Asiakkuus- ja digijohtaja Juha-Pekka Vuorinen ja verkkopalveluasiantuntija Mira Koivumäki-Lindholm 15.5.2020:

Hankkeen valmistelu ja päätökset

Valtion talousarviossa oli 30 miljoonan euron määräraha vuodelle 2019. Määrärahasta myönnettiin valtionavustusta digitalisaatiota edistäviin hankkeisiin, jotka ovat kuntien toimintatapoja tai palveluprosesseja uudistavia sekä niiden laatua ja vaikuttavuutta parantavia.

Avustusta saattoi hakea sellaisiin kunnissa tapahtuviin toiminnan, tehtävien ja sisäisten prosessien muutoksiin, joissa

• kehitetään entistä asiakaslähtöisempiä palveluprosesseja hyödyntäen kehitettyjä yhteisiä ratkaisuja
• kehitetään palveluille yhteisiä tietomäärityksiä ja toimintatapoja, jotka mahdollistavat asiakkaan asioinnin digitaalisesti ja mahdollistavat tietojen siirtoa kuntien järjestelmien välillä
• kehitetään yhteistyössä kuntien lakisääteisiä tehtäviä toteuttavia palveluja sähköisiksi
• parannetaan kuntien tietojohtamista/tiedolla johtamista
• kehitetään kuntien strategisia prosesseja tai
• hyödynnetään uusien teknologioiden, kuten ohjelmistorobotiikan, tekoälyn ja prosessiautomaation hyödyntämistä julkisessa hallinnossa.

Valtionavustusta myönnettiin vain hankkeisiin, jotka useammat kunnat toteuttavat yhdessä.

Kehittämishankkeiden ja avustuksen kohteena oli oltava ennen kaikkea kuntien toimintatavoissa ja prosesseissa tapahtuvat muutokset. Hankkeessa oli suunniteltava, miten toiminnan muutokset toteutetaan ja miten hankkeen tuloksia hyödynnetään ja levitetään hankkeen päätyttyä sekä kuvata nämä hakemuksessa.

Avustusta ei voinut hakea

• sosiaali- ja terveydenhuoltoon liittyviin kehittämishankkeisiin,
• rakennetun ympäristön toimialaan liittyviin hankkeisiin tai
• asianhallinnan tai arkistoinnin kehittämiseen.

Avustuksella maksettaviksi kustannuksiksi ei hyväksytä aineellisista investoinneista tai laitteistojen hankkimisesta aiheutuvia kustannuksia muuta kuin siltä osin, että ne ovat välttämättömiä hankkeen toteuttamisen kannalta.

Avustus kattaa enintään 85 % hankkeen alvittomista kokonaiskustannuksista.

Valtiovarainministeriön päätös (VN11801/2019) avustuksesta tuli 26.2.2020 (liite 1). Valtiovarainministeriö myönsi Turun kaupungille ja muille hankekunnille avustusta enintään 424 700€ Asiakaslähtöinen toteutus tapahtuma-, harrastus- ja koulutusdatan hallinnoimiselle ja tarjoamiselle kohderyhmälähtöisissä näkymissä -hankkeeseen.

Liite 1Valtiovarainministeriön avustuspäätös

Hankkeen aikataulu

Hanke toteutetaan ajalla 02/2020-11/2021.

Hankkeen omistaja

Hankkeen omistajaksi nimetään johtaja Juha-Pekka Vuorinen.

Hankkeen tavoitteet ja tuotokset

Hankkeessa parannetaan tapahtuma-, harrastus- ja koulutusdatan laatua panostamalla valtakunnallisesti semanttisesti yhtenevään sisältöön ja teknologisesti yhteen toimiviin ratkaisuihin, datan automaattiseen liikkumiseen toimivien rajapintaratkaisujen avulla ja sisältöjen näyttämiseen siellä mistä asiakas niitä aidosti etsii.

Hankkeen toimenpiteet

Tavoitteena on kokonaisvaltainen tapahtumienhallinnan kehittäminen, jossa tieto liikkuu tietokannoista / -kantoihin kaksisuuntaisen rajapinnan ansiosta sisään ja ulos.

