Apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen ja tapahtumakoordinaattori Kimmo Hyyppä 18.5.2020:

Tall Ships Races kaupungin strategiassa

Turun kaupungin strategiassa 2029 todetaan, että Suomen Turku on kiinnostava ja rohkeasti uudistuva eurooppalainen yliopisto- ja kulttuurikaupunki, jonka kaupunkikulttuuri ja tapahtumatarjonta on vireää ympäri vuoden.

Turun kaupunginvaltuuston hyväksymän Turun keskustavision 2050 mukaisesti Turku on maailman kauneimman saariston pääkaupunki, jossa saaristo ja merellisyys tulee voida kokea jo ydinkeskustassa. Merellisyys on yksi Turun vetovoimaisuuden kärjistä ja sitä edistetään monialaisella yhteistyöllä ja kehittämisellä.

Tall Ships Races -tapahtuman järjestäminen edistää Turun kaupungin merellistä imagoa sekä palvelu- ja tapahtumatarjontaa. Tapahtuma on tärkeä matkailuelinkeinon kannalta vahvistaen Turun kaupungin ja saariston kilpailukykyä yhtenä Suomen päämatkailualueena. Tarjotessaan matkailun sisältöä ja vetovoimaa tapahtuma luo myös hyvinvointia monipuolisella ja avoimella yleisötapahtumalla, jolla on samanaikaisesti huomattavat aluetaloudelliset vaikutukset.

Aiemmat toimenpiteet

Tapahtuman oikeudet omistavan Tall Ships Races International Limited (UK) on keväällä 2020 lähestynyt Suomen purjelaivasäätiötä, joka on välittänyt Turun kaupungille pyynnön toimia isäntäsatamana vuoden 2021 Tall Ships Races -tapahtumassa kilpailusarjasta pois jääneen Pietarin kaupungin sijaan.

Kaupunginhallitus käsitteli asiaa kokouksessaan 30.3.2020 § 136 ja päätti, että kaupunki voi käynnistää neuvottelut tapahtuman järjestämiseksi. Kaupunginjohtaja asetti kaupunginhallituksen päätöksen perusteella päätöspöytäkirjallaan asiaa valmistelevan johtoryhmän. Tall Ships Races International Limited on kaupungin kanssa käytyjen neuvottelujen jälkeen esittänyt 9.4.2020 Turulle hyväksyttäväksi Host Port Contract isäntäsatamasopimuksen ja sen liitteenä tekniset toimenpiteet sisältävän Host Port Manualin. Neuvottelujen tuloksena tapahtuman aikataulua kyettiin aikaistamaan alkuperäisestä siten, että kesän 2021 Ruisrock ei ole enää samanaikaisesti purjelaivatapahtuman kanssa. Kyseiset tilaisuudet kohdentuvat kuitenkin peräkkäin samalle viikolle, jolloin niiden järjestämisessä voidaan saada molempia suurtapahtumia tukevia synergiahyötyjä.

Taustaa

Ensimmäisestä The Cutty Sark Tall Ships´ Races -tapahtumasta Turussa tulee vuonna 2021 kuluneeksi 25 vuotta. Juhlavuosi hyödynnetään myös vuoden 2021 tapahtuman markkinoinnissa ja kumppanuuksissa.

Turku on toiminut isäntäsatamana seuraavasti:

1996 The Cutty Sark Tall Ships’ Races

2003 The Cutty Sark Tall Ships’ Races

2009 The Tall Ships’ Races

2011 The Culture 2011 Regatta

2017 The Tall Ships Races

Myös välivuosina on tehty Tall Ships Races -kehittämis- ja valmistelutyötä. Turku osallistuu vuosittaiseen Sail Training Internationalin (STI) vuosikokoukseen ja pitää yllä suhteita alusten operaattoreihin sekä STI:n johtoon. Tämä edesauttaa tulevien vuosien hakuprosesseissa, sillä purjelaivatapahtuma on erittäin haluttu ja sen isännyyksistä kilpaillaan sekä maailmanlaajuisesti että Itämeren satamakaupunkien kesken.

