Apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen 4.6.2020:

Sail Training International (STI) järjestää vuosittain ympäri maailmaa Tall Ships Races tapahtumaa, jonka satamana Turku on toiminut jo viisi kertaa vuosina 1996, 2003, 2009, 2017 ja 2011. Turun kaupunki on saavuttanut neuvottelutuloksen STI:n kanssa tapahtuman järjestämisestä Turussa heinäkuussa 2021. Kaupunginhallitus on 25.5. § 228 hyväksynyt tapahtuman sopimuksen, talousarvion ja projektisuunnitelman.

Tapahtuman valmisteluja varten tulee nimetä tapahtumasopimuksen mukaisesti Port Committee (purjelaivatapahtuman ohjausryhmä). Port Committeelle asetetaan viisi alajaosta. Alajaokset ovat meri- ja turvallisuusjaos, maajärjestely- ja liikennejaos, viestintä- ja markkinointijaos, ohjelma- ja vieraspalvelujaos sekä laki- ja talousasioiden jaos. Tapahtuman valmistelujen kiireellisen aikataulun vuoksi Port Committeen jäseniksi ja jaostojen puheenjohtajiksi esitetään henkilöitä, jotka ovat jo aiemmin hoitaneet samaa tehtävää. Uutena jaoksena ehdotetaan asetettavaksi laki- ja talousasioiden jaosta, jonka tehtävänä on varmistaa hankinta- ja sopimusasioiden sujuvuus ja tapahtuman taloushallinta. 

Port Committeen kokoonpano:

Puheenjohtaja, Jarkko Virtanen, apulaiskaupunginjohtaja

Varapuheenjohtaja, Mika Akkanen, kansainvälisten asioiden päällikkö

Esittelijä, projektipäällikkö Kimmo Hyyppä, tapahtumakoordinaattori

Sihteeri, projektikoordinaattori Sari Haavisto, suhdetoimintakoordinaattori

Jäsen, Laura Klami, johtava kaupunginlakimies

Jäsen, Antti Kirkkola, yhteysjohtaja

Jäsen, Saara Malila, viestintäjohtaja

Jäsen, Janne Laine, rakennuttamispäällikkö                                                                     

Jäsen, Antti Pekanheimo, operatiivinen johtaja, Turun Satama Oy

Jäsen, Juhani Pärtty, talouspäällikkö

Lisäksi ohjausryhmän jäseniksi kutsutaan edustajat Turun Satama Oy:sta, Forum Marinum merikeskuksesta, merivoimista, rajavartiolaitoksesta, Varsinais-Suomen poliisilaitokselta, Varsinais-Suomen pelastuslaitokselta ja Sail Training Internationalin Suomen edustajana toimivalta Suomen purjelaivasäätiöltä. Lisäksi merivoimia pyydetään nimeämään tapahtumalle pääyhteysupseeri (Chief Liason Officer).

Port Committeen kokouksiin osallistuvat puhe- ja läsnäolo-oikeudella jaoksien puheenjohtajat sekä merivoimien nimeämä pääyhteysupseeri.

Tapahtuman organisaation jaoksien puheenjohtajiksi nimetään seuraavat henkilöt:

Maajärjestely- ja liikennejaos; rakennuttamispäällikkö Janne Laine

Viestintä- ja markkinointijaos; viestintäjohtaja Saara Malila

Ohjelma- ja vieraspalvelujaos; kansainvälisten asioiden päällikkö Mika Akkanen

Meri- ja turvallisuusjaos; operatiivinen johtaja Antti Pekanheimo, Turun Satama Oy.

Kunkin jaoksen puheenjohtaja esittelee jaoksensa muun kokoonpanon Port Committeen puheenjohtajan päätöspöytäkirjalla vahvistettavaksi.

Tapahtumalle tarvitaan aikaisempien kokemusten perusteella projektipäällikkö sekä projektikoordinaattori. Projektipäällikkö ja projektikoordinaattori työskentelevät tapahtuman valmisteluissa täysiaikaisesti 1.1. – 31.7.2021 ja osallistuvat kaikkien jaoksien kokouksiin. Muilta osin tapahtuman valmisteluun liittyvät tehtävät hoidetaan oman toimen ohessa.

Tapahtuman valmisteluihin nimetään lakiasioiden edustaja ja taloushallinnon asiantuntija.

Tapahtuman projektipäälliköksi esitetään tapahtumakoordinaattori Kimmo Hyyppää ja projektikoordinaattoriksi suhdetoimintakoordinaattori Sari Haavistoa, jotka molemmat ovat hoitaneet vastaavia tehtäviä aiemmissa purjelaivatapahtumissa.

Tapahtuman järjestelyjen sujuvuuden kannalta olisi tarkoituksenmukaista määrittää Port Committeen puheenjohtajalle riittävät määrärahojen hyväksymisoikeudet ja hankintavaltuudet.

