Asiakkuus- ja digijohtaja Juha-Pekka Vuorinen ja verkkopalveluasiantuntija Mira Koivumäki-Lindholm 15.5.2020:

Hankkeen valmistelu ja päätökset

Valtion talousarviossa oli 30 miljoonan euron määräraha vuodelle 2019. Määrärahasta myönnettiin valtionavustusta digitalisaatiota edistäviin hankkeisiin, jotka ovat kuntien toimintatapoja tai palveluprosesseja uudistavia sekä niiden laatua ja vaikuttavuutta parantavia.

Avustusta saattoi hakea sellaisiin kunnissa tapahtuviin toiminnan, tehtävien ja sisäisten prosessien muutoksiin, joissa

• kehitetään entistä asiakaslähtöisempiä palveluprosesseja hyödyntäen kehitettyjä yhteisiä ratkaisuja
• kehitetään palveluille yhteisiä tietomäärityksiä ja toimintatapoja, jotka mahdollistavat asiakkaan asioinnin digitaalisesti ja mahdollistavat tietojen siirtoa kuntien järjestelmien välillä
• kehitetään yhteistyössä kuntien lakisääteisiä tehtäviä toteuttavia palveluja sähköisiksi
• parannetaan kuntien tietojohtamista/tiedolla johtamista
• kehitetään kuntien strategisia prosesseja tai
• hyödynnetään uusien teknologioiden, kuten ohjelmistorobotiikan, tekoälyn ja prosessiautomaation hyödyntämistä julkisessa hallinnossa.

Valtionavustusta myönnettiin vain hankkeisiin, jotka useammat kunnat toteuttavat yhdessä.
Kehittämishankkeiden ja avustuksen kohteena oli oltava ennen kaikkea kuntien toimintatavoissa ja prosesseissa tapahtuvat muutokset. Hankkeessa oli suunniteltava, miten toiminnan muutokset toteutetaan ja miten hankkeen tuloksia hyödynnetään ja levitetään hankkeen päätyttyä sekä kuvata nämä hakemuksessa.

Avustusta ei voinut hakea

• sosiaali- ja terveydenhuoltoon liittyviin kehittämishankkeisiin,
• rakennetun ympäristön toimialaan liittyviin hankkeisiin tai
• asianhallinnan tai arkistoinnin kehittämiseen.

Avustuksella maksettaviksi kustannuksiksi ei hyväksytä aineellisista investoinneista tai laitteistojen hankkimisesta aiheutuvia kustannuksia muuta kuin siltä osin, että ne ovat välttämättömiä hankkeen toteuttamisen kannalta.
Avustus kattaa enintään 85 % hankkeen alvittomista kokonaiskustannuksista.

Valtiovarainministeriön päätös (VN11801/2019) avustuksesta tuli 26.2.2020 (liite 1). Valtiovarainministeriö myönsi Turun kaupungille ja muille hankekunnille avustusta enintään 437 600€ Kohderyhmä- ja tarvelähtöinen palveluviestintä kunnissa uuden sukupolven julkaisualustalla -hankkeeseen.

Liite 1 Valtiovarainministeriön avustuspäätös

Hankkeen aikataulu
Hanke toteutetaan ajalla 02/2020-11/2021.

Hankkeen omistaja
Hankkeen omistajaksi nimetään johtaja Juha-Pekka Vuorinen.

Hankkeen tavoitteet ja tuotokset

Kunnat ovat yhteisten haasteiden edessä niin lainsäädännön kuin teknologian murroksen vuoksi. Kehittämisen tulisi siksi olla kaikkia kuntia hyödyttävää ja henkilö- ja rahallisia resursseja säästävää. Tuotosten tulisi olla kaikille tasapuolisesti jaettavia ja helposti jalkautettavia.

Tästä lähtökohdasta Kohderyhmä- ja tarvelähtöinen palveluviestintä kunnissa uuden sukupolven julkaisualustalla -hankkeessa keskitytään lisäämään kuntien ymmärrystä siitä, miten verkkosivustoja voitaisiin suunnitella ja kehittää jatkossa siten, että säästettäisiin resursseja ja luotaisiin aidosti käyttäjälähtöisiä ja saavutettavia ratkaisuja.
Lisäksi hankkeen avulla halutaan auttaa kaikkia kuntia kehittämään palveluviestintäänsä vastaamaan nykypäivän kuntalaisen tarvetta.

