Kehittämispäällikkö Sari Kinnunen 22.5.2020:

Turun kaupungilla Infotori toimii omakielisenä neuvontapaikkana, jossa asiakkaita neuvotaan ja ohjataan erilaisissa asioissa (esim. kela, Migri, kaupungin eri palvelut) useilla eri kielillä (esim. arabia, dhari, kurdi, persia, somalia, venäjä). Valtaosa asiakkaista saapuu paikalle ilman ajanvarausta, jolloin käytössä on vuoronumerojärjestelmä. Osalle neuvojista on mahdollista tehdä myös ajanvaraus, jolloin ajanvaraus hoidetaan pääsääntöisesti puhelimitse, sähköpostitse ja myös paikan päällä käyden. Ajanvaraksiin liittyvät yhteydenotot vievät tällä hetkellä neuvojilta paljon työaikaa, mikä on pois varsinaisesta neuvonta-ajasta. Asiakasmäärä on n. 1200 asiakasta/kk.

Infotorin toiminta siirtyy suurelta osin syksyllä 2020 Kauppatorin Monitoriin aivan kaupungin keskustaan. Asiakasmäärät tulevat lisääntymään ja on perusteltua lisätä ja laajentaa ajanvarausten mahdollisuutta. Ajanvarausten tekemistä on myös automatisoitava, jotta asiakkaat voivat tehdä itsenäisesti ajanvarauksia. Automatisoinnissa lähdetään liikkeelle tietyissä neuvonta-asioissa (mm. oleskelulupa, kansalaisuuden hakeminen) ja siinä huomioidaan asiakasmäärällisesti suurimmat kielet (mm. arabia, englanti, kurdi, somalia ja venäjä). Automatisointiratkaisun tavoitteena on kartoittaa asiakkaan asioinnin tarve, sen vaatima asiointiajan pituus ja etsiä tämän jälkeen vapaana oleva aika, jota ehdotetaan asiakkaalle. Lisäksi ratkaisu ilmoittaa asiakkaalle, mitä asiakirjoja tai vastaavia asiakkaan on otettava mukaa. Tämän automatisoinnin toteuttamisesta järjestettiin minikilpailutus.

13.2.2020 järjestettiin verkkopalvelun kehittämisen asiantuntipalveluiden puitesopimustoimittajille (drno 8985-2018) tilaisuus, jossa käytiin läpi Infotorin ajanvarauksen tarpeet, kehittämisajatukset sekä liittymäpinnat esim. Varaamoon. Tilaisuuden jälkeen puitetoimittajilla oli mahdollisuus myös lisäkysymyksiin sähköpostitse. Tarjousten jättöaika oli 13.3.2020. Annettuun määräaikaan mennessä saapui kaksi (2) tarjousta; Druid Oy ja Wunder Finland Oy.

Tarjouksien voimassaoloaikaan pyydettiin tarjoajilta lisäaikaa 13.5.2020 asti koronan aiheuttaman poikkeustilan vuoksi. Tarjousajan pidentäminen sopi molemmille toimittajille.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutettiin kahdessa vaiheessa: 1) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 2) tarjousten vertailu ja valinta.

Molemmat tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä olleet vaatimukset.

Annetuista tarjouksista valitaan hinnaltaan edullisin tarjous. Druid Oy:n hinta on 17.000 € (alv 0%) ja Wunder Finland Oy:n hinta on 25.000 € (alv 0%). Toimittajaksi esitetään Druid Oy:tä.

Esitän, että hankitaan Druid Oy:ltä saadun tarjouksen perusteella Infotorin ajanvarauksen automatisoinnin kehittäminen hintaan 17.000 € (alv 0%). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 11206, asiakkuudet ja osallisuus.

Johtaja Tuomas Heikkinen:

PäätösPäätin, että Druid Oy:ltä saadun tarjouksen perusteella hankitaan Infotorin ajanvarauksen automatisoinnin kehittäminen hintaan 17.000 €.

Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 11206, asiakkuudet ja osallisuus.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Päätös voi muuttua hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Tuomas Heikkinen

Johtaja

Hankintaoikaisuohjeet ja valitusosoitus liitteenä