Projektipäälliköt Mikko Harteela, Sari Holmberg ja Pekka Lång 23.4.2020:

Strategisen hankinnan tavoitteena on yhtenäistää kaupunkitasolla toimintatapoja kaikissa hankinnoissa. Yhteiset menettelyt mahdollistavat hankinta- ja kumppanuusosaamisen sekä hyvien käytäntöjen jakamisen ja samalla myös laadukkaiden ja kustannustehokkaiden hankintojen tekemisen.

Tehokkaan prosessin aikaansaamiseksi tarvitaan sähköisten järjestelmien hyödyntämistä, jotta tällä hetkellä toisistaan poikkeavia toimintatapoja saadaan yhtenäistettyä. Hankintalainsäädännön mukaiset kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat kilpailutetaan sähköisillä järjestelmillä, jotka ohjaavat yhtenäisiin menettelytapoihin. Pienhankintojen eli kansallisen kynnysarvon alittavien hankintojen kilpailuttamiseen ei ole käytössä sähköistä järjestelmää, mikä on vaikeuttanut yhtenäisten prosessien ja toimintatapojen muodostumista eri toimialoilla.

Pienhankintojen määrä on kasvanut kansallisten kynnysarvojen noustua uuden hankintalain myötä. Turun kaupungin voimassa oleva pienhankintaohjeistus on sisällöltään suppea, eikä toimintatapa pienhankintojen osalta ole yhteneväinen koko kaupungissa. Tällä hetkellä ei ole käytettävissä riittävästi tietoa koko kaupungin pienhankintojen volyymista ja kustannuksista. Toisaalta ei ole myöskään varmuutta hankintalain, kuntalain, tilaajavastuulain ja hallintosäännön velvoitteiden noudattamisesta pienhankintoja tehtäessä.

Strateginen hankinta on valmistellut ja kaupungin johtoryhmä on hyväksynyt esityksen pienhankintojen ohjeistuksesta, johon on sisällytetty myös pienhankintojen sähköisen kilpailutusjärjestelmän hyödyntäminen ohjeistuksen käyttöönoton tueksi. Tavoitteena on sähköisen pienhankintajärjestelmän käyttöönoton avulla tukea ja ohjata kaupungin henkilöstöä eri toimialoilla tekemään pienhankinnat asianmukaisesti.

Turun kaupungilla on tällä hetkellä käytössä Cloudia Oy:n sähköinen kilpailutusjärjestelmä, joka ei sisällä pienhankintoja varten räätälöityä moduulia. Cloudia Oy:ltä on mahdollista hankkia myös sähköinen pienhankintajärjestelmä.

Strateginen hankinta on yhtenäisten toimintatapojen edistämiseksi ja hankintaprosessin tehostamiseksi selvittänyt Cloudian sähköisen pienhankintatyökalun hankintaa.

Cloudia Oy:n pienhankintojen sähköisen järjestelmän käytöllä voidaan saavuttaa seuraavat tavoitteet ja hyödyt:

•hankintavaltuuksien tahattoman väärinkäytön vähentäminen ja toimintatapojen yhdenmukaistaminen,

•toimittajien tasapuolisen kohtelun lisääminen,

•pienhankintojen tekeminen taloudellisesti, laadukkaasti ja suunnitelmallisesti

•koko kaupungille yhteisesti kilpailutettujen tuotteiden tai palveluiden hyödyntämisen varmistaminen, mikä on tärkeää myös mahdollisten sopimusrikkomusten välttämiseksi,

•pienhankintojen vastuullisuuden ja sosiaalisten vaikutusten varmistaminen,

•hyvän hallinnon periaatteiden ja muusta lainsäädännöstä, kuten tilaajavastuulaista ja kuntalaista, tulevien velvoitteiden varmistaminen

•tarjouspyynnön tekemisen ja tarjousten käsittelyn helpottuminen ja nopeutuminen,

•kaikkien toimialojen pienhankintojen dokumentointi ja seuranta ja

•synergiaedut käytettäessä muitakin Cloudian järjestelmiä.

Edellä mainittujen syiden perusteella Turun kaupungin strateginen hankinta on pyytänyt Cloudia Oy:ltä tarjousta pienhankinnan sähköisen järjestelmän hankinnasta ajalle 1.6.2020–31.5.2022. Tarjouspyyntö lähetettiin Cloudia Oy:lle 13.2.2020. Cloudia Oy:n tarjous saapui 28.2.2020.

Hankintaan ei sovelleta lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), koska kyseessä on hankintalain mukainen palveluhankinta, jonka ennakoitu arvo on sopimusajalle alle 60 000 euroa. Hankinta toteutetaan ns. pienhankintana, ja järjestelmä ostetaan suorana ostona Cloudia Oy:ltä. Pienhankintajärjestelmä on edellä kuvatuista syistä tarkoituksenmukaista hankkia Cloudia Oy:ltä.

Hankinnan kokonaisarvo sopimuskaudelle 1.6.2020–31.5.2022 on 59 075 euroa sisältäen käyttöönottomaksun ja toimialojen palvelumaksut. Pienhankintajärjestelmä hankintaan määräaikaisena ottaen huomioon mahdollisuus hankkia tarkoituksenmukainen pienhankintajärjestelmä osana kilpailutusjärjestelmän elinkaaripalvelua. Turun kaupunki on sitoutunut Hansel Oy:n Hankintojen elinkaarihankinnan 2019–2025 (2028) kilpailutukseen, jota koskevasta hankintapäätöksestä on valitettu markkinaoikeuteen. Valitus on käsiteltävänä markkinaoikeudessa, ja markkinanoikeuden ratkaisulla voi olla vaikutus siihen, miten pienahankintajärjestelmän hankinta myöhemmin ratkaistaan.

Esitys        Esitämme, että Turun kaupungin strateginen hankinta hankki Cloudia Oy:ltä sähköisen pienhankintajärjestelmän tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin pienhankintana ajalle 1.6.2020–31.5.2022. Hankinnan kokonaisarvo sopimuskaudelle 1.6.2020–31.5.2022 on 59 075 euroa.

Jotta pienhankintajärjestelmän käyttöönotto onnistuu ongelmitta esitämme, että strateginen hankinta toimii sen osalta pääyksikkönä ja jakaa käyttöoikeuksia, ja että strateginen hankinta valvoo pienhankintojen oikeellisuutta yhdessä Turun kaupungin konsernihallinnon lakipalveluiden kanssa.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari

Päätös          Päätän, että Turun kaupungin strateginen hankinta hankkii Cloudia Oy:ltä sähköisen pienhankintajärjestelmän tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin pienhankintana ajalle 1.6.2020–31.5.2022.

Pienhankinnan kokonaisarvo sopimuskaudelle 1.6.2020–31.5.2022 on 59 075 euroa.

Lisäksi päätän, että strateginen hankinta toimii järjestelmän osalta pääyksikkönä, jakaa järjestelmän käyttöoikeuksia ja valvoo pienhankintojen oikeellisuutta yhdessä Turun kaupungin konsernihallinnon lakipalveluiden kanssa.

Turun kaupunki ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään- tai arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kulutta siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje liitteenä.