Hankkeen toimenpiteet

Teknologian kehittäminen:

• Tulevaisuuden julkaisualustan mallin kuvaaminen
• Uuden käyttöliittymäteknologian ja suunnittelumallin (Design System) laatiminen
• Prototyyppi palvelupolkumaisesta rakenteesta lakisääteisessä palvelussa
• Palveluarkkitehtuurin suunnittelu

Käytännössä tämä tarkoittaa tulevaisuuden julkaisualustan mallin kuvaamista, dokumentaatiota ja jakamista kaikkien kuntien hyödynnettäväksi.

Uudenlaisen palveluviestinnän suunnittelu:

Kunnille tarjotaan käyttöön esimerkkitoteutus palveluviestintäsuunnitelmasta, sekä palveluviestinnän moduulimalli ja palveluviestinnän koulutuspaketti. Koulutuspaketti tulee sisältämään ohjeistuksen ja opastuksen PTV:n lakisääteisten palvelutietojen näyttämiseen kunnan verkkosivuilla.

Hankkeen toteutus

Hanke toteutetaan kuntien välisenä yhteistyönä.

Hakijakunta/hankehallinnoija: Turku, kaupunginjohtajan päätös 16.12.2019
Hankekunnat: Jyväskylä, Pori, Varkaus, Kaarina, Akaa.
Tampere ja Vantaa seurantajäsenyys.

Turku ottaa hankkeen hallinnoijana käytännön vastuun hankkeen edistämisestä. Turku hoitaa myös hankkeen taloushallintopuolen eli huolehtii esimerkiksi henkilöstö- ja ostolaskukustannuksista ja niihin liittyvästä maksuliikenteestä.

Hankekumppanit antavat hankkeen käyttöön henkilöresursseja ja vastaavat itse työaikaan liittyvistä korvauksista. Turku kustantaa hankekumppaneiden työpajoihin liittyvät fasilitointi-, tarjoilu- ja matkakustannukset. Henkilöresursseja tullaan käyttämään esimerkiksi: hankkeen tavoitteen kirkastamiseen, hankkeen toimintasuunnitelman laadintaan, yhteiseen määrittelyyn teknologisista ja viestinnällisistä näkökulmista, viestintäsuunnitelman ja koulutusmateriaalien sisällön suunnitteluun ja esimerkkitoteutusten ideointiin.
Hankesuunnitelmassa (liite 2) on tarkemmin kuvattu osallistujatahojen osallistuminen.

Hanke käynnistyy hankekuntien kanssa yhteistyössä tavoitteen kirkastamisella sekä toimintasuunnitelman laadinnalla. Samalla sovitaan kuntien vastuualueista.

Liite 2Hankesuunnitelma

Hallinnointi

Hanketta hallinnoi Turun kaupungin konserninhallinto. Hankkeelle on avattu oma kustannuspaikka: Tilastollinen tilaus 605435 KH/VM Palveluviestintä 02/2020-12/2021. Projekti on perustettu Sappiin ja Personeciin. Projektin taloutta seurataan Turun kaupungin normaaleilla talousseurannan menettelyillä. Hankkeen hallinnointiin liittyvä dokumentaatio on diaarilla 4364-2020.

Johtaja Tuomas Heikkisellä on määrärahan käyttöoikeudet.
Projektin omistajalla on määrärahan käyttöoikeudet 5.000 euroon saakka.

Hankkeen ohjausryhmä

Hankkeen toteutusta ohjaa hankkeen ohjausryhmä, joka on muodostettu turku.fi-suunnitteluryhmän jäsenistä (kts. ryhmän kokoonpano 05/2020 hankesuunnitelmasta). Turku.fi-suunnitteluryhmän lisäksi ohjausryhmään osallistuu myös Kuntaliiton edustaja. Ohjausryhmän toiminnan tarkoituksena on asiantuntijaroolista tukea ja ohjata toimintaa oikeaan, tavoitteenmukaiseen suuntaan ja varmistaa projektin tuloksellisuus. Tarvittaessa ohjausryhmä kuulee muita asiantuntijoita.

