Arviointitoiminnan johtaja Kirsi Kiviniemi ja muutosjohtaja Antti Parpo 17.4.2020:  

Hankkeen valmistelu ja päätökset:

Valtion talousarviossa oli 30 miljoonan euron määräraha vuodelle 2019. Määrärahasta myönnettiin valtionavustusta digitalisaatiota edistäviin hankkeisiin, jotka ovat kuntien toimintatapoja tai palveluprosesseja uudistavia sekä niiden laatua ja vaikuttavuutta parantavia.

Valtionavustuksen hakuaika oli 1.8. – 19.9.2019. Varsinais-Suomen kuntajohtajat päättivät kokouksessaan 18.9.2019, että kunnat hakevat yhdessä avustusta ja että hakijakuntana on Turun kaupunki. Hankkeeseen osallistuvat kaikki Varsinais-Suomen 27 kuntaa ja Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri. Hankehallinnoijana toimii Turun kaupunki. Kaikkien hankkeeseen osallistuvien kuntien on sitouduttava hankkeeseen. Nopean aikataulun vuoksi kuntien sitoumukset saatiin vasta sen jälkeen, kun avustuksen myöntämisestä oli tullut päätös.

Hankkeen omistaja on muutosjohtaja Antti Parpo.

Hakujulistuksessa edellytettiin kunnissa aiemmin tehdyn vastaavan kehittämistyön hyödyntämistä hankkeen pohjana.

Avustusta ei ollut mahdollista saada yksinomaan sosiaali- ja terveydenhuollon digitalisaatioon kohdistuviin hankkeisiin. Avustus kattaa enintään 85 % hankkeen alvittomista kokonaiskustannuksista.

Avustuksen käytön ehtona on:

·      että avustuksen saajat sitoutuvat kokemusten jakamiseen hankkeen toteutusvaiheessa ja hankkeen tuloksia kuvaavat tiedot ovat myös muiden avusta saaneiden kuntien hyödynnettävissä

·      että hankkeen tulokset on laadittu siten, että ne ovat ymmärrettäviä myös oman organisaation ulkopuolella

·      että avoimesti hyödynnettäväksi soveltuvat tuotokset ovat vapaasti käytettävissä, muokattavissa, levitettävissä ja edelleen kehitettävissä hankkeen päättymisen jälkeen

·      että hankkeessa hyödynnetään soveltuvin osin yhteentoimiva.suomi.fi -yhteentoimivuusalustalta löytyviä sanastoja, koodistoja ja tietomalleja

·      että palvelu- ja sovellushankinnoissa käytetään ensisijaisesti JHS 166 -ehtoja

Valtionavustukseen oikeuttavia hankkeesta aiheutuvia kustannuksia ovat:

·      henkilöstökustannukset

·      matkakustannukset

·      toimitilojen vuokrat

·      ostetun tai käyttöluvalla hankitun tutkimuksen, tietämyksen sekä konsultoinnin ja vastaavien palveluiden kustannukset

·      muut toimintakustannukset

Avustuksella maksettaviksi kustannuksiksi ei hyväksytä aineellisista investoinneista tai laitteistojen hankkimisesta aiheutuvia kustannuksia muuta kuin siltä osin, että ne ovat välttämättömiä hankkeen toteuttamisen kannalta.

Valtiovarainministeriön päätös (VN10844/2019, dno 9055-2019) avustuksesta tuli 21.11.2019 (liite 1). Valtiovarainministeriö myönsi Turun kaupungille avustusta enintään 955 500 € kansalaisen palvelutarvearvioinnin ja -tuotannon prosessikonsolidointiin ja digitalisaatioon yhdessä Varsinais-Suomen kuntien ja Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kanssa.

Valtionavustuslaki (688/2001 7§:n 3. momentti) edellyttää, että Turku hankkeen hallinnoijana tekee sopimuksen muiden hanketta toteuttavien tahojen kanssa.

Liite 1            Valtiovarainministeriön avustuspäätös

Hankkeen tavoitteet ja tuotokset:

Varsinais-Suomen Digikannustin –hankkeen tavoitteena on 1) rakentaa malli julkisyhteisön palvelutuotannon prosessien konsolidointiin, 2) kehittää julkishallinnolliseen käyttöön tarkoitettu digitaalinen tuotannonohjausalusta palvelutarpeen kartoitukseen, arviointiin ja toimitukseen sekä 3) soveltaa prosessikonsolidointimallia, jossa tunnistetaan julkisyhteisöistä yhtenäisesti toimivat yksiköt, muodostetaan näille virtuaalikeskus ja järjestäydytään kohde-erikoisalan palvelun toimittamiseksi.