Turun kaupunki on onnistunut aiemmissa järjestelyissään erinomaisesti. Tästä ovat todisteena mm. yleisötutkimukset, joita on tehty tapahtumien alusta saakka sekä matkailualan palkinto vuonna 2003. STI:n palaute on lisäksi ollut aina hyvin positiivista. Medianäkyvyys on ollut kansallista kärkeä ja Turku on saanut myös kansainvälistä näkyvyyttä mm. CNN uutiskanavan kautta.

Tall Ships Races 2021

Purjelaivatapahtuma järjestetään Itämeren alueella noin joka neljäs vuosi ja vuonna 2021 kokonaiskilpailu purjehditaan 27.6. – 3.8.2021 ja varsinaiset tapahtumapäivät Turussa ovat maanantaista torstaihin 5. – 8.7.2021.

Vuoden 2021 kisan alkuperäisen suunnitelman mukaan isäntäkaupungit olisivat olleet kisajärjestyksessä Klaipeda, Pietari, Tallinna, Maarianhamina ja Szczecin. Näistä kaupungeista Pietari kuitenkin vetäytyi kisasta ja Turulle avautui tilaisuus tulla mukaan. Samoin kävi vuonna 2001, jolloin vuoden 2003 tapahtuma myönnettiin Turkuun Pietarin peruutettua isännyytensä. Tilanne on luonnollisesti aikataulun kannalta haastava, sillä normaalisti isäntäsatamat valitaan noin kolme vuotta ennen varsinaista tapahtumaa.

Vuonna 2021 Tallinna on ensi kertaa järjestämässä Tall Ships Races -tapahtumaa. Turku ja Tallinna juhlivat samalla molemmat Euroopan kulttuuripääkaupungin kymmenettä juhlavuotta. Alukset lähtevät suunnitelman mukaan Turusta Tallinnaan torstaina 8.7. Airiston purjeiden paraatin jälkeen.

Tall Ships Races 2021 on Suomen kesän 2021 suurin yleisötapahtuma, johon odotetaan satoja tuhansia ihmisiä. Tapahtuma on myös Turun kulttuuripääkaupunkivuoden 10-vuotisjuhlavuoden kohokohta. Se on lisäksi Euroopan suurin purjehdustapahtuma, joka kerää yhteen vuosittain vaihtuvissa isäntäkaupungeissa miljoonia purjehduksen ja meren ystäviä. Tasavallan presidentit ovat toimineet Turun aiempien tapahtumien suojelijana.

Vuonna 2017 Turussa järjestetyssä Tall Ships Racessa vieraili 544.000 ihmistä, mikä on Turun järjestämien purjelaivatapahtumien ennätys. Samaan puolen miljoonan kävijän tavoitteeseen pyritään myös vuonna 2021. Tavoite on realistinen, sillä yleisö tuntee hyvin Turun järjestämien purjelaivatapahtumien erinomaiset järjestelyt ja erityisen tunnelman Aurajokivarressa. Tavoite luonnollisesti elää sen mukaisesti, miten maailmantilanne koronaepidemian suhteen sallii tapahtuman järjestämisen tavoitellussa mittakaavassa.

Suurtapahtumien järjestäminen on kaupungille kannattavaa sekä imagomielessä että taloudellisilla mittareilla arvioituna. Vuoden 2017 tapahtuma oli taloudellinen menestys sekä Turun että talousalueen näkökulmasta. Tapahtumaa pidettiin kaiken kaikkiaan ensiluokkaisena.

Tall Ships Races -tapahtumat keräävät runsaasti huomiota niin perinteisessä mediassa kuin sosiaalisessa mediassa heti valmistelujen käynnistyttyä. Näkyvyyttä ja ihmisten sitoutumista merellisen suurtapahtuman tulemiseen kaupunkiin hyödynnetään monin eri keinoin.