Edellä olevan perusteella kaupunginjohtajan tulisi päättää,

-        että vuoden 2021 Tall Ships Races tapahtuman järjestelyjä varten asetetaan ohjausryhmä (Port Committee), jonka puheenjohtajaksi nimetään apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen ja varapuheenjohtajaksi kansainvälisten asioiden päällikkö Mika Akkanen. Ohjausryhmän jäseniksi nimetään Antti Kirkkola, Janne Laine, Saara Malila, Laura Klami, Antti Pekanheimo, Juhani Pärtty, Kimmo Hyyppä ja Sari Haavisto,

-        että Merivoimista kutsutaan ohjausryhmän jäseniksi pääyhteysupseeri ja yksi muu edustaja,

-        että ohjausryhmän jäseniksi kutsutaan lisäksi edustajat Forum Marinumista, Turun Satama Oy:stä, rajavartiolaitoksesta, Turun poliisilaitoksesta, Turun aluepelastuslaitoksesta ja Suomen purjelaivasäätiöstä,

-        että ohjausryhmän alaisuuteen muodostetaan; meri- ja turvallisuusjaos, jonka puheenjohtajaksi pyydetään Turun Satama Oy:tä nimeämään satamamestari Antti Pekanheimo; maajärjestely- ja liikennejaos puheenjohtajanaan rakennuttamispäällikkö Janne Laine; viestintä- ja markkinointijaos puheenjohtajanaan viestintäjohtaja Saara Malila sekä ohjelma- ja vieraspalvelujaos puheenjohtajanaan kansainvälisten asioiden päällikkö Mika Akkanen, sekä laki- ja talousasioiden jaos puheenjohtajanaan johtava kaupunginlakimies Laura Klami,

-        että ohjausryhmän puheenjohtaja nimeää päätöspöytäkirjalla jaosten muun kokoonpanon jaostojen puheenjohtajien esittelystä,

-        että purjelaivatapahtuman projektipäälliköksi nimetään tapahtumakoordinaattori Kimmo Hyyppä ja projektikoordinaattoriksi suhdetoimintakoordinaattori Sari Haavisto siten, että heidän tulee sopia vuoden 2020 osalta työaikansa jakamisesta esimiestensä kanssa 1.1.2021 alkaen mahdollisuuksien mukaan täysipäiväisenä tapahtuman päättymiseen saakka 31.7.2021 asti, ja

-        että ohjausryhmän puheenjohtajalle myönnetään tapahtuman määrärahojen hyväksymis- ja hankintavaltuudet.

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

PäätösPäätin, että

- vuoden 2021 Tall Ships Races tapahtuman järjestelyjä varten asetetaan ohjausryhmä (Port Committee), jonka puheenjohtajaksi nimetään apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen ja varapuheenjohtajaksi kansainvälisten asioiden päällikkö Mika Akkanen. Ohjausryhmän jäseniksi nimetään Antti Kirkkola, Janne Laine, Saara Malila, Laura Klami, Antti Pekanheimo, Juhani Pärtty, Kimmo Hyyppä ja Sari Haavisto,

- Merivoimista kutsutaan ohjausryhmän jäseniksi pääyhteysupseeri ja yksi muu edustaja,

- ohjausryhmän jäseniksi kutsutaan lisäksi edustajat Forum Marinumista, Turun Satama Oy:stä, rajavartiolaitoksesta, Turun poliisilaitoksesta, Turun aluepelastuslaitoksesta ja Suomen purjelaivasäätiöstä,

- ohjausryhmän alaisuuteen muodostetaan; meri- ja turvallisuusjaos, jonka puheenjohtajaksi pyydetään Turun Satama Oy:tä nimeämään satamamestari Antti Pekanheimo; maajärjestely- ja liikennejaos puheenjohtajanaan rakennuttamispäällikkö Janne Laine; viestintä- ja markkinointijaos puheenjohtajanaan viestintäjohtaja Saara Malila sekä ohjelma- ja vieraspalvelujaos puheenjohtajanaan kansainvälisten asioiden päällikkö Mika Akkanen, sekä laki- ja talousasioiden jaos puheenjohtajanaan johtava kaupunginlakimies Laura Klami,

- ohjausryhmän puheenjohtaja nimeää päätöspöytäkirjalla jaosten muun kokoonpanon jaostojen puheenjohtajien esittelystä,

- purjelaivatapahtuman projektipäälliköksi nimetään tapahtumakoordinaattori Kimmo Hyyppä ja projektikoordinaattoriksi suhdetoimintakoordinaattori Sari Haavisto siten, että heidän tulee sopia vuoden 2020 osalta työaikansa jakamisesta esimiestensä kanssa 1.1.2021 alkaen mahdollisuuksien mukaan täysipäiväisenä tapahtuman päättymiseen saakka 31.7.2021 asti,

- ohjausryhmän puheenjohtajalle myönnetään tapahtuman määrärahojen hyväksymis- ja hankintavaltuudet.

Minna Arve

kaupunginjohtaja