Hanke tuottaa julkisyhteisöjen käyttöön 1) palvelun tarpeen kartoitukseen, arviointiin ja toimitukseen tarkoitetun digitaalisen palvelualustan, 2) kansalaisille tarkoitetun, paikallisiin ja kansallisiin palvelukartoitus- ja palveluohjausjärjestelmiin integroituvan etäliittymän, 3) julkishallinnolle sovelletun prosessikonsolidaatiomallin yhteisörajat ylittävään erikoisalan palveluyksiköiden tunnistukseen ja palvelutuotannon fuusiointiin ja 4) virtuaalikeskusmallin sekä -toteutuksen skaalautuvaan, tehokkaaseen ja laadukkaaseen palveluohjaukseen ja erikoisosaamiskonsultoinnin toteutukseen edellä kuvattujen tuotosten 1 – 3 mahdollistamana.

Hankkeen toteutus:

Hanke toteutetaan maakunnallisena yhteistyönä. Hankkeen omistajana toimii Turku. Hankesuunnitelmassa (liite 2) on tarkemmin kuvattu osallistujatahojen osallistuminen määrittelytyöhön työpajatyöskentelynä.

Hankkeen toteutusta ohjaa hankkeen ohjausryhmä, joka muodostuu kuntien ja sairaanhoitopiiriin edustajista sekä projektin johdosta.

Hanketta johtaa Turun kaupungin hankejohtaja, joka vastaa hankkeen kokonaisuudesta ja kuntien kanssa tehtävästä yhteistyöstä. Toiminnanmuutosprojektiryhmän ja digiratkaisuprojektiryhmän projektijohto vastaa ao. projektin kokonaisuuden edistämisestä ja raportoivat hankejohtajalle.

Toiminnanmuutosprojektiryhmän projektipäällikön tehtäviin kuuluu nykytilankartoitus ja uuden toimintamallin määrittäminen ja kuvaaminen sekä käyttöönoton kouluttaminen.

Digiratkaisuprojektiryhmän projektijohtajan tehtäviin kuulu toimintamallia tukevien digitaalisten ratkaisujen määrittely ja hankintojen valmistelu.

Projektiryhmien työskentelyn tukena toimii projektikoordinaattori. ja hankesihteeri.

Hanke käynnistyy toimintamallin määrittelyllä työpajatyöskentelynä. Työpajoissa on mukana kuntien edustajia ja työpajatyöskentelyä fasilitoivat projektipäälliköt ja -koordinaattori ja muut asiantuntijat.

Liite 2            Hankesuunnitelma

Hallinnointi:

Hanketta hallinnoi Turun kaupungin konserninhallinto. Kustannuspaikka on 11602. Hankkeen menot erotetaan muiden hankkeiden menoista tilastollisella tilausnumerolla, joka on 605429. VM:n avustuspäätös löytyy diaarilla 9055-2019. Kaikki muu hankkeen hallinnointiin liittyvä dokumentaatio on diaarilla 4355-2020.

Hankkeen ohjausryhmä:

·      Kehittämisjohtaja Anna Arola-Järvi, VSSHP, jäsen

·      Projektijohtaja (sähköinen asiointi) Johannes Holvitie, VSSHP, jäsen

·      Hyvinvointikoordinaattori Hanna Inkeroinen, Kaarinan kaupunki, jäsen

·       Smart and Wise city –hankejohtaja Tapio Järvenpää, Turun kaupunki, jäsen

·      Hankejohtaja Kirsi Kiviniemi, Turun kaupunki

·      Muutosjohtaja Antti Parpo, Turun kaupunki, puheenjohtaja

·      Kunnanjohtaja Esko Poikela, Liedon kunta, jäsen

·      Kehittämispäällikkö Jaakko Ståhlberg, Turun kaupunki, jäsen

·      Tietohallintopäällikkö Marko Tanska, Salon kaupunki, jäsen

·      hankesihteeri, henkilö tarkentuu myöhemmin

Ohjausryhmän esittelijänä toimii hankejohtaja. Ohjausryhmän sihteerinä toimii hankesihteeri sen jälkeen, kun henkilö on palkattu. Tarvittaessa ohjausryhmä kuulee asiantuntijoita.