Tapahtuman viestinnässä ja markkinoinnissa sekä myös tapahtumatuotannossa nostetaan esiin kaupungille tärkeät muut asiat, kuten Itämeren suojelu, hiilineutraalius, kiertotalous ja kansainvälisyys. Nämä näkyvät myös oheistapahtumatuotannossa.

Vuoden 2021 tapahtumaa leimaa se, että samaan aikaan vietetään Turun kulttuuripääkaupunkivuoden 10-vuotisjuhlavuotta ja Tall Ships Races -tapahtumien 25-vuotista taivalta Aurajoessa. Kulttuuripääkaupunkivuonna 2011 suuret purjelaivat lipuivat Turkuun kulttuuriregattana ja nyt tapahtuma juhlistaa 10-vuotisjuhlaa. Tall Ships Races 2021 tulee olemaan juhlavuoden suurin ja näkyvin tapahtuma. Sen valmistelussa on huomattavia synergiaetuja erityisesti viestinnässä ja markkinoinnissa ilmeen suunnittelusta tiedottamiseen ja myös tapahtumatuotantoon saakka.

Tapahtumalla tulee olemaan merkittäviä vaikutuksia ihmisten mielikuviin niin itse kesätapahtumasta kuin Turusta kulttuuri- ja tapahtumakaupunkina. Vuoden 2017 purjelaivatapahtuman jälkeen tehdyn kävijätutkimuksen luvut puhuvat puolestaan; Turun 2017 tapahtumassa käyneistä vastaajista 97 % piti tapahtumaa melko tai erittäin hyvänä ja 96 % heistä suosittelisi sitä muille. Parhaimmat arvosanat kävijät antoivat tapahtuma-alueille ja turvallisuudelle sekä järjestyksenvalvonnalle ja erityisesti tunnelmalle.

Sopimus ja kustannukset

Kaupunginhallitus tekee päätöksen tapahtuman järjestämisestä niillä ehdoin kuin tapahtuman tavaramerkin omistava Sail Training International Ltd. on satamasopimuksessa (Host Port Contract) ja sen liitteenä olevassa ohjeessa (Host Port Manual) edellyttänyt. Sopimukseen sisältyy taloudellisia velvoitteita, kuten satamamaksu (Port Fee), jolla ostetaan tapahtuman oikeudet ja nimen käyttöoikeus. Sopimuksessa sitoudutaan erilaisiin tapahtuman kannalta pakottaviin toimintoihin. Lisäksi projektisuunnitelmassa ja talousarviossa varaudutaan toimenpiteisiin, joilla varmistetaan yleisövirtoja, tapahtumatuloja ja aluetaloudellisia vaikutuksia. Päätöksessä varataan vuodelle 2021 erillismääräraha, jonka puitteissa tapahtuma saadaan toteutettua. Satamamaksusta (£140 000) puolet erääntyy vuonna 2020 ja katetaan kaupunginhallituksen talousarvion puitteissa.

Vuoden 2017 vastaavan purjelaivatapahtuman toteutuneet kustannukset olivat 1.865.574 euroa. Edeltävät kaksi valmisteluvuotta mukaan lukien tapahtuman kokonaiskustannukset olivat 2.135.045 euroa.

Menoarvio vuoden 2021 tapahtumassa on 2.257.101 euroa kattaen kaikki sopimuksen kustannukset. Tästä summasta vuodelle 2020 kohdistuu 110.000 euroa. Tuloarvio tapahtumalle on 150.000 euroa, jolloin vuodelle 2021 talousarvioon varattava määräraha tulisi olemaan 1.971.960 euroa

Arvio on tehty aiempien tapahtumien toteutumien perusteella. Kustannuksissa on huomioitu aiemmin kasvaneet massatapahtumien yleisöturvallisuuteen kohdistuneet vaatimukset sekä 2020 kesätapahtumia koettelevan pandemian aiheuttamat uudet varotoimenpiteet. Yleisöturvallisuutta varmistavia toimenpiteitä ovat mm. raskaat liikenne-esteet, suurempi järjestyksenvalvojien määrä, käsienpesupisteet, porteilla tapahtuvat tarkastukset ja muut suojautumiseen liittyvät toimet.