1.    Työpaketti: Teknologia

• Yksinkertainen käyttöliittymä sisällöntarjoamiseen (ns. lomake)
• Rajapintakehitys
• Paikkatietorekisteri
  

2.    Työpaketti: Datan harmonisointi

Data vaatii standardointia ja panostusta avainsanoihin, kategorioihin ja ontologioihin. Tiedon muoto ja kenttien sisältö vaatii määrittelytyötä.

3.    Työpaketti: Verkostojen luonti ja uudenlainen tapahtumamarkkinointi

Toimivien rajapintojen ansiosta työaikaa säästyy kaikilta toimijoilta tietojen syöttämisestä (omiin käyttöliittymiin) yhteistyön lisäämiseen. Työmäärää saadaan vapautettua tapahtumatuotantoon, verkostojen luontiin alueellisesti ja valtakunnallisesti, sekä uudenlaiseen tapahtumamarkkinointiin.

Hankkeen toteutus

Hanke toteutetaan kuntien välisenä yhteistyönä.

Hakijakunta/hankehallinnoija: Turku, kaupunginjohtajan päätös 16.12.2019. Hankekunnat: Pieksämäki sekä Lounais-Suomen kunnat: Turku, Raisio, Naantali, Kaarina. Hankkeen seurantajäsenenä Tampere.

Turku ottaa hankkeen hallinnoijana käytännön vastuun hankkeen edistämisestä. Turku hoitaa myös hankkeen taloushallintopuolen eli huolehtii esimerkiksi henkilöstö- ja ostolaskukustannuksista ja niihin liittyvästä maksuliikenteestä.

Hankekumppanit antavat hankkeen käyttöön henkilöresursseja ja vastaavat itse työaikaan liittyvistä korvauksista.Turku kustantaa hankekumppaneiden työpajoihin liittyvät fasilitointi-, tarjoilu- ja matkakustannukset. Henkilöresursseja tullaan käyttämään esimerkiksi: hankkeen tavoitteen kirkastamiseen, hankkeen toimintasuunnitelman laadintaan, yhteiseen määrittelyyn teknologisista ja viestinnällisistä näkökulmista, viestintäsuunnitelman ja koulutusmateriaalien sisällön suunnitteluun ja esimerkkitoteutusten ideointiin.

Hankesuunnitelmassa (liite 2) on tarkemmin kuvattu osallistujatahojen osallistuminen.

Hanke käynnistyy hankekuntien kanssa yhteistyössä tavoitteen kirkastamisella sekä toimintasuunnitelman laadinnalla. Samalla sovitaan kuntien vastuualueista.

Liite 2Hankesuunnitelma

Hallinnointi

Hanketta hallinnoi Turun kaupungin konserninhallinto. Hankkeelle on avattu oma kustannuspaikka: Tilastollinen tilaus 605436 KH/VM Tapahtumadata 02/2020 – 12/2021. Projekti on perustettu Sappiin ja Personeciin. Projektin taloutta seurataan Turun kaupungin normaaleilla talousseurannan menettelyillä. Hankkeen hallinnointiin liittyvä dokumentaatio on diaarilla

Johtaja Tuomas Heikkisellä on määrärahan käyttöoikeudet.
Hankkeen omistajalla on määrärahan käyttöoikeudet 5.000 euroon saakka.

Hankkeen ohjausryhmä

Toteutusta ohjaa hankkeen ohjausryhmä, johon kuuluvat Turun kaupungin edustajat:

• Vetovoimatoiminnot, Antti Kirkkola
• Vapaa-aikatoimiala, Minna Sartes / Heini Parkkunen
• Visit Turku, Anne-Margit Hellén / Olli Ylioja
• Viestintä, Saara Malila
• Asiakkuus- ja digipalvelut, Juha-Pekka Vuorinen
• Asiakkuus- ja digipalvelut, Mira Koivumäki-Lindholm

Ohjausryhmän toiminnan tarkoituksena on asiantuntijaroolista tukea ja ohjata toimintaa oikeaan, tavoitteenmukaiseen suuntaan ja varmistaa projektin tuloksellisuus. Tarvittaessa ohjausryhmä kuulee muita asiantuntijoita.

