Johtava kaupunginlakimies Laura Klami 3.6.2020:

Toimivalta Turun kaupungin sopimuksen, sitoumuksen tai muun asiakirjan allekirjoittamiseen perustuu Turun kaupungin hallintosääntöön, sen nojalla annettuun määräykseen tai toimielimen päätökseen.  Turun kaupungin hallintosäännössä on määräykset sopimusten hyväksymistä koskevasta toimivallan jaosta sekä sopimusten allekirjoittamisesta.

Turun kaupunginjohtaja on hyväksynyt 18.5.2018 § 97 päätöksellään Turun kaupungissa noudatettavaksi ohjeet ”Sopimuksen tekeminen ja sopimushallinta Turun kaupungissa” (5839-2018).

Turun kaupungilla ei ole ollut käytössä järjestelmää sopimuksen tai sitoumuksen sähköiseen allekirjoittamiseen eikä näin ollen ohjeita sopimuksen tai sitoumuksen sähköisestä allekirjoittamisesta.

Turun kaupungilla on kilpailutettavana sopimushallintajärjestelmä, joka on tarkoitus ottaa käyttöön syksyllä 2020. Osana kilpailutusta selvitetään myös sähköisen allekirjoituksen mahdollisuutta. Turun kaupungilla on koekäytössä sähköisen allekirjoituksen ratkaisuvaihtoehtoja. Lisäksi Turun kaupungin edustajia pyydetään toisinaan allekirjoittamaan asiakirja sähköisesti käyttäen kumppanin sähköistä allekirjoitusjärjestelmää.

Hallintosäännön toimivaltaa koskevaa säännöstöä sekä sopimushallinnan ohjeita tulee noudattaa myös silloin, mikäli sopimus tai sitoumus allekirjoitetaan sähköisesti. Esimerkiksi keskeistä on sopimuksen sisältöön perehtyminen ja että sopimuksessa on asianmukaisesti ja oikein kaikki tarvittavat sopimusehdot, myös esimerkiksi osapuolien yksilöinti, y-tunnukset, alv, ja että sopimus vastaa tehtyä päätöstä sekä varmistettu osapuolten toimivalta sopimuksen allekirjoittamiseen.

Sopimuksen hyväksymisestä on pääsääntöisesti oltava lainvoimainen päätös ennen sen allekirjoittamista. Hankintasopimuksissa noudatetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain eli hankintalain (1397/2016) mukaista odotusaikaa. Sopimukseen merkitään, mihin päätökseen sopimus tai sitoumus perustuu.

Päätöksen ja määräaikojen jälkeen sopimus allekirjoitetaan. Sopimus tulee voimaan, kun se on allekirjoitettu tai sopimuksessa erikseen määriteltynä muuna ajankohtana. Sopimuksen vastuuhenkilö toimittaa sopimuksen liitteineen sopimusrekisteriin tallennettavaksi.

Sähköisen allekirjoituksen tapauksessa allekirjoittajan tulee varmistua siitä, että allekirjoitusjärjestelmä on luotettava ja yleisesti käytössä. Allekirjoittajan tulee tallettaa asiakirja itselleen ennen allekirjoittamista. Allekirjoitetusta asiakirjasta tulee saada itselle kappale ja se tulee tallettaa sopimusrekisteriin.

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

PäätösPäätin, että Turun kaupungin sopimuksen tai sitoumuksen allekirjoittamisessa noudatetaan muun Turun kaupungin säännöstön ohella edellä kuvattuja menettelytapoja. Sähköisen allekirjoituksen tapauksessa allekirjoittajan tulee varmistua siitä, että allekirjoitusjärjestelmä on luotettava ja yleisesti käytössä. Allekirjoittajan tulee tallettaa asiakirja itselleen ennen allekirjoittamista. Allekirjoitetusta asiakirjasta tulee saada itselle kappale ja se tulee tallettaa sopimusrekisteriin.

Minna Arve

kaupunginjohtaja