Projektipäällikkö, Ira Lahovuo 20.5.2020:

Turun kaupunki/kaupunkikehitysryhmä on 20.4.2020 pyytänyt tarjouksia Archipelago Access -hankkeessa toteutettavaan näyttelyyn tulevan immersiivisen saaristoelämystilan av-sisältöjen toteutuksesta. Av-sisältöjen toteutus pitää sisällään mm. tuotannon suunnittelun, 360°-videomateriaalin kuvaukset ja sitä tukevan, monikanavaisen äänimaiseman äänittämisen sekä valmiin esityksen koostamisen kuvatusta/äänitetystä materiaalista.

Archipelago Access ‐hanke ja siinä toteutettava näyttely toimii pilottihankkeena merikeskuskokonaisuudelle. Turun Merikeskus on toimenpidekokonaisuus, jolla saaristoa ja merellisyyttä tuodaan lähemmäs ihmisiä ja keskustaa keskustavision mukaisesti.

Näyttelytoiminta on yksi osa Merikeskuksen toimintaa. Archipelago Access -hankkeessa toteutetaan ensimmäiset elämykselliset, saariston luontoa ja matkailukohteita esittelevät näyttelysisällöt. Tavoitteena on ensisijaisesti herättää kiinnostus ja kasvattaa halua matkailla saaristossa ja toiseksi tehdä se helpommaksi niin fyysisesti kuin mielikuvissa.

Yksi Forum Marinumin Tyyni-saliin rakentuvan näyttelyn keskeisimmistä elementeistä on isosta tilasta rajattu immersiivinen elämystila. Elämystilan kantavana ajatuksena on, että kävijä saa esimakua saariston luonnon upeimmista elämyksistä jo Turussa, ja halua kokea lisää ja matkailla saaristossa.

Tarjouspyyntö tehtiin avoimena tarjouspyyntönä ja julkaistiin hankintailmoitukset.fi palvelussa.

Annettuun määräaikaan 6.5.2020 (klo 12.00) mennessä saatiin kahdeksan (8) tarjousta:

• A1 Media Oy
• Brave Teddy Oy
• CTRL Reality Oy
• New Dawn Oy
• OiOi Collective Oy
• Siro Creative Oy
• TAVATON media Oy
• Teatime Research Oy

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa:

1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi
2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitettiin tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut kelpoisuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioitiin ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta palveluilta tarjouspyynnössä edellytettiin.

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoajan tulee toimittaa seuraavat liitteet ja sisällöt:

• luovan idean esittely elämystilan sisällöistä (pitäen sisällään ns. mood boardin sekä kirjallisen kuvauksen)
• projektisuunnitelma sisältäen alustavan kuvauspaikka- ja äänityssuunnitelman, aikataulun ja resursoinnin sekä tuotannon teknisen kuvauksen
• tekijöiden referenssit
• kustannusarvion
• tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset ja todistukset.

Lisäksi tarjouksessa edellytettiin, että tarjous sisältää työn kokonaistuntimäärän, tarjoushinnan arvonlisäverottomana sekä mahdollisia lisä- ja muutostöitä varten tuntiveloitusperusteet. Kuvauskertojen osalta tarjoushinta tuli antaa vähimmäisvaatimusten mukaisesti neljälle (4) kuvauskerralle. Tarjoushinnan tuli sisältää kaikki tarjouspyynnön mukaisen palvelun sisällöstä ja vaatimuksista aiheutuvat kustannukset sekä tarjousajan päättyessä voimassa olevat palveluntuottajan suoritettavaksi tulevat välilliset verot ja maksut lukuun ottamatta arvonlisäveroa.

Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä edellytetyt vähimmäisvaatimukset ja todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja tarjouksen valinta

Arviointi- ja valintaprosessin kolmannessa vaiheessa tarjouksista valittiin kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous on se, jonka yhteenlasketut laatu- ja hintapisteet ovat suurimmat. Arviointiperusteina olivat palvelujen hinta ja laatu. Kumpikin osakokonaisuus arvioitiin erikseen. Hinnan painoarvo on 40 % ja laadun 60 %. Enimmäispistemäärä on 100.

Kokonaistaloudellisen edullisuuden laadun arvioinnin suoritti tilaajan määrittelemä asiantuntijaraati.

Tarjouspyynnön mukaisesti annetuista tarjouksista valittiin kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1. Hinta, enimmäispisteet 40

Vertailussa halvin tarjottu hinta saa 40 pistettä. Tarjoukset laitetaan hinnan perusteella järjestykseen ja pisteytetään 5 pisteen välein niin, että toiseksi halvin saa 35 pistettä, kolmas 30 pistettä, neljäs 25 pistettä jne.

2. Laatu, enimmäispisteet 60

Laadun osalta pisteitä saa enintään 60. Laadun osalta vähimmäisvaatimukset täyttävä palvelun taso saa 0 pistettä ja sen ylittäviltä osin pisteitä saa enintään 60.

Tarjouksia vertailtiin keskenään edellä mainittujen perusteiden mukaisesti. Vertailussa annetut pistemäärät ovat nähtävillä liitteessä.

Liite 1Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu.

Vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous saatiin Brave Teddy Oy:ltä.

Ehdotan, että Archipelago Access -hankkeessa toteutettavan immersiivisen saaristoelämystilan av-sisällöt hankitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneelta Brave Teddy Oy:ltä tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankinnan arvo on yhteensä 27 366 euroa (alv. 0 %).

Johtaja Pekka Sundman:

PäätösPäätän edellä ehdotetun mukaan, että Archipelago Access -hankkeessa toteutettavan immersiivisen saaristoelämystilan av-sisällöt hankitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneelta Brave Teddy Oy:ltä tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin tarjotuin hinnoin sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella tilauksella.

Pekka Sundman

johtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätietoja: Projektipäällikkö, Ira Lahovuo, puh. 040 184 6333