Hankkeen projektiryhmä

Projektille asetetaan projektiryhmä. Projektiryhmän tarkoitus on osallistua teknologiseen määrittelyyn, viestintäsuunnitelman ja koulutuspaketin laadintaan sekä viestimiseen ja tulosten jalkauttamiseen. Projektiryhmässä on vähintään yksi edustaja kustakin hankekunnasta (kts. ryhmän kokoonpano 05/2020 hankesuunnitelmasta).


Projektipäällikkö

Hankkeelle nimetään projektipäällikkö, joka vastaa hankkeen kokonaisuudesta ja kuntien kanssa tehtävästä yhteistyöstä.

Rahoitus

Hankkeen talousarvio (liite 3) on kokonaisuudessaan 514 876 euroa (alviton). Ulkoista rahoitusta eli valtionavustusta hankkeelle myönnettiin Kuntien digitalisaation edistäminen -määrärahasta enintään 85 % hankkeen kokonaiskustannuksista eli 437 645 euroa. Kuntien omarahoitus kattaa 15 % eli 77 231 euroa hankkeen rahoituksesta (alviton). Kuntien omarahoitusosuudet ovat liitteenä (liite 4). Kuntien omarahoituksen osuuden laskutuksen toteutus on kirjattu Turun kaupungin ja kuntien välillä tehtyyn hallinnointisopimukseen.
Hankkeen talousarvio sisältää henkilöstökuluja yhteensä 204 876,00 euroa. Ostopalveluissa on huomioitu hankkeelle ostettava asiantuntijapalvelu, konsultaatiopalvelut, IT-palvelut ja hankkeen edellyttämä koulutus.

Liite 3 Hankkeen talousarvio

Liite 4 Kuntien omarahoitusosuudet

Hankkeen henkilöresurssit

Hankerahoituksella hankkeelle palkataan:

1. Projektipäällikkö (50 %), projektipäällikkö on yhteinen toisen VM:n avustusta saaneen hankkeen kanssa, joissa Turku on hallinnoija: Kuntien digitalisaation yhteishanke; asiakaslähtöinen toteutus tapahtuma-, harrastus-, ja koulutusdatan hallinnoimiseen ja tarjoamiselle kohderyhmälähtöisissä näkymissä (dno 4365-2020).

Projektipäälliköksi nimetään asettamispäätöksen päivämäärästä alkaen verkkopalveluasiantuntija Mira Koivumäki-Lindholm. Projektipäällikön tehtävät ja toimivaltuudet noudattavat Turun kaupungin projektiohjeistuksia. Projektipäällikkö toimii asiakkuus- ja digijohtajan alaisuudessa.

2. Hankesuunnittelija (100%). Hankesuunnittelija osallistuu täysipäiväisesti hankkeen tavoitteiden edistämiseen.

3. Viestintä- / hankekoordinaattorin (50 %) rooli täytetään sisäisin järjestelyin.
Muut mahdolliset henkilöresurssitarpeet arvioidaan hankesuunnitelmaa noudatellen yhdessä hankeomistajan kanssa.

Esitämme, että kohderyhmä- ja tarvelähtöinen palveluviestintä kunnissa uuden sukupolven julkaisualustalla -hanke asetetaan edellä olevan esityksen mukaisesti ja hanketta varten perustetaan projektipäällikön ja hankesuunnittelijan tehtävät. Projektipäälliköksi nimitetään Mira Koivumäki-Lindholm. Hankesuunnittelijan tehtävä laitetaan avoimeen ulkoiseen hakuun, ja asiakkuus- ja digijohtaja saa täyttää ko. tehtävän.

Johtaja Tuomas Heikkinen:

PäätösPäätin, että Digikannustin Kansalaisen palvelutarvearvioinnin ja tuotannon prosessikonsolidointi ja digitalisaatio -hanke asetetaan edellä olevan esityksen mukaisesti.

Tuomas Heikkinen
Johtaja