Hankkeen projektiryhmä

Hankkeelle asetetaan projektiryhmä. Projektiryhmän tarkoitus on osallistua teknologiseen määrittelyyn, viestintäsuunnitelman ja koulutuspaketin laadintaan sekä viestimiseen ja tulosten jalkauttamiseen. Projektiryhmässä on vähintään yksi edustaja kustakin hankekunnasta.

Projektipäällikkö

Hankkeelle nimetään projektipäällikkö, joka vastaa hankkeen kokonaisuudesta ja kuntien kanssa tehtävästä yhteistyöstä sekä projektin kokonaisuuden edistämisestä.

Rahoitus

Hankkeen talousarvio (liite 3) on kokonaisuudessaan 499 648 euroa (alviton). Ulkoista rahoitusta eli valtionavustusta hankkeelle myönnettiin Kuntien digitalisaation edistäminen -määrärahasta enintään 85 % hankkeen kokonaiskustannuksista eli 424 700 euroa. Kuntien omarahoitus kattaa 15 % eli 74 948 euroa hankkeen rahoituksesta (alviton). Turun kaupunki vastaa omarahoitusosuudesta.

Hankkeen talousarvio sisältää henkilöstökuluja yhteensä 207 648,00 euroa. Ostopalveluissa on huomioitu hankkeelle ostettava asiantuntijapalvelu, konsultaatiopalvelut, IT-palvelut ja hankkeen edellyttämä koulutus.

Liite 3Hankkeen talousarvio

Hankkeen henkilöresurssit

Hankerahoituksella hankkeelle palkataan:

1.    Projektipäällikkö (50 %), projektipäällikkö on yhteinen toisen VM:n avustusta saaneen hankkeen kanssa, joissa Turku on hallinnoija: Kuntien digitalisaation yhteishanke; Kohderyhmä- ja tarvelähtöinen palveluviestintä kunnissa uuden sukupolven julkaisualustalla (dno 4364-2020).

Projektipäälliköksi nimetään 27.5.2020 alkaen verkkopalveluasiantuntija Mira Koivumäki-Lindholm. Projektipäällikön tehtävät ja toimivaltuudet noudattavat Turun kaupungin projektiohjeistuksia. Projektipäällikkö toimii asiakkuus- ja digijohtajan alaisuudessa.
 

2.    Hankesuunnittelija (100%). Hankesuunnittelija osallistuu täysipäiväisesti hankkeen tavoitteiden edistämiseen.

3.    Viestintä- / hankekoordinaattorin (50 %) rooli täytetään sisäisin järjestelyin.

Muut mahdolliset henkilöresurssitarpeet, kuten verkosto- ja markkinointivastaavan rooli arvioidaan hankesuunnitelmaa noudatellen yhdessä hankeomistajan kanssa.

Esitämme että:

Asiakaslähtöinen toteutus tapahtuma-, harrastus- ja koulutusdatan hallinnoimiselle ja tarjoamiselle kohderyhmälähtöisissä näkymissä -hanke asetetaan edellä olevan esityksen mukaisesti ja hanketta varten perustetaan projektipäällikön ja hankesuunnittelijan tehtävät. Projektipäälliköksi nimitetään Mira Koivumäki-Lindholm. Hankesuunnittelijan tehtävä laitetaan avoimeen ulkoiseen hakuun, ja asiakkuus- ja digijohtaja saa täyttää ko. tehtävän.

Johtaja Tuomas Heikkinen:

PäätösPäätin, että Digikannustin: Asiakaslähtöinen toteutus tapahtuma-, harrastus- ja koulutusdatan hallinnoimiselle ja tarjoamiselle kohderyhmälähtöisissä näkymissä -hanke asetetaan edellä olevan esityksen mukaisesti.

Tuomas Heikkinen
Johtaja