Rahoitus:

Hankkeen talousarvio (liite 3) on kokonaisuudessaan 1 124 117,65 euroa (alviton). Ulkoista rahoitusta eli valtionavustusta hankkeelle myönnettiin Kuntien digitalisaation edistäminen -määrärahasta enintään 85 % hankkeen kokonaiskustannuksista eli 955 500 euroa. Kuntien omarahoitus kattaa 15 % eli 168 617,65 euroa hankkeen rahoituksesta (alviton). Kuntien omarahoitusosuudet on liitteenä (liite 4). Kuntien omarahoituksen osuuden laskutuksen toteutus on kirjattu Turun kaupungin ja kuntien välillä tehtyyn hallinnointisopimukseen.

Hankkeen talousarvio sisältää henkilöstökuluja yhteensä 438 000 euroa. Ostopalveluissa on huomioitu hankkeelle ostettava asiantuntijapalvelu, konsultaatiopalvelut, it-palvelut ja hankkeen edellyttämä koulutus.

Liite 3            Hankkeen talousarvio

Liite 4            Kuntien omarahoitusosuudet

Liite 5            Hallinnointisopimus

Hankkeen henkilöresurssit

Hankerahoituksella hankkeelle palkataan

·      1 projektikoordinaattori (100 %)

·      1 hanke-/taloussihteeri (50 %), hanke-/taloussihteeri on yhteinen kahden muun VM:n avustusta saaneen hankkeen kanssa, joissa Turku on hallinnoija

Kuntien digitalisaation yhteishanke; kohderyhmä- ja tarvelähtöinen palveluviestintä kunnissa uuden sukupolven julkaisualustalla (dno 4364-2020) ja

Kuntien digitalisaation yhteishanke; asiakaslähtöinen toteutus tapahtuma-, harrastus-, ja koulutusdatan hallinnoimiseen ja tarjoamiselle kohderyhmälähtöisissä näkymissä (dno 4365-2020)

Turun kaupungin työsuhteessa olevista henkilöistä hankkeessa työskentelee

·      1 hankejohtaja (20 %)

·      1 toiminnanmuutosprojektipäällikkö (50 %)

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiristä hankkeessa työskentelee

·      Digiratkaisuprojektipäällikkö (70 %, ajalla 1.4.-31.7.2020 ja 40 % ajalla 1.8.2020 - 30.11.2020)

·      Ict-arkkitehti (100 %, ajalla 4.5.2020 – 30.11.2020)

·      Digiratkaisuprojektipäällikön ja ict-arkkitehdin palkkakustannusten osalta Turun kaupunki siirtää VSSHP:lle hankeavustusta 85 % palkkakustannusten+sivukulujen kokonaismäärästä kumppanuussopimukseen kirjattujen ehtojen mukaisesti

Kuntien työntekijöiden työpanos työpajatyöskentelyyn ja muihin mahdollisiin hankkeen kannalta välttämättömiin toteutetaan hallinnointisopimukseen kirjatun mukaisesti.

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä työsuhteessa olevien henkilöiden työpanoksen seurannasta ja valtionavustuksen siirrosta sairaanhoitopiirille työpanosta vastaavasta euromäärästä (15 % omavastuu) on kirjattu kumppanuussopimukseen.

Liite 6           Kumppanuussopimus

Esitämme että:

- Digikannustin - Kansalaisen palvelutarvearvioinnin ja tuotannon prosessikonsolidointi ja digitalisaatio -hanke asetetaan edellä olevan esityksen mukaisesti

- hanketta varten voidaan perustaa seuraavat tilapäiset määräaikaiset työsuhteet hankkeen ajaksi 1.5.2020–30.11.2021 seuraavasti:

1 Hankesihteeri

1 Projektikoordinaattori

-  että muutosjohtaja Antti Parpo saa täyttää ko. tehtävät.

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

PäätösPäätin, että Digikannustin – Kansalaisen palvelutarvearvioinnin ja tuotannon prosessikonsolidointi ja digitalisaatio -hanke asetetaan edellä olevan esityksen mukaisesti.

Minna Arve

kaupunginjohtaja