Projektipäälliköt Mikko Harteela, Sari Holmberg ja Pekka Lång 23.4.2020:

Strateginen hankinta on yhtenäisen hankintaprosessin tehostamiseksi selvittänyt julkisten hankintojen suunnittelutyökalun sähköisten järjestelmien toimivuutta ja kustannuksia.

Turun kaupungin strategisen hankinnan käytössä olevan Project Server-projektinhallintajärjestelmän nykyinen sopimus tullaan päättämään, koska serveripohjaisuus ei tue nykyistä liikkuvaa työtapaa, jossa tiedon tulee olla saatavissa ja muokattavissa pilvessä. Turun kaupungin yksiköistä IT-palvelut on jo päivittämässä Project Server-järjestelmäänsä Project Online-pilvipalveluksi. Erinomaisesti IT-palveluiden tarpeisiin vastannut käyttöliittymä säilyy käytännössä kuitenkin samana.

Strategisessa hankinnassa sama Project Server-projektihallintajärjestelmä ei ole vastannut kovinkaan hyvin käyttötarpeeseen kilpailutusprojektien osalta.

Järjestelmää on käytetty kilpailutusprojektien aikataulutukseen ja suunnitteluun. Projektien etenemisen kannalta on ollut ongelmallista se, etteivät muut projektityöryhmän jäsenet eri toimialoilta tai kaupungin yhtiöistä pääse näkemään projektiaikataulua ja sen tilannetta Project Server/Online-ympäristössä. Aikatauluista joudutaan tästä syystä tekemään manuaalisesti erillinen Excel- tai Word-tiedosto työryhmän tarkasteltavaksi DoTkuun. Tämä aiheuttaa lisätyötä kilpailuttajille ja lisää virheriskiä.

Projektinhallintajärjestelmää on käytetty myös kilpailuttajien työtilanteen sekä kilpailutusprojektien etenemisen seurannan apuna resurssien ja työn jakamisessa. Tähänkin tarkoitukseen Project Server/Online-järjestelmä on puutteellinen, koska kilpailutusten työvaiheissa on eroavaisuuksia johtuen hankinnan luonteesta (erillis- vai yhteishankinta, oma kilpailutus vai Hansel-puitejärjestely).

Edellä mainituista seikoista johtuen Project Serverin käyttöaste on strategisessa hankinnassa heikohko ja saavutettu hyöty on matala.

Project Serverin lisäksi strategisessa hankinnassa käytetään myös Excelissä manuaalisesti ylläpidettävää kilpailutuskalenteria, josta saadaan vastaavaa tietoa kilpailutusten ja sopimusten eri vaiheista. Hankintoihin ja kilpailutuksiin liittyvä raportointi on tällä hetkellä erittäin työlästä manuaalisesti täytettävien Excel-taulukoiden vuoksi.

Hankintojen toimeksiannot tulevat tällä hetkellä hankintojen servicedeskiin, josta ne välitetään hankintapäällikölle, joka puolestaan välittää ne kilpailuttajalle. Nykyinen prosessi on hidas, ja kokonaisuutta on hankala sekä suunnitella että koordinoida.

Cloudia Oy:ltä on mahdollista hankkia Cloudia Suunnittelujärjestelmä. Keskittämällä hankintojen suunnittelu Cloudiaan on mahdollista saada hankinnat sekä kokonaisuutena että yksittäisinä kilpailutuksina paremmin hallintaan ja saavuttaa seuraavia synergiaetuja ja hyötyjä:

•virheriskien aleneminen – tietoa ei tarvitse siirtää nykyisen toimintamallin mukaisesti eri järjestelmien välillä

•synergiaedut Cloudian eri järjestelmien välillä – tiedonsiirto tapahtuu kilpailutusjärjestelmästä suunnittelujärjestelmään

•kilpailutustoimeksiantojen keskittäminen yhteen järjestelmään helpottaa niiden käsittelyä

•kuvaus hankintatarpeesta -lomakkeen tiedot saadaan suoraan kilpailutuksen suunnittelun tueksi ja lomakkeen tietoja voidaan suoraan hyödyntää järjestelmän sisällä suunnittelu- ja aikataulutustyössä

•kategorisoinnin mahdollisuus – hankintasuunnitelmia on mahdollisuus kategorisoida, ja luoda näin hankintakokonaisuuksia, joiden käsittelyssä kootusti työn tuottavuus paranee.

•hankintojen suunnittelun helpottuminen – ei ole tarvetta erilliselle Excelpohjaiselle kilpailutuskalenterille, kun tiedot kilpailutuksista löytyvät kootusti Cloudiasta

Edellä mainittujen syiden perusteella Turun kaupungin strateginen hankinta on pyytänyt Cloudia Oy:ltä tarjousta suunnittelujärjestelmän hankinnasta ajalle 1.6.2020-31.5.2022. Tarjouspyyntö lähetettiin Cloudia Oy:lle 13.2.2020. Cloudia Oy:n tarjous saapui 28.2.2020.

Hankintaan ei sovelleta lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), koska kyseessä on hankintalain mukainen palveluhankinta, jonka ennakoitu arvo on alle 60 000 euroa. Hankinta toteutetaan ns. pienhankintana, ja järjestelmä ehdotetaan hankittavaksi suorana ostona Cloudia Oy:ltä. Suunnittelujärjestelmä on edellä kuvatuista syistä tarkoituksenmukaista hankkia Cloudia Oy:ltä.

Hankinnan kokonaisarvo sopimuskaudelle 1.6.2020-31.5.2022 on 45 850 euroa sisältäen järjestelmän käyttöönottomaksun ja vuosittaisen palvelumaksun.

Jotta hankittavan järjestelmän käyttöönotto onnistuisi ilman erillisiä ongelmia, on tarkoituksenmukaista, että strateginen hankinta toimii järjestelmän osalta pääyksikkönä ja jakaa järjestelmän käyttöoikeuksia.

Esitys        Esitämme, että Turun kaupungin strateginen hankinta hankkii Cloudia Oy:ltä suunnittelujärjestelmän tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin pienhankintana ajalle 1.6.2020-31.5.2022. Hankinnan kokonaisarvo sopimuskaudelle 1.6.2020-31.5.2022 on 45 850 euroa.

Lisäksi esitämme, että strateginen hankinta toimii järjestelmän osalta pääyksikkönä ja jakaa järjestelmän käyttöoikeuksia.

Susanna Sarvanto-Hohtari

Päätös          Päätän, että Turun kaupungin strateginen hankinta hankkii Cloudia Oy:ltä suunnittelujärjestelmän tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin pienhankintana ajalle 1.6.2020-31.5.2022. Hankinnan kokonaisarvo sopimuskaudelle 1.6.2020-31.5.2022 on 45 850 euroa.

Lisäksi päätän, että strateginen hankinta toimii järjestelmän osalta pääyksikkönä ja jakaa järjestelmän käyttöoikeuksia.

Turun kaupunki ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään- tai arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen sekä oikaisuohjeen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje liitteenä.