Osallistuvien alusten lukumäärä vaikuttaa oleellisesti kustannuksiin ja lopullinen tieto siitä saadaan vasta keväällä 2021. Lisäksi suurten A-luokan alusten osallistuminen vaikuttaa kustannusten muodostumiseen satamatoimintojen, miehistöpalveluiden ja luotsauksen osalta.

Vuoteen 2017 verrattuna kuluja on leikattu mm. markkinoinnista lyhyemmän valmistautumisajan vuoksi. Lisäksi yleisöohjelmaa on hieman pienennetty ja vähennetty samalla tapahtuman yhteydestä yksi ohjelmalava.

Vertailulukuina voidaan esittää Helsingin (2013) toteuma 2,5 M€, josta kaupungin rahoitusosuus oli 2 M€ ja Kotkan 2017 toteutuma 1,2 M€. Kotka yhdisti purjelaivatapahtumaan vuotuisiin Kotkan meripäiviin, mikä laski tuolloin suoraan TSR:n kohdistuvia kuluja.

Purjelaivatapahtuma tuottaa myös tuloja, jotka tulevat vähentämään kokonaiskustannusta. Tuloja tapahtumalle muodostuu mm. kumppanisopimuksista, myyntipaikkojen vuokrasta, ravintolamyynnin litrakorvauksista, nuorten purjehtijoiden omavastuuosuuksista ja iltakonserttien ulkoistamisesta. Tulot on arvioitu aiempiin toteumiin nähden varovaisesti (150.000 €) osittain vallitsevan koronatilanteen vuoksi ja osittain siksi, että kumppanihankintaan jää normaalitilannetta vähemmän aikaa.

Tulojen osalta on kuitenkin paljon sellaista potentiaalia, joka saattaa vaikuttaa positiivisesti lopullisiin nettokustannuksiin. Vertailutasona voi pitää vuoden 2017 toteutumatuloa (593.317 €), jonka muodostus perustui kuitenkin lähes kolmen vuoden markkinointi- ja valmisteluaikaan.

Vuonna 2009 Turun Tall Ships Races tapahtumassa kulutettiin tutkimuksen mukaan (Eccu Finland) noin 26 M€. Tutkimustulokset ovat linjassa myös muiden Suomen suurtapahtumissa toteutettujen tutkimusten kanssa.

Vuonna 2017 Tall Ships Races -tapahtumaan osallistui yli 500.000 kävijää ja toteutetun kävijätutkimuksen perusteella (Sponsor Insightin tutkimus 4.10.2017) tapahtumalla oli noin 36 - 40 M€:n aluetaloudelliset vaikutukset. Kokonaissumma jakautui siten, että itse tapahtuman yhteydessä käytettiin 14 – 16 M€, minkä lisäksi kaupungissa kävijät kuluttivat sen aikana 22 - 24 M€. Vuoden 2021 tapahtuman osalta on lisäksi otettava huomioon, että positiiviset vaikutukset kohdentuvat etenkin sellaisille liiketoiminnan osa-alueille, jotka kärsivät tällä hetkellä eniten koronavirusepidemiaa seuranneista rajoituksista.

Liite 1Isäntäsatamasopimus (Host Port Contract)

Liite 2Host Port Manual

Liite 3Projektisuunnitelmaluonnos 18.5.2020

Liite 4TSR 2021 budjetti ja 2017 budjettivertailu

Kaupunginjohtaja Minnan Arve:

EhdotusKaupunginhallitus päättää hyväksyä isäntäsatamasopimuksen Tall Ships Races International Ltd:n kanssa liitteen 1 mukaisesti ja kohdentaa talousarvionsa puitteissa vuonna 2020 tapahtuman valmisteluun 110.000 euroa.

Lisäksi kaupunginhallitus päättää tehdä Tall Ships Races tapahtuman järjestämiseksi vuoden 2021 talousarvioon 1.971.960 euron määrärahavarauksen.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.