103730 Smart and Wise Turku.

Vs. strategia- ja kehittämisjohtaja Rami Savila:

PäätösPäätän, että Turun kaupungin Smart And Wise Turku –kärkihankkeeseen kuuluvan Asiakkuuksien ja palvelujen hallinnan painopistealue (APH) hankkii Pasaati Oy:ltä puitesopimukseen ja minikilpailutuksessa saatuun tarjoukseen perustuen vanhemman projektipäällikön toimija- ja palvelutietojen yhdenmukaistaminen perusjärjestelmissä ajalle 1.6.2020 (tavoite) - 31.12.2021 kokonaiskustannusten ollessa enintään 120.000 € (+ alv). Kustannukset vuonna 2020 ovat enintään 55.000 € (+ alv) ja vuonna 2021 enintään 65.000 € (+ alv). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 11603 investointinumero 103730 Smart and Wise Turku.

Turun kaupunki ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon. Perustellusta syystä yksittäistapauksessa palvelua voidaan ostaa hankintapäätöksestä poiketen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Tilaus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuvaatimusohjeet ja muut oheisasiakirjat tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Rami Savila

vs. strategia- ja kehittämisjohtaja

Valitusosoitus ja oikaisuvaatimusohje on